事務職の自己PRは社員の声を参考に4ステップで考えよう
「事務職志望で自己PRを作っているけど上手にまとまらない」「事務職向けの自己PRで何をアピールすれば良いかわからない」と悩む人は多いですよね。
事務職は休みが取りやすい・転勤がないことが多い・残業が少ないなどの理由から人気の職業です。
しかし、事務職向けの就活では業務内容が企業ごとで変わらないため、他の学生と差別化することが難しい側面があります。差別化を図るためには、その分自己PRでしっかりとアピールする必要があるといえるでしょう。
この記事では、現役の事務社員の声や新卒内定者の声をもとに、内容を読むことで実態に合わせた質の高い自己PRを作成できるようにしているので参考にしてくださいね。
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事務職向け自己PRの作り方4ステップ
自己PRを作る際は、作り始める前に情報を整理して構成の全体像を考えるところから始めていきましょう。
構成の全体像を考えることには、アピールする強みを明確にし、具体的に何を強調していくかを整理できるメリットがあります。また、自己PRの内容に一貫性を持たせるためにも有効な方法だといえるでしょう。
ここでは、事務職向けに自己PRを作成するための方法を4ステップに分けて解説していきます。
サポートする側の立場になるので、縁の下の力持ちとして努力したエピソードを自己PRに組み込みました。
基本的にサポートする仕事だと思い、仕事に対する慎重さや正確さをアピールしました。
事務職は誰かのサポートとして働く機会が多いと思うので、仕事の正確さやスピード感、コミュニケーション力といった点がアピールできるエピソードを盛り込むようにしました。また、受ける企業により、事務職に求める動きが違うと思うので、コツコツ正確に業務をこなすことができる・臨機応変にマルチタスクに業務を進めることができる、といった仕事への取り組み方についてはエピソードを使い分けていました。
効率の良さをアピールしました。事務はどれだけ正確に素早くこなすかだと思っているので、それができるということを意識してアピールしました。
事務職はパソコン仕事というイメージですが、車内、社外問わず人と接することが多いです。なのでコミュニケーション能力をアピールしました。
事務職で、計画性の高さを活かすためにはどうやって伝えたらいいの？ と不安になりますよね。次の記事では、事務職で評価されるポイントについて紹介しています。ぜひ参考にしてみてください！
自己PRで計画性をアピールするには？ 先輩のリアルな声もチェック
ステップ①事務職で働くイメージを明確にする
自己PRを作るとき、まずは実際に事務職として働くイメージを持ってください。事務職の仕事内容や役割を把握し、実際に働いている姿を具体的に想像することで、あなたが持っている強みを業務に活かせるイメージができるようになるからです。
事務職の仕事は、書類の整理や作成など身近なものが多く、営業や人事、経理といった職種と比較すると働く姿を想像するのは難しくないでしょう。強みを活かした働き方ができることを伝えられれば、説得力のある自己PRを作ることができますよ。
次の章では、事務職で実際に働く人の意見を紹介しているので、事務職で働くイメージを明確にするために参考にしてみてくださいね。
ステップ②企業が事務職に求めるポイントを確認する
自己PRを作り始める前に、企業が事務職に対して求める能力や人物像などのポイントについて確認しておきましょう。良い強みや経験を持っていたとしても、それが事務職に向いているものであるとは限らないからです。
たとえば「周囲の人と協力しながら地道な作業を全うできる人」と「コミュニケーション能力に優れていて接客で成果をだしてきた人」では、おそらく後者は事務職よりも営業職を勧められ、前者の方が事務職の適性があると判断されるでしょう。
企業が求めるポイントに対して自分の強みを訴求できるように、事務職にどのような能力が求められているのかについて、事前に把握しておくことが重要です。企業が事務職に求めるポイントの詳細については、後半の章で触れているので、そちらまで読み進めてみてくださいね。
ステップ③自己PRの題材を選定する
企業が求めるポイントを確認したら、それに合った自己PRの題材を選定していきます。自己PRの題材は、過去の経験を振り返りながら具体的なエピソードを交えて話せるものを選ぶようにしてください。あなたの強みが生まれた背景について、どのような場面でどのような考え方をして行動した結果であるかを具体的に語れるようにしておきましょう。
自己PRの題材選定の仕方や自己PRを作るコツについては、記事後半で経験者の声を紹介しているので、そちらを参考にしてみてください。どうしても題材が思い浮かばない場合には、自己分析が不足している可能性があります。
こちらの記事で自己PRのやり方について紹介しているので、参考にしてみてくださいね。
王道の自己分析法と就活に活かすコツ｜「やってよかった」体験談付き
ステップ④文章構成を整えて自己PRを完成させる
それぞれの要点を確認したら、最後は文章構成を整えて完成です。自己PRに限らず、伝え方次第で相手に受け取られる印象は異なります。伝え方の順番や表現方法によってわかりやすさや伝わり方が変わるからです。せっかく良い題材であっても、上手に強みを伝えることができなければもったいないですよね。
文章構成は、「結論（強み）→根拠（具体的なエピソード）→入社後の活かし方」の順番で伝えることを意識して、わかりやすい内容になることを心がけましょう。記事後半では、文章構成の方法を3ステップに分けて紹介しているので、参考にしてみてくださいね。
自己PRの構成について、もっと詳しく知りたい人は、次の記事をチェックしてみてくださいね。内定者が意識していたポイントと併せて解説していますよ。
自己PRの構成はこれで完璧！ 内定者の自己PR構成も大公開
まずは事務職のイメージをつかもう！ 実際に働く人のリアルな声
事務職の自己PRを作るために、始めのステップとして事務職の業務についてイメージしていきましょう。事務職は単純な作業だけでなく、専門的なスキルや柔軟性、他の社員との円滑なコミュニケーションなどが必要な仕事であることを把握しておいてください。
ここでは、実際に事務職として働いている人のリアルな声を紹介しています。参考にすることで、より具体的に事務職のイメージを持てるようになりますよ。
事務職って実際どんな仕事をするの？
事務職の仕事は、書類のファイリングや整理、作成、処理、データ入力、電話、来客対応など多岐にわたります。それだけでなく、一般事務や総務事務、営業事務、経理事務、医療事務など種類もさまざまで、業務内容も異なります。
どのような事務職を目指すかによってもイメージする姿が異なるため、業務内容については会社説明会などで事前に確認しておくようにしましょう。
パネリストの実際の仕事内容を教えて！
私の場合は営業として働く方の仕事をサポートしています。具体的には、商談に同席し、話の内容を資料に起こしたり、契約書締結といったような事務系の業務の巻き取り、営業社員不在時のメール・電話・進捗中の案件代理対応などをしています。
営業として働く方が、折衝業務に専念できるよう動くようなイメージです。事務のなかでも比較的ルーティーン業務が少ないポジションで働いているので、定期的に営業の方とミーティングをして必要な動きを確認し、1つの案件に対し営業社員と手分けをして取り組むような仕事の仕方をしています。
営業アシスタントとしての事務員です。見積もり、発注、部品の処理、梱包、納品がおもな仕事です。私の場合社長案件で担当の営業がいなかったため、取引先の営業と直接やりとりをして部品について相談したり、納期の調整をしたりしていました。
実際に取引先の方が来社されて、その対応をしたり、一緒に部品を見て修正したり、結構専門的な話をすることが多かったです。製造業でさまざまな知識が必要なため、空いている時間には検査室に行って、一緒に検査をして部品について教えてもらったり、本を読んで勉強したりもしていました。あとは電話がよくかかってくるので、電話対応も事務員の仕事です。
建設業で工事事務員兼社長秘書をしております。基本的な業務は、社長の仕事をサポートしてスムーズな業務進行ができるように動くことです。そのなかで、工事見積もりの作成、下請業者さんへの支払い、接客応対をおこなっています。
社長秘書の具体的な仕事内容は、社長のスケジュール管理、受信メールの振り分け、資料作成など社長の業務を細かくサポートしています。ちなみに同行訪問やパーティー参加など社外に出る業務は基本おこなっておりません。
事務職で働く魅力は？
事務職の仕事に共通していることは、他の社員をサポートすることで会社を支える重要な仕事であるということです。事務職は、どの企業であっても組織の円滑な運営に貢献することができ、縁の下の力持ちとして支えていけることが魅力の一つです。
それ以外にも、事務職は一般的に残業が少なかったり休みを取りやすかったりと働き方にも魅力がある職業だといえるでしょう。
事務職の経験がある人に質問です！ 事務職で働く魅力って何だと思いますか？
縁の下の力持ちといったように、フロント業務の社員や部署を支えられる点が魅力だと思います。比較的ワークライフバランスが保ちやすい点も魅力の一つだと思います。
自分のやり方次第で仕事を早く終わらせられることが、私が事務職を選んだ理由の一つです。事務としての基礎が整っている人であれば多くの仕事に携わることができるので、仕事に分担もしやすく、比較的休みも取りやすいのが魅力です。
ノルマが無いのでメンタル的に安定して仕事ができます。また、基本的には何事も自分主導で仕事ができるので、時間のコントロールもしやすいです。少し前まで営業職で働いていましたが、今は基本的には定時で帰れるのでワークライフバランスが良く、プライベートが充実できていて日々の満足度が高いです。
事務職以外の人に質問です！ 事務職の魅力にはどんなイメージがありますか？
残業が基本的にないイメージなのでワークライフバランスが整うことは間違いないなと思います。またノルマもないと聞いたことがあるので、のびのびと働けそうです。
私は経理の仕事をしています。勉強したことがそのまま実務に直結するので、成長が実感しやすいことが事務職の魅力だと思います。これは経理にも同じことがいえます。たとえば経理職であれば簿記の勉強が、税務職であれば税理士の勉強などです。「昨日参考書で読んだ内容はこれか」と実務で出会ったときは、とても嬉しいです。事務職でも同じような魅力があるのではないかと思います。
事務職の志望動機を作成する際に、事務職の魅力を知っておくことはとても大切ですよね。次の記事では、実際に働いた経験のある先輩たちに「事務職の魅力」を聞いてみました！ ぜひ参考にしてみてください。
事務職の志望動機例文25選｜伝わる志望動機の作り方を内定者が伝授
事務職で大変なことは？
事務職は業務内容が幅広いため、個別の仕事の難易度はそれほど高くないものの、効率よく業務を回していく意識を持つことが必要になってきます。また、事務職は基本的にオフィス内で過ごす時間が多く、チームメンバーの入れ替わりも比較的少ないため、メンバー間で人間関係を築くことが重要です。
一方で職場の雰囲気や風土、またはメンバー同士の価値観が合わないと仕事がつらく感じることがあるでしょう。
事務職の経験がある人に質問です！ 事務職の大変な部分って何だと思いますか？
誰かのサポートポジションとして働いていることが多いので、業務量やペースなどを自分の裁量で調整することが難しいです。そのため、突発的な依頼が重なると業務量が一気に多くなってしまう日があります。
何か問題が起きると処理する仕事量が一気に増えたりするので、手に負えなくなるときが大変だなと思います。
私の場合、会社内での地位が低く意見が通りづらいことかなと感じています。「事務職は売り上げをつくっていないくせに」というような雰囲気が会社によってはあり、こちらの意見を聞き入れてもらえないケースも見聞きします。
事務職以外の人から見て、事務職の大変な部分って何だと思いますか？
トラブルが起きたり、急に仕事量が増えたりするイメージなので、限られた時間でやることも考えると意外とプレッシャーがかかっているなと感じます。
事務職で大切なスキルって何だと思う？
事務職において、パソコンやソフトウェアの基本的な操作スキル、コミュニケーション能力、業務改善能力など、重要なスキルは多様です。事務職は決して簡単ではなく、仕事内容に応じて柔軟な対応が必要であることを把握しておかなければいけません。
事務職で実際に働いた人や、働きながら「事務職にはもっとこうしてほしい」と思った人の意見を参考に、現場で求められるスキルについてみていきましょう。また、事務職に求められるスキルを把握しておくことで、自己PRを作るときの参考にもなり得るので、しっかりと押さえておいてくださいね。
パネリストも実感！ 事務職として働くうえで求められるスキル
一番大切なのはコミュニケーション力だと思います。誰かのサポートについたり、仕事の一部を任せていただくような機会が多いので、相手が求めていることを正確に把握し、成果にするという力が必要になります。
また、多くの業務を同時に進めることが多かったりもするので、調整力やスケジュール管理の力も必要です。事務やサポートといわれると裏方のイメージがありますが、自分自身もフロントに立つような気持ちで取り組むことが、サポート相手やその先にいるお客様のためにもなると思いながら仕事に取り組んでいます。
PCでの操作（Excelや Word）の操作が多いので、ある程度のPCスキルはマストで必要になります。ですが、ずっとPCとにらめっこをしている訳ではありません。
来客されたお客様の対応や電話対応、客先や連携部署とのコミュニケーションを取ることも多いです。そのため、コミュニケーション能力も高いと良いと思います。
マインド的には、なかなか大きい目標を立てて達成することが難しいので、毎日小さい目標を決めて達成感を味わっています。
事務職はもちろんパソコンを使うのである程度のスキルは必要かなとは思いますが、それよりもコミュニケーション能力が大事だと思います。事務作業も色んな人がかかわっています。私の場合は営業アシスタントなので、自社工場で部品を作ってくれる人や営業担当など多くの人とかかわります。
自分だけでは決められないことや、都度共有するべきことも多くあります。そのため、仕事をスムーズにこなそうと思うならば、いろいろな人とコミュニケーションを取った方が断然効率良く進められるのではないかなと思います。
普段事務職とかかわる社会人に聞く！ 事務職に求めるものって？
基本的な事務スキル(ワードやエクセルなどが扱える)があり、周りとの円滑なコミュニケーションができると非常にありがたいと感じています。事務さんだけの話ではないのですが、言われたこと以外はやらないスタンスだと一緒に仕事がしづらいというのが本音です。
だからこそ、自発的に動いてくれると非常に助かるなと感じています。あとは、フランクな感じでいると相互で助け合いがしやすいので、人柄の面でも話しかけやすい印象があると良いなと思います。
企業が事務職志望者に求める3つのポイントとは？
事務職はさまざまな業務に携わるため、志望者には幅広い資質が必要です。人と接する機会が多いことから業務に関する能力だけでなく、性格・人柄・考え方などの内面の資質についても求められます。
企業が事務職志望者に対して求めるポイントを正確に把握しておくことで、自己PRにおいて他の学生との差別化につなげられるでしょう。
企業が事務職を採用する際、どんな点を採用基準として見ていると思いますか？
基本的なPCスキルはもちろん、コミュニケーション力は必ず見ていると思います。また、縁の下の力持ち的なポジションなので、どちらかというと主張の強い主人公タイプではなく、柔軟に対応ができるタイプや、察する力の強い気遣いタイプの方を採用しているような印象です。
やはりPCでの作業（ExcelやWord）をおこなうことが多いため、基本的な操作ができる方を採用していると思います。
先回りして考える力やコミュニケーション能力があるかを見ているのかなと思います。もちろん基本的なパソコン操作ができるかは、最低限の能力として必要だと思います。
コミュニケーション能力と実務経験です。前者は、社内で事業部門の方と円滑にコミュニケーションを取らなければ、適切に事務処理することができないため、対人関係を構築する能力に問題がないかを面接で確認されていると思います。後者は、事務職は定例的な業務を繰り返すことが多いため経験が物をいうことが多いです。そのため、何年程度どのような経験をしてきたかを確認し、想定している業務をこなせる能力があるかを確認していると思います。
①周囲と協力して仕事を進められるか
事務職の仕事は他の社員のサポート業務であることが多いため、個人で完結する仕事は少ないです。そのため、周囲の人と協力しながら業務を進められる能力は必須になります。
この点から「コミュニケーション能力」「協調性」「柔軟性」などが企業から求められるといえるでしょう。実際にどのような瞬間に協力が必要になるのか、事務職経験者に話を聞いてみました。
事務職として働くなかで、どんな場面で周囲との協力が求められますか？
私は営業の方のサポートについているため、自分が主体となって案件を動かしているわけではありません。商談一つをとっても、その営業さんがどのような方向に話を進めていきたいのか、資料にどのようなポイントを盛り込んでほしいのかなど、相手の意思や方針を汲み取るといったことが必要になります。そのため、その営業さんはもちろん、同じ案件にかかわるメンバーとは常に意見をすり合わせ、認識やスケジュール感を調整しています。
協調性の自己PRは「ありきたりかも？ 」と不安になる人もいるかもしれません。希望職種によって協調性の伝え方は変わってきます。次の記事をチェックして、自分にあった協調性の自己PRを探してみてくださいね。
協調性の自己PRで意識すべき3つのポイント｜内定者の実回答付き
②安定的なクオリティで仕事ができるか
一般的に事務職の仕事はルーチンワークであり、毎日あるいは毎月単位でほとんど同じ業務を繰り返しおこなうことが多いです。また、仕事内容が企業の業績に直結しないことから、やりがいを感じにくくモチベーションを維持できない人がいます。
そのため、事務職では、地道な業務であっても確実に遂行する能力が必要です。この点から「責任感」「集中力」「正確性」「継続力」などが求められるといえるでしょう。実際に事務職経験者たちは、どういったときに仕事のクオリティが求められると感じたのか、体験談からも確認してみてくださいね。
事務職として働くなかで、どんな場面で安定的な仕事のクオリティが求められますか？
私は人材業界のサポート職として働いており、求人票の作成をする機会が非常に多いです。商談の場に同席し、お客様の話を元に文章や内容を組み立てるのですが、商談中のメモ及び求人票作成はすべて任せていただいています。打ち合わせを進めていくのは営業さんですが、それを形にする点は私にかかっているので、どんな企業様でも、良い面がしっかり伝わる内容にしなくてはいけないと責任感を持って取り組んでいます。大袈裟かもしれませんが、会社や営業さんの信頼、お客様の採用がかかっている仕事なので、丁寧に大切に対応する必要があると思っています。
③改善思考を持っているか
事務職において、常に業務を改善していく思考を持っている人材は重宝されます。なぜなら、幅広い業務に携わっている分、業務効率を改善して生産性を上げることで企業の利益が向上するからです。
そのため、業務をこなすだけではなく「主体性」「改善思考」などの資質がある事務職志望者が求められているといえるでしょう。
事務職として働くなかで、どんな場面で改善思考が求められますか？
一部、単調な繰り返し業務を受け持つこともあると思います。前任者から引き継いだまま取り組んでしまいがちですが、意外と効率化できることもあるので、一定期間で業務の見直しをすることが大切だと思います。実際、引き継いだ業務の中で、マクロを使って自動化できそうなものがあったので、上司に相談し取り組み方を変更したことがあります。
事務職の自己PRに悩む人必見！ 解決方法を経験者に聞いてみた
事務職の仕事は企業が変わっても似ていることが多く、自己PRでのアピールポイントも他の学生と似たものになる可能性があります。しかし、事務職は人気の職種のため、内定を得るためには他の学生と差別化を図らなければいけません。
事務職の自己PR作りで差別化に悩む場合は、事務職の選考を受けたことがある経験者の意見を参考にしてみるのも一つの解決方法ですよ。
パネリストが経験した事務職の自己PRの悩みとは
事務職に関する職務経験が、アルバイトしかなかったことに悩みました。どのようなスキルを期待されているかを推察することが難しく、今までの経験の中から何をアピールすれば印象が良いか、自己アピールの作成に悩んでいたと思います。
口コミサイトの意見を見てPC操作をアピールのメインにした
私は、大学でExcelについても学んでいたので、PCの扱いに長けていることをアピールしました。
就活の口コミサイトで大学によってはPCを扱う機会が少なく、基本的な操作ができないという意見を見たからです。
さらに、事務職の採用経験者の意見で「WordやExcelは経験済みであってほしい」という意見も見られました。実際のところ採用条件にWord・Excelの基本操作が必須条件である企業もあり、このことからPC操作に長けていることをアピールすることで解決を図ることができました。
自分の成果を伝える点で苦労しました。事務職は営業などと異なり、わかりやすく定量的な数値で実績を語ることが難しいです。たとえば営業部門であれば、「売上高を2倍にしました」「社内でMVPを受賞しました」などのようにわかりやすく定量的に自身の成果をアピールできます。
しかし事務職の場合、できて当たり前のことを淡々とこなしていくという側面が強いため、どのように自己PRをすれば自分という人間の魅力を伝えることができるかという点で苦労しました。
何をどう改善したのかという中身の部分を詳細に書いた
そこで意識したのが、業務改善をおこない、定量的に自己の成果を伝えるということです。事務職であれば誰しも経験があると思いますが、手作業による属人的なエクセル作業がどの職場にも存在するかと思います。私はここに目を付け、それまで手作業だったデータ転記作業を、関数とVBAを駆使して自動でおこなえるようにしました。
その結果作業時間を1日短縮することに成功したので、「業務改善をおこない8時間分の労働力を確保した」という具合に定量的に自身の成果を伝えていました。
アピールポイントが見つからない
事務職へのアピールポイントがわからない場合、事務職という仕事への理解が不足しているかもしれません。事務職の仕事内容を正確に把握し、仕事の流れや目的を知れば自ずとアピールするぺきポイントが見えてくるはずです。本記事で紹介している事務職経験者のリアルな声を参考に、実際の事務職の仕事に対する理解を深めてみてくださいね。
どうしてもアピールポイントがわからないという人は、「コミュニケーション能力」「継続力」「主体性」といったキーワードを参考に、過去の経験と照らし合わせてみてください。事務職は幅広い業務に携わるだけでなく、社内外のさまざまな人と接する必要があります。
そのため、業務の遂行能力や業務に取り組む意識、複数の人と協力して業務をおこなえる関係性づくりといったアピールができれば有利だといえるでしょう。
それでもアピールポイントが見つからない人はこちらの記事がおすすめです。自己PRの題材がない場合の解決策について詳しく解説しています。
自己PRがない人必見！ 内定者が語る強みの見つけ方｜例文7選
他の志望者との差別化が難しい
事務職への応募では、他の志望者との差別化を図ることが難しいといわれています。事務職は学生でも仕事内容を比較的イメージしやすく、同じような自己PRになってしまうからです。そのため、他の職種よりもさらに自己PR対策が重要であり、入社後に事務職として活躍できるイメージを企業側に与えなければいけません。
入社後の働き方についての具体的なイメージを、あなた自身が持つ必要があることを押さえておきましょう。なお、具体的なイメージを持つためには、本記事で紹介している事務職で働く人の意見を参考にするだけでなく、アルバイト先の事務を担当している人の意見を聞いたり、OB・OG訪問で先輩に聞いたりすることも併せておこなうと良いですよ。
OB・OG訪問の具体的なやり方やメリットはこちらの記事で解説しているので、OB・OG訪問の経験が浅い人は一度目を通しておきましょう。
OB・OG訪問とは｜就活経験者が教えるおすすめ質問一覧付き
志望度の高さや熱意が伝わりづらい
企業に志望度の高さを伝える最も一般的な方法の一つは、「その企業でないとできないこと」を伝えることです。しかし、事務職は企業ごとの仕事内容の違いが比較的少なく、企業に特化した内容にするのが難しいことがあります。そのため、志望度の高さや、その企業に入りたいという熱意が伝わりづらいという側面があるのです。
そのような場合、企業のホームページ（HP）を確認し、企業が持っている経営理念や事業方針への共感など、業務内容とは異なるところへの訴求を考えてみると良いでしょう。また、志望企業が上場している場合は、IR資料に今後の経営戦略や、事業が目指す内容が記載されていることが多いため、そちらも参考にしてみてくださいね。
題材の参考にしよう！ 事務職の自己PRでアピールしたい強み8選
自己PRの題材を選ぶ際は、過去の体験から自分の強みを見つけましょう。
ここでは、事務職でアピールすると有利だと考えられる強みについて紹介します。これらの強みを参考に過去の体験を考えてみても良いですね。
また、就活で事務職を志望していた経験者に、どのような長所や経験をアピールしたか聞いたので、こちらも併せて参考にしてみてください。
事務職の自己PRにおいて、どのような長所や経験をアピールしましたか？
サークル運営をサポートした経験をアピールするために、「周囲の意見を聞き入れ、その中からみんなが納得する折衷案を出した」というエピソードを話しました。
資格の取得経験を根拠に、細かく丁寧に慎重に作業することができる点をアピールしました。
高い集中力と迅速なタスク処理能力を長所としてアピールしました。実際に根拠を示すためにも、アルバイトでの経験と織り交ぜて説明するようにしました。
長所としては、慎重な性格であるので周囲と密に連携し、着実に仕事を進めることができる点を伝えました。経験としては、事務だけでなく営業の勤務経験があったので、営業を経験してきたからこそ、どのようなサポートが必要か、今何をしてくれたら助かるかといったリアルな目線でサポートができるという点をアピールしました。
効率よく無駄なく進めることが好きなので、この性格は事務には向いていると思うと伝えました。前職ではがっつり事務というのはありませんでしたが、事務作業はほとんど自分が担当していたと伝えました。
営業職で7年間勤めていたことを活かして、コミュニケーション能力の高さや、業務理解の深さを武器に、縁の下の力持ちとしてサポートをしていきたいと話しました。
課題発見力と解決力があり、それを活かして実際に課題を解決した実績を記載するようにしていました。事務職は定量的にアピールすることが難しいです。ただ、ルーチンワークをアピールしてもほかの候補者と差が付かないので、そのようなエピソードを記載することを心掛けていました。
①コミュニケーション能力
事務職では、社内外での円滑なコミュニケーションが求められます。なぜなら、コミュニケーション能力が高いことで、社内外問わず問題解決をスムーズにおこなえるからです。
また、メールや電話応対、来客対応といった、社外関係者に対する正確で丁寧なコミュニケーションを取ることが必要になってきます。同僚や上司といった社内関係者とも円滑なコミュニケーションを取ることで、職場の円滑な運営に貢献できるでしょう。
②責任感
事務職に限らず、仕事には一人の社会人として責任が伴います。良い仕事をするには、業務に対する正確性やスピードだけでなく、一つの仕事を最後まで完遂する責任感が必要となるでしょう。
とくに事務職においては、雑務だけでなく請求書の処理など企業間の取引金額に直接かかわる業務があるため、責任を持って業務を遂行しなければなりません。また、責任感を持つことは自分の仕事に対してプライドをもって取り組むことにもつながり、自己成長のためにスキルを習得する姿勢を示すこともできますよ。
③PCスキル
事務職はパソコンを使った業務が多いため、ExcelやWord、メールなどのアプリケーションをスムーズに操作できるスキルが求められます。
PCスキルが高いことで、効率的に業務を進め、正確なデータ入力や資料作成ができることを通じて業務に貢献することができるでしょう。
④集中力
事務作業は細かい作業が多いため、集中力が必要になります。なぜなら、煩雑なデータ処理や書類整理をおこなう際に集中力が求められるからです。
また、集中力が高いことで、ミスを減らして効率的に業務をこなせるだけでなく、一般的に一日中デスクワークとなる事務職においても能力を安定的に発揮できるでしょう。
⑤正確性
事務職では、請求書処理やデータ入力などで正確な対応が求められます。ミスを最小限に抑えることができるため、正確性は大切な強みです。正確性が高いことで、社内外に対して信頼のある業務を提供することにつながります。
事務職とはいえ社外関係者と接する機会は多いため、正確に業務を遂行する能力は求められるといえるでしょう。
⑥協調性
企業における組織での仕事は、チームでの協力が必要不可欠です。職場での協調性が高いと、円滑な業務遂行につながります。そのため、各部署間での調整をおこない、全体最適を考えて行動できる協調性が高い事務職が職場において重宝されるのは自然なことです。
また、協調性があることで職場の雰囲気を良好に保ち、チーム全体の働きやすい環境づくりに貢献できるでしょう。
⑦継続力
事務職の仕事はルーチンワークが多いため、モチベーションを保ちながら継続的に業務をこなす力が求められます。そのため、継続力があり、地味な業務であってもやりがいを持ちながら仕事を続けられる人は事務職に向いているといえるでしょう。
また、事務職の仕事は多岐にわたり、引き継ぎに時間を要する点からも、長期的に働いてくれる人は重宝されます。
⑧主体性
事務職は同じ業務の繰り返しとなりやすいことから、慣れてしまうと受け身で業務をこなすようになるおそれがあります。常に受け身の状態では業務の改善をおこなうことは難しく、周囲に対しても惰性の雰囲気を作ることになってしまうでしょう。
一方で、自分から積極的に業務に取り組んでいる姿は、周囲のモチベーションを上げることにもつながり、職場に良い影響を及ぼします。企業からは事務職に対して自分から進んで業務を遂行する姿勢が求められるため、自分から行動できる主体性をアピールしましょう。
内定者に聞く！ 事務職の自己PRを考えるコツ
ここまで、事務職にアピールすると良い強みについて紹介しました。
ここから先に悩むのが自己PRの題材選び。「アピールすべき強みはわかったものの、それをどうやってエピソードと絡ませて上手く伝えれば良いかわからない」と悩む人も多いのではないでしょうか。
ここでは、事務職の内定をもらった先輩たちに自己PRの題材選定や伝え方のコツについて聞いた内容を紹介するので、参考にしてみてください。
題材選び
エピソードとなる題材選びは自己PRの中核となる部分のため、しっかりと仕上げておきたいもの。
題材を選ぶ際には、次の点について意識しておきましょう。
題材選びのポイント
・具体的なエピソードとして話せるか
・自分の考えや意思を持って主体的に取り組んだ内容か
・生まれた強みを入社後にも活かせるか
また、事務職に内定をもらった人が自己PRを考えた際に意識したことも、あわせて参考にしてみてください。
事務職では「迅速な対応力」と「タスクの優先順位付け」が重要な能力であると考え、それらを培ってきた経験を自己PRとしてアピールしました。
さまざまな日常のタスクをこなしながらも、他部署との連携や顧客対応も求められると考えられるからです。そのため、アルバイトで任されたことがある事務職では、さまざまあるタスクのなかで、「何を先にすべきか？」と常に考えて行動しました。
学業と強みを結びつけて経験を語るのがコツ
また、大学の課題においても、順番にこなしていくのでは効率が悪くなることもあります。何の課題から片付けていくと、全体的に全科目がスムーズに運ぶかを意識して学業にも取り組んでいました。そういった経験を強みの根拠にしてアピールすることを意識しました。
受ける会社によって、どのような働き方ができる事務職が欲しいかが異なると思うので、求人票からその点を読み取り、PR内容を考えました。私の受けたポジションは、営業社員と同様レベルに臨機応変な対応ができること、状況や相手に合わせたコミュニケーションができることが求められていました。
バックオフィスだからといって主体的でなくても良いというわけではない
そのため、今までの業務のなかで「人と人との間に入って調整・折衝したような経験」をアピールしました。事務職と聞くとどうしても受け身のイメージがあると思いますが、多くの企業は自走できる人材を求めていると思うので、効率よく業務に取り組むために自分がおこなっている工夫などもお話ししました。
事務スキルのアピールももちろん大切ですが、＋αとしてその企業の求める働き方や貢献の仕方ができるという具体的なエピソードを話すことが大切だと思います。
自己PRの構成や伝え方
自己PRの題材選定を終えたら、わかりやすく伝えるために構成を考えていきます。自己PRは「あなたの会社であれば、わたしの○○の強みを活かして活躍することで貢献できますよ」という主旨を端的に伝えるものです。
そのため、次の点を意識して構成を考えるようにしてみてください。
自己PRの構成のコツ
・長所となる強みを端的に伝える
・強みを生んだ具体的なエピソードで説得力を補強する
・入社後での活かし方を伝える
また、事務職に内定をもらった人の構成や伝え方についても、併せて参考にしてみてください。
端的かつ的確に要約した文章構成を意識しました。事務職では、社内文書の作成やメールを扱うことも多く、「素早く的確に伝える力」が特に必要だと思います。そのため、自己PRを作るときは、内容に抜け漏れがなく、短くわかりやすい文章を心掛けていました。
また、時事ニュースや新聞などを読み、情報の漏れはないか、いかに短く要約できているかを参考にしていました。
改行の仕方や接続詞の使い方にもこだわりを
事務職では、周囲の人に対して情報を迅速に共有するスキルが必要だとも思います。改行の仕方や接続詞の使い方なども見られていると思い、どのような文章構成にすれば読み手に伝わりやすいかを常に意識していました。
再現性と業務改善能力の二つをアピールすることを心掛けていました。なぜなら両者ともに、事務職の現場で必要とされている能力だからです。文章の構成は以下のように記載していました。
前者については、「今まで〇〇という業務を□年程度おこなってきました。実務で得た知見を体系的に整理するために資格も取得しました。御社で募集されているこの業務もすぐにキャッチアップすることができると思います」というように、実務経験→裏付けるための知識→職場が変わっても再現できるという具合です。
業務理解と再現性の高さをアピール
後者については、「現職では〇〇というような問題があり、それを△△という方法で解決しました。御社が募集されている職種においても、このような問題は大小はあれど存在しているかと思います。現職で培った業務改善のノウハウでそれらを解決できます」というように、現職で業務改善スキルを発揮→相手の立場に寄り添う→私なら解決できますよという具合です。
事務職向け自己PRの文章構成3ステップ
自己PRの文章構成は、次の3ステップを意識しましょう。結論（強み）→根拠（具体的なエピソード）→入社後の活かし方の順番で伝えられるとわかりやすいです。
それぞれのステップについて詳しく解説していくので、参考にしてくださいね。就活生や事務職経験者たちは、何を意識して文章構成を立てていたのか、あわせて確認しましょう。選考突破に近づく、事務職の自己PRが書けますよ。
的確かつ端的に、伝えたい要件を要約できているかを意識した文章構成を考えました。得意な面だけをアピールするのではなく、不得意な面に対してどのように対応したかについての経験を、相手にわかりやすく伝えることを考えました。
それ以外にも、事務職はミスや間違いに気づく視点と、迅速に対応できる気配りが必要だと思い、そのような考えが伝わる内容を意識しました。
文章で自己PRを書くときは、その文章そのもので文章作成の能力を見られているかもしれないと考えていました。そのため、誤字脱字に気をつけることはもちろん、結論から書くこと、具体例を盛り込むこと、最後にポイントをまとめることなど、わかりやすい構成になるよう注意しました。
アピールしたい内容が複数になる際は、自己PRとして長い文章を書くのではなく、キーワードごとに小タイトルを設け、分割して書くことで読みやすさを意識しました。
①アピールしたい強み
まずはアピールしたい強みを自己PRの冒頭で伝えるようにしましょう。なぜなら、結論となる強みを最初に伝えることで、採用担当者にあなたの強みを印象づけることができるからです。
採用担当者は一日に何人もの志望者を見る必要があるため、あなたのアピールポイントを記憶に留めてもらう必要があります。
たとえば、自己PRにおいて次の文章はどちらがわかりやすいでしょうか。
OK例文
わたしの強みは接客業で培った圧倒的なコミュニケーション能力です。
NG例文
わたしは学生時代に接客業でアルバイトをしており、その時にお客様との接点を多く持つことの重要性に気が付きました。そして、アルバイト経験を経て培ったコミュニケーション能力がわたしの強みになったと感じています。
後者は強みが最後になっており、途中まで何が強みなのかわかりづらいですよね。自己PRでは、まず冒頭であなたの強みについて明確に伝えるようにしましょう。
自己PRの効果的な書き出しはこちらの記事で詳しく解説しています。採用担当者の目を引く自己PRにするために、併せて参考にしましょう。
自己PRの書き出し方とは｜内定者が考えた傑作書き出しを紹介
②強みの根拠となるエピソード
強みを伝えたら、その強みを生んだ具体的なエピソードを根拠として伝えることで、強みを持っていることの説得力を補強していきます。
たとえば、責任感を強みとした場合に、「意思が強いから」という理由と「イベントスタッフとして企画から実行まで紆余曲折を乗り越えて完遂したから」という理由では説得力がまったく違いますよね。根拠があって初めて、有効な強みとして認識されることを押さえておいてください。
また、エピソードは、なるべく定量的な数字や客観的な指標を用いた具体的なものである方が、より説得力が増すので望ましいといえます。
③事務職での強みの活かし方
最後に、あなたの強みを入社後に事務職として活かす方法を伝えましょう。強みと根拠となるエピソードだけでは、どうしても自己紹介のような印象が残ってしまいます。
最終的な目標は内定をもらい入社することなので、「入社後には強みを活かしてこれだけ活躍できます」ということをアピールしなければいけません。最後に入社後のイメージを伝えることで、採用担当者にあなたの人物像を印象づけられるでしょう。
内定者の回答付き！ 事務職の自己PR例文20選
ここでは、事務職を志望する人の自己PR例文を、強み別・エピソード別・事務職の業務内容別の3つに分けて紹介します。自己PRの作成に行き詰った場合は、例文を参考にするのも一つの手段です。
また、実際に事務職に内定をもらった人の自己PRの回答内容も紹介しているので、考え方や構成などを参考にしてみてくださいね。
私は、PC操作が必要な医療分野の事務職を志望しました。まず、PC操作が得意であることを伝え、大学で医療事務のシステムに関することを学んだ経験をアピールしました。
強みを多方面からアピールしよう
また、医療事務に限らず、事務職は顧客の最初の窓口として対応に当たる機会が多いです。なので、顧客が求めていることをしっかりと把握できることも併せて伝えました。それ以外にも、大学で専攻学習した内容と、事務職に求められる適性をマッチさせて話すことを意識することが重要だと思います。
常に業務をよりよくする方法はないかを考えつづけ、問題があればそれを解決する能力があることをアピールしていました。日系大企業の事務職から同じく日系大企業事務職への転職であったので、次の職場でも恐らく同じような業務改善の余地があるだろうと想定していました。
定量的に自分の能力をアピールするために、業務改善をおこない具体的に何時間分の工数を削減したということを全面的に伝えていました。実際に職務経歴書に記載した自己PRは以下の通りです。
業務改善にフォーカスして自己PRにまとめた
私の「問題意識を持ち、それを解決するために努力行動できる」能力は、御社での経理業務に寄与できると考えます。現職では複雑な取引に現行の会計システムが対応しきれていないため、数値の管理はすべてExcelでおこなわれておりました。
これらの状況に「もっと業務を自動的におこなえるようにして、会計整理などの頭を使う業務に人的リソースを割かないと部署が回らなくなる」という危機感を抱きました。そこから「Excel関数やVBAを使用すればもっと効率的におこなえるのではないか？」と考え、0からエクセルについて勉強し実際に転記システムを開発して部署の業務改善に寄与しました。
その結果月末の振替作業が1日前倒しで終わるようになり日々の管理表への入力作業も大幅に省力化することに成功しました。この「問題発見→ボトルネックの特定→解決のために行動→成果」というプロセスを繰り返した経験は、今後さらなる飛躍を目指すフェーズにある御社の経理業務においても寄与できると考えます。
強み別の事務職向け自己PR例文8選
ここでは、強み別の自己PR例文を紹介します。
自己分析によって強みやエピソードを掘り起こしたものの、どのような構成で上手く伝えれば良いのかわからない場合に参考にしてみてくださいね。
①コミュニケーション能力
コミュニケーション能力の例文
私の最大の強みは、イベントスタッフで培ったコミュニケーション能力です。チームプロジェクトでメンバーの意見に対立が生じた際、私はメンバー間の仲介役として異なる意見を持つメンバー同士の橋渡しをおこなうことを意識していました。
最終的には全員が納得する解決策を見出すことができ、プロジェクトは全員が満足するものとなりました。最後にはメンバーから「○○さんがいて良かった」と感謝の言葉をもらったことで、組織内での円滑なコミュニケーションがいかに重要かを学びました。
入社後はこのコミュニケーション能力を活かして、貴社の事務職として部署内外の人々と効果的に連携し、業務の効率化を図りたいと考えています。また、チームワークを促進し、職場の雰囲気をより活気あるものにすることで、会社全体の生産性の向上に貢献できると信じています。
②責任感
責任感の例文
私の強みは、何事にも責任感を持って取り組むことです。大学時代、学園祭の実行委員として活動した際、私はイベントの成功のために、計画から実行までの全工程を責任を持って管理しました。
結果、イベントは大成功を収め、参加者からは高い評価を得ることができました。この経験から、一事が万事として考え、細かいことにも責任感を持って取り組むことが、何事も成功に導く鍵であると学びました。
入社後は、この責任感を活かし、貴社の事務職において任された業務を最後まで責任を持って遂行していきます。また、チームメンバーが安心して任せられる存在となり、貴社の業務全体の質向上に貢献したいと考えています。
③PCスキル
PCスキルの例文
私の強みは、高度なPCスキルです。
私がアルバイトとして働いていた飲食店の職場では、シフトや売上の管理を紙媒体に手記入という形でおこなっておりました。そこで、ExcelのマクロやVBAを駆使した管理のデータ化によって業務効率化に貢献しただけでなく、時間帯による客数や客単価の変化といったデータ分析をおこなうことで売上を110％増加させました。
入社後は、これらのPCスキルを活かして、事務職におけるデータ処理などの業務で迅速かつ正確な遂行をしていけると考えています。また、PCスキルの共有化によって、部署全体のPCスキルの向上にも寄与したいと思います。
④集中力
集中力の例文
私の強みは、長時間にわたる集中力です。簿記1級の資格試験に挑戦した際、多くの受験生が苦労するといわれる膨大な範囲の勉強が必要でした。
しかし、私は毎日計画的に学習を進め、休憩を取りながらも集中して取り組むことで、難関資格である簿記1級を一度で合格することができました。この経験から、作業に対する集中力が、高い成果を出すための重要な要素であることを実感しました。
入社後はこの集中力を活かし、事務職における緻密な業務にも冷静に取り組み、高いパフォーマンスを発揮したいと考えています。
⑤正確性
正確性の例文
私の強みは、ボランティア活動を通じて培った正確性です。
地域の図書館でボランティアとして働いていた際、私は本の貸出手続きや返却処理を担当し、正確な情報を入力することがもとめられました。働いていた期間、一度も誤りのないように作業をおこない、運営だけでなく、図書館の利用者からも信頼される存在となることができました。
入社後は、ボランティアのときと同様に正確性を重視し、業務においてミスを最小限に抑えることを目指していきます。データの入力や文書作成などが多い事務職においても、細部にわたって正確な仕事を心がけ、チーム全体の品質向上に貢献したいと考えています。
⑥協調性
協調性の例文
私の強みは、周囲のメンバーと協力して物事を進める協調性です。大学時代、私は学生団体のイベントでリーダーを務め、学生が楽しめるイベントの企画・運営をおこなっていました。しかし、意見の対立やスケジュールの調整など、さまざまな課題が発生しました。
私はリーダーとして各メンバーの意見を尊重しながら解決策を見つけることに注力しました。たとえば、予算の割り当てについては、メンバー全員の意見を聞き、妥協案を見つけたり、スケジュール調整では個々のスケジュールを考慮し、最適な日程を決定しました。
結果として、私たちは協力してイベントを成功させることができ、この経験から、協調性がチームの目標達成に不可欠であることを学びました。入社後は、この協調性を活かして部署内外の人々と連携し、スムーズな業務の遂行を心がけたいです。
⑦継続力
継続力の例文
私の強みは、逆境にも負けない継続力です。
大学時代、私は学費を自分で稼ぐ必要があり、学業とアルバイトを両立させていました。毎日のスケジュールが忙しく、ときには疲れてしまい嫌になることもありましたが、私は目標を見失わずに努力し続けました。結果として、優秀な学業成績を維持しつつ、アルバイトでも安定的な仕事ぶりを評価され、リーダーの役職をもらうことができました。
この経験から、長期的な目標に向けて逆境を乗り越え努力し続けることが重要であると実感しています。入社後はこの継続力を活かし、事務職の仕事において、他の人が嫌がるような業務内容であっても、最後まで責任をもってやり切りたいと考えています。
⑧主体性
主体性の例文
私の強みは、自分の頭で考え積極的に行動できる主体性です。
私は学部の学生会で活動しており、そのなかで学生たちの交流を深めるイベントを思いつきました。企画・立案を率先しておこないましたが、当初は参加者が集まらずイベントの開催が危ぶまれました。そこで、私は自ら学生たちの間に入り、イベントの魅力を伝え、積極的に参加を呼びかけました。その結果として、多くの学生が興味を持ち参加してくれたため、成功裏にイベントを終えられました。
この経験から、受け身になるのではなく、主体的に行動することで結果を変えられるということを学んだのです。入社後はこの主体性を活かし、事務職の業務における課題を自ら発見し、解決策を提案することで、会社の発展に貢献したいと考えています。また、積極的な姿勢でチームメンバーを牽引していきたいと思います。
エピソード別の事務職向け自己PR例文7選
ここでは、エピソード別の自己PR例文を紹介します。
過去の経験を振り返ったときに、どのような題材を選べば良いのかわからないという人は参考にしてみてくださいね。
①アルバイト
アルバイトの例文
私の強みは、どのような状況にも対応できる柔軟性です。塾講師としてのアルバイト経験が、この強みを育てる大きな要因となりました。
生徒一人ひとりの理解度や学習スタイルは異なるため、私は授業計画を柔軟に調整し、それぞれのニーズに合わせた指導を心掛けました。この結果、生徒たちの学習効果が向上し、多くの生徒が成績を伸ばすことができました。
入社後は、この柔軟性を活かし、変化する業務環境やチームメンバーの多様な意見に対応し、事務職においても効率的な業務遂行を目指します。また、業務のなかで生まれてくる新しい課題にも柔軟に対応し、チームの目標達成に貢献したいと考えています。
アルバイト経験の自己PRの考え方はこちらの記事で詳しく解説しています。アルバイト経験をアピールしたい人は併せて参考にしましょう。
アルバイトの自己PRの作り方4ステップを解説｜経験者の実回答付き
柔軟性をアピールしたいと思っている人は、次の記事でより詳しく書き方について解説しているので、ぜひ併せて読んでみてください。
柔軟性の自己PRの作り方4ステップ｜内定者の自己PRも紹介
②部活動
部活動の例文
私の強みは、部活動の経験で培った「常に状況を改善していくための解決志向」です。
バスケットボール部のキャプテンとして、部員の連携がうまくいかないというチームの課題に直面した際、私はただ問題を指摘するだけでなく、解決策を見つけることに注力しました。
私は練習後にそれぞれのメンバーと話し合い、部員同士の相性の良し悪しを把握し、何に不満を抱いているかのヒアリングに努め、具体的な改善策を考えて提案してきました。その結果、部員同士の連携は良好になりチームワークが向上し、試合でのパフォーマンスが大きく改善されました。
入社後は、この解決志向を活かし、業務上の課題に対しても積極的に取り組み、効果的な解決策を提案し続けることで、会社の発展に貢献したいと考えています。
③サークル
サークルの例文
私の強みは、サークル活動で培った責任感です。
大学時代、私はサークル活動で広報担当を務めていました。私たちのサークルはイベントを多く開催し、参加者に楽しい時間を提供することを目指していました。
あるとき、私たちのイベントの予約手続きがうまくいかず、会場の確保が危ぶまれたことがありました。私は広報担当者として、他のメンバーと協力しながら、誰よりも率先して迅速に問題を解決するために行動しました。結果として、別の会場を見つけてイベントを成功させることができました。
入社後は、自分が担当する仕事・業務には責任感を持ち、最後まで責任を持って遂行することに自信があります。また、事務職においてはチームメンバーと連携し、プロジェクト全体の成功に向けて努力することを心がけていきます。
④長期インターン
長期インターンの例文
私の強みは、長期インターンシップで培った主体性です。
私はIT企業での長期インターンに参加し、プロジェクトの一員としてさまざまな業務に取り組みました。あるプロジェクトでは、新しいアプリケーションの開発が進行中でした。インターンシップ生であったことから、当初私は案件に参加することができませんでした。
しかし、自ら積極的に案件への参加を打診し、メンバーのタスクを引き受けることで、プロジェクトの成功に寄与することができました。
入社後は、このような主体性を活かし、事務職が持つ課題に対しても率先して取り組み、会社の成長に向けて貢献していきたいと考えています。
⑤留学
留学の例文
私の強みは、どのような状況にもすぐに対応できる適応力です。海外での留学経験が、この能力を育てる大きな要因となりました。
異文化のなかで生活していた際、言語の壁や生活習慣の違いに直面しました。ときには日本の生活が恋しくなることもありましたが、私は「虎穴に入らずんば虎子を得ず（困難な状況を乗り越えなければ成果が得られないこと）」と考え、既存の価値観を捨てることを決心しました。
その結果として、考え方を変えてからはすぐに新しい環境に適応することができ、異文化や異言語への理解が驚くほど進みました。この経験から、状況に応じた場面への適応が、新しい視点や考え方を生むということを実感しました。
入社後はこの適応力を活かし、国内外にクライアントを持つ貴社の事務職においても、迅速に状況を把握し、柔軟な対応をおこなうことで業務の成功に貢献したいと考えています。
⑥資格試験
資格試験の例文
私の強みは、苦難に耐えうる忍耐力です。とくに、専門的な資格を取得するための勉強は、この忍耐力を培うためのとても良い機会だったと実感しています。
長期間にわたる準備と復習には、相当な忍耐が必要でしたが、私は目標に向かってコツコツと努力を続けました。たとえば、資格取得のためには毎日数時間の学習が求められますが、私は他の誘惑に負けることなく、計画的に学習スケジュールを守り、着実に知識を深めていきました。その結果、試験に合格し、目標を達成することができました。
入社後は、この忍耐力を活かし、困難な業務やプレッシャーのある状況にも耐えながら、最後まで事務業務のタスクを完遂することができると確信しています。
⑦ボランティア
ボランティアの例文
私の強みは、ボランティア活動での経験によって培われたコミュニケーション能力です。
ボランティアとして地域の清掃活動に参加した際、多様な年齢層の方と接する機会があり、年齢や性別を問わず多くの人とコミュニケーションを取ることを心掛けました。さまざまな方と意思疎通を図った結果、効率的な作業分担を実現することができただけでなく、私にはない価値観や考え方を学ぶことができる良い経験になりました。
このように、異なるバックグラウンドを持つ人々とも円滑にコミュニケーションを取ることができる性格だと自負しています。入社後は、事務職においてもこのコミュニケーション能力を活かし、社内外の人々との関係構築に努め、業務の効率化やチームワークの向上に貢献したいと考えています。
仕事別の事務職向け自己PR例文5選
ここでは、事務職の仕事別の自己PR例文を紹介します。
事務職の中でもさらに焦点を絞ってアピールしたいという人は参考にしてみてくださいね。
①一般事務
私の強みは、学術研究のアシスタントをするなかで培った正確性です。
教授の研究データ収集と分析において、アシスタントとして細部にわたる注意と正確な入力が求められ、私は一貫してミスのない作業を心がけてきました。その結果として、教授からは論文発表のために多大な貢献をしてくれたとのお言葉をいただき、教授の信頼を得ることができました。
一般事務職では、文書の作成やデータ入力、ファイリングなど、正確性が非常に重要だと考えています。私はこれらの業務を正確に、かつ迅速におこなう自信があり、入社後は一般事務業務において信頼性の高いサポートを提供していけると考えています。
②総務事務
総務事務の例文
私の強みは、結果が出ない時期にも粛々と努力を続けられる継続力です。
大学時代、私は学内の環境美化プロジェクトに長期間携わりました。このプロジェクトでは、定期的な清掃活動や緑化活動を通じて、キャンパスの環境を改善することを目指していました。
活動初期は参加者も少なく、目に見える成果が出るまでには時間がかかりましたが、私は諦めずに継続して活動を推進しました。その結果、徐々に参加者が増え、キャンパスの環境が改善されていくのを実感することができました。
総務事務職では、社内の設備管理や安全衛生管理など、長期にわたる注意と継続が必要とされる業務を担うと考えています。私はこれらの業務を一貫して、正確に遂行する自信があります。
入社後は私の強みである継続力を活かし、総務事務としての責任を果たしながら、社内の円滑な業務遂行に貢献していきたいと考えています。
③営業事務
営業事務の例文
私の強みは、誰とでも協力することができる協調性です。
飲食店スタッフとして働いていた際、メンバーの入替や他店からのヘルプなどから、毎回違うメンバーでの勤務をおこなっていました。初対面のスタッフと一緒に勤務することも多くありましたが、率先してコミュニケーションを取り、どのようなメンバーであっても効率的なサービス提供を実現できるよう心がけていました。
営業事務職では、顧客からの問い合わせ対応や注文処理、営業サポートなど、協調性が求められる業務が多岐にわたると考えています。私はこれまでのアルバイト経験を活かし、社内外の関係者との円滑なコミュニケーションを図りながら、業務を進めることができると自負しています。
入社後はこの協調性を活かし、営業チームのサポートを通じて、営業事務という立場から顧客満足度の向上や売上増加に貢献していきたいと考えています。
④経理事務
経理事務
私の強みは、大学時代にサークルの会計として活動していた経験から生まれた責任感です。
私のサークルは人数が100人規模と大変多く、その分予算の管理や会計報告は、正確さと責任感が求められる業務でした。すべての活動において明瞭な会計であることを意識し、責任を持って4年間会計をやり通しました。
入社後もこの責任感を活かし、日々の会計処理、経費の精算、財務報告など、高い責任感が必要な経理事務職においても信頼できる財務情報を提供することができると考えています。また、正確なデータ管理と迅速な報告をおこない、会社の財務健全性の維持に貢献していきます。
⑤医療事務
医療事務の例文
私の強みは、海外での留学経験で培った改善志向です。
異文化で生活しながら学ぶなかで、常に何を改善すれば自分の語学能力が向上するかを考えてきました。学校や休日での時間の使い方を工夫する・アルバイトを現地の人と接する機会がより多いものに変える・住居をホームステイからシェアハウスに変えるなど、より良い方法を模索し、自己改善に努めた結果、語学能力は飛躍的に向上しました。
患者様の受付やカルテ管理、保険請求など複雑かつ幅広い業務が求められる医療事務職において、私は留学中に培った改善志向を活かし、業務内容の改善やプロセスの効率化を通じて患者様の満足度向上に貢献できると自負しています。
入社後はこの改善志向を活かし、医療事務としての業務において、常に最善の方法を追求していきます。
内定者の失敗談付き！ 事務職の自己PRの注意点
ここでは実際に自己PRで失敗してしまった人の失敗談を交えて、注意点について解説していきます。
成功談だけではなく失敗談を把握しておくことで、気が引き締まり、自己PRでの失敗を防ぐことにつながるでしょう。
誤字脱字はNG
事務職の自己PRにおいては、他の職種よりも誤字脱字には気を付けるようにしてください。事務職では請求書などの重要書類を扱う可能性があるため、正確性が求められます。
応募書類で誤字脱字があると、正確性が懸念されたりミスしやすい人材だと思われるおそれがあるため、事務職を志望する場合はなおさら注意しましょう。
事務職の適性が疑われるエピソードは避ける
事務職は、一般的に周囲と協力しながら他の社員のサポートをおこなう仕事です。そのため、とくに協調性やコミュニケーション能力が必要とされます。
自己PRでは、協調性を疑われるような、独りよがりなエピソードを話すことは避けましょう。また、「質よりもスピード重視で仕事ができる」「決断が早い」といった、受け取り方によっては大雑把な性格と捉えられるような強みをアピールすることも、選考に不利になるおそれがあります。
事務職の適性に合った強みを選んで話すようにしてくださいね。
パネリストが後悔した事務職の自己PRにまつわる経験談
最初のうちは強みばかりの自己PRを意識していたので、弱みについて深掘りされた際に戸惑ってしまいました。迅速な対応を強みとしてアピールした割に、あたふたしてしまったことが失敗だと思います。もう少し、弱みについても考えておくべきだったと後悔しました。
そのような出来事があってからは、弱みと、それをどう対処して乗り越えたかを自己PRに盛り込みましたが、それで印象が悪くなるようなことは全くありませんでした。
長々と話してしまったことが失敗だったと振り返って後悔しています。自己分析した自分の話を聞いてもらえることが嬉しくて、強みを裏づけるエピソードの部分を長々と話してしまいました。
もちろんエピソードも大事ですが、それはあくまでも強みや長所の根拠であってメインでないことを意識するべきだったと思います。それよりも、強みを志望企業にどう活かすかの部分をもっと掘り下げられたらよかったです。
現職で得たスキルをうまく抽象化することができず、そのまま具体的に語ってしまったことがありました。事務職はどの職場でも同じような業務をおこなうことが多いのですが、使用しているシステムや細かい実務の進め方は会社によって異なるというケースが多いです。
したがって、現職で培ったスキルを他社に移っても再現できるということをアピールするために、現職での業務経験を抽象化する必要があります。転職活動を開始した当初はそれができず具体的に話をしてしまい、相手に十分に伝わらなかったということがありました。
事務職の実態をふまえた自己PRで選考突破を目指そう！
事務職の自己PRでは差別化が難しい分、事務職の実態をふまえた具体的なアピールによる差別化が重要です。また、それ以外にも自己PRの文章構成を意識するなど、適切な自己PR対策が必要となります。
この記事で紹介した事務職経験者の意見や、文章構成の作り方を参考にして選考突破を目指してくださいね。
事務職での自己PRの書き方の基本は、ほかの職種と同じく、「強みや経験を明確に伝えること」が大切です。しかし、事務職は職務内容が限定されているため、その特徴を理解したうえでアピールすることで「ちゃんと仕事を理解できている」と感じてもらうことができると思います。
まず、事務職では「正確さ」や「効率性」が求められます。ミスを防ぐために工夫していることや、業務を効率化するための取り組みをエピソードとして盛り込むと良いでしょう。
次に、「コミュニケーション力」と「サポート力」も事務職において非常に重要です。事務職は他部署やほかの社員との連携が多いため、円滑に業務を進めるための調整力や、チームを支える姿勢が求められます。
PCスキルのアピールも効果的
事務職に特化した技術として、PCスキルやツールの活用をアピールすることも効果的です。ExcelやWordの基本的なスキルに加え、業務効率化のために工夫した操作方法やツールの活用例を具体的に示すことで、即戦力としての活躍イメージを与えることができますよ。
就活力診断テストはもう使いましたか？
「就活力診断テスト」では、十分な就活準備ができているかがわかります。就活マナーや、就活への心持ちなど、不安がある人は自分のことを客観視してみましょう。
面接力39点以下だと...就活のやり方を再検討することが必要ですよ。
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事務職向けの自己PRを作るうえで意識したポイントはありますか？