事務の志望動機を作成するためにまずは求められるスキルや能力を把握しよう
事務職は、人気の高い職業です。労働時間が安定しているなどのワークライフバランスの取りやすさが、人気の理由として考えられます。
一方で、ほかの職種に比べて志望動機の作成が難しいという声もあります。営業のように直接売り上げにかかわったり、開発のように新たな製品を作ったりする仕事ではないため、何を書いたらいいのかわからないと考える人が多いのでしょう。
この記事では、そんな疑問を解消するために「事務職ならではの志望動機の作り方」について解説します。実際に事務職の内定を勝ち取った先輩たちの体験談も紹介するので、ぜひ最後まで読んで、採用担当者の目を引く志望動機を作成してみましょう。
実録！ 事務職内定者の先輩たちにどんな志望動機を伝えたか聞いてみた！
さっそくですが、事務職の内定を獲得した先輩たちに、実際にどのような志望動機を作成したのか聞いてみました。事務職だからこそのアピールポイントや、それを根拠づける理由など、ぜひ参考にしてみてくださいね。
私は専門職を支える事務職に応募し、内定を獲得しました。中小企業を志望していて、面接ではその企業の理念に共感した点とその理由を強くアピールしました。自分のスキルのなかで特に強調して伝えたのは、細やかな配慮が得意であることと作業時のミスの少なさです。また、日常的にパソコンを使用している経験から、文字起こしや資料作成のスキルもしっかり伝えました。
やる気やポテンシャルを伝えるためには企業理念や業務内容への理解が大切
新卒採用では、即戦力性よりもやる気やポテンシャルが重視されると考えています。そこで、理念への共感や今の適性を中心に、効果的にアピールすることを意識しました。
事務としてのサポートを通じて志望企業に貢献したいという熱意も、業務内容に絡めてしっかり伝えられたのではないかと思います。
これらの例を見ると、自身の経験やスキルを事務職の業務内容に関連付け、貢献するイメージを具体的に描くことが大事であることがわかりますね。
こちらの記事では、エントリーシートなどの応募書類に記載する志望動機の書き方について詳しく解説しています。あわせて確認して、選考通過率を上げましょう。
エントリーシートの志望動機どう書く？ 実際に通過した回答を大公開
実際に働いてみてどう感じる？ 先輩たちが語る事務職の魅力とは
現在事務職を志望しているといっても、実際のところ具体的な仕事のイメージまでは湧いていない人も多いのではないでしょうか。そこで、ここからは実際に事務の仕事に取り組んでいる先輩たちの声も参考にしながら、事務職ならではのやりがいや魅力を4点紹介します。
①会社の土台を支える役割を果たせる
事務職は、企業のさまざまな部門とかかわり、業務の円滑な遂行をサポートする重要な役割を担っています。総務、経理、人事などそれぞれの部門で、企業の運営に不可欠な仕事をおこなっているのです。
事務の業務は直接的な利益を生み出すものではありませんが、ほかの部門が最大限のパフォーマンスを発揮するための土台となっています。たとえば総務であれば各種手続き、経理部門では財務管理といったような、誰かがかならず、しかも正確に遂行しなければならない業務を担当します。組織全体の効率や生産性を高め、会社の発展を裏側から支える重要な存在だと言えるでしょう。
②さまざまな業務経験を積める
事務職の魅力には、多岐にわたる業務を経験できるという点もあります。一般的な文書作成やデータ入力から始まり、経理処理、人事管理、顧客対応など、幅広い分野の業務に携わる機会があります。また、部門や企業規模によっては、予算管理や社内システムの改善に向けた提案など、より高度な業務を任されるケースもあるでしょう。
事務職ならではの多様な経験を通じて、業務全体の流れを把握する力や、多角的に問題を分析する能力が培われます。また、担当者や複数の部門とのやり取りもおこなうため、幅広い人脈を構築することも可能です。こういった経験は、将来のキャリアアップや職種転換の際にも役立つ可能性があります。
③汎用的なスキルを身に付けられる
事務の仕事を続けていると、ビジネスの基本となる汎用性の高いスキルが身に付きます。たとえば、文書作成能力、データ分析スキル、適切なビジネスマナーに則った言葉遣いなどは、どのような業界や職種であっても必要です。また、日々の業務を通じて養われる正確性や効率性、時間管理能力なども、あらゆるビジネスシーンで活用できるでしょう。
さらに、社内外の人々とのコミュニケーションを通じて、対人スキルや交渉力も自然と身に付いていきます。つまり事務職は、ビジネスパーソンとしての基本スキルを幅広く、実践しながら学ぶのに適した仕事であると言えるのです。
④事務職ならではの達成感がある
事務職には、ほかの職種とは異なる独自の達成感があります。たとえば複雑な書類作成や大量のデータ処理を正確かつ効率的にこなしたときの充実感はその一例です。また、自身が整理した情報や作成した資料が、取引などの重要な場面での意思決定のきっかけとなることも少なくありません。
また、日々の業務改善の積み重ねが、最終的には会社全体の生産性向上につながる場合もあるでしょう。さらに、ほかの職種の社員から「いつもありがとう。助かるよ」と感謝を伝えられるのも、事務職ならではの喜びです。売り上げなどの直接的な成果が見えにくい仕事であるからこそ、自分の努力が会社に貢献していると実感したときの達成感も格別なのです。
事務職のどのような点に魅力を感じて志望しましたか？
事務職には、ほかの職種を陰から支える、縁の下の力持ちのような仕事というイメージがあります。実際に顧客とかかわるわけではありませんが、間接的に会社の売り上げにも貢献しているのが魅力的です。
私の場合、学生時代からアルバイトで事務職を経験していました。頼まれごとを後回しにせず、速やかに対応することを心掛けていたところ、ほかの事業部の方から「円滑に仕事が回るので助かるよ」とお褒めの言葉をいただき、嬉しかった経験があります。そのことから、事務職の存在価値の高さを魅力に感じ、就活でも事務職を志望していました。
事務職は、誰かの仕事のサポートをする仕事です。ほかの職種の社員がより動きやすいように、より能力を発揮できるようにと工夫を凝らして動きます。実際に効果が実感できたときには、かなり大きなやりがいを感じられる仕事だと思っています。
ほかの人のサポートをすることが多い職種なので、自分の動きを評価してもらえたときにやりがいを感じます。たとえば先回りして資料を準備したり、細かいところに気が付いてさりげなく処理を済ませておいたりといった場面で喜んでもらえることが多く、それを魅力に感じています。
志望動機でアピールできる！ 事務職に向いている人が持つ6つの特徴
事務職の志望動機を作成する際には、その業務内容に合わせた自身の適性をアピールすることが重要です。
ここからは、事務職に向いているとされる人に共通して見られる特徴を6つ、それぞれ説明します。これらは多くの企業が事務職に求める重要な資質です。当てはまる要素があれば、ぜひ具体的なエピソードと結び付け、志望動機に活用してみてくださいね。
①正確性と緻密さを重視できる
事務職において、正確性や緻密さは最も重要な資質の一つです。データ入力や文書作成、経理処理といった、多くの作業が細かな注意力を必要とします。人件費や経費など、金銭にまつわる業務も多いため、小さなミスをきっかけにして重大な問題につながるおそれがあります。常に細かいところまで気を配り、正確に業務をやり遂げる力が求められるのです。
自分自身のこれまでの経験や、周囲から指摘される性格の中に、正確さや緻密さに該当するものがあれば、ぜひ積極的にアピールしてみましょう。実際にきめ細かい作業によって課題を解決したエピソードや、周囲の人から感謝された体験談とともに説明すれば、かなり強力なアピールとなるでしょう。
②コミュニケーション能力が高い
事務職の業務をおこなう際には、社内外のさまざまな人とのやり取りが欠かせません。そのため、高いコミュニケーション能力を持っていればそれは大きな武器となります。上司や同僚との円滑な情報共有、他部門とのスムーズな連携、さらには取引先や顧客との関係の構築など、多様な場面でコミュニケーション能力が求められるのです。
効果的なコミュニケーションは、仕事を円滑に進める効果をもたらすだけでなく、会社全体の生産性向上にまで貢献する可能性があります。志望動機では、過去の経験から学んだコミュニケーション上の工夫や、それを活かして成果を上げたエピソードを紹介し、自身の強みをアピールしてみましょう。傾聴力や物怖じせずに堂々と発言できるスキルなど、より具体的な内容に触れられればベストです。
③臨機応変な対応ができる
事務職において、臨機応変な対応能力は必須であると言えます。日々の業務では予期せぬトラブルや急な要請が発生することが多く、それらに柔軟に対応する力が求められるのです。たとえば、一度完成した資料が会議の直前になってからいきなり修正することになったり、会議の設定を至急おこなうよう頼まれたり、システムトラブルへの対応を求められたりと、さまざまな場面で柔軟性が試されます。
臨機応変な対応力をアピールするには、過去に予期せぬトラブルに直面し、それを無事に乗り越えた経験を具体的に述べるのがおすすめです。急な事態にも冷静に対応し、物事を解決できるスキルは、業務の進行をスムーズにし、チーム全体の生産性を高めます。事務職以外の職種を希望する際にも重宝されるでしょう。
④効率化や改善に対する意識が強い
事務の仕事をするうえでは、効率化や業務改善に対する強い意識を持っていることも歓迎されます。日々の定型業務をただこなすだけでなく、より良い方法はないかを常に考え、積極的に取り入れようとする姿勢が重要です。たとえば社内で使用しているコミュニケーションツールでのメンションの活用法を見直して無駄を省く、新しいシステムの提案に積極的に取り組むといったスタンスが高く評価されるでしょう。
毎日おこなう作業だからこそ、小さな改善が長期的に大きな生産性向上につながる可能性があります。サークル活動やアルバイト、あるいは自身の日ごろの学習法でも構いません。何らかの作業を効率化した経験があれば、ぜひ志望動機でも積極的に伝えてみましょう。
⑤マルチタスク能力がある
事務職では、複数の業務を同時並行で進めるスキルが非常に強く求められます。急な依頼に対応しつつ定型業務をこなしたり、締め切りの迫った書類を作成している最中に電話を取ったりと、常に複数のタスクが降ってくる仕事であると言えるのです。
これまでの学生生活の中でも、複数の授業のレポート作成とサークル活動を両立させたり、接客のように予想外のタイミングでタスクが降ってくるようなアルバイトをした経験があったりしたら、志望動機でこのマルチタスクへの対応能力をアピールできるかもしれません。多くのタスクを回すために実践した工夫があれば、併せて紹介するのもおすすめです。
⑥納期や守秘義務といった決まりを守れる
事務職として業務をおこなう際に欠かせないのが、さまざまな規則や期限を厳守することです。納期や期日を守ることはもちろん、機密情報の取り扱いや法令遵守など、仕事をするうえで多くの決まりと出会うことになるでしょう。一つ誤れば会社全体の問題にまで広がりかねないため、事務職の仕事をする際にはこれらの要素は必須だと言えます。
志望動機にこういった要素を書く際には、少し工夫が必要です。たとえば「レポートの提出期限を必ず守った」だけでは社会人から見ると当たり前過ぎて、ポジティブな要素とは受け取られない可能性があります。困難な状況でも決まり通りに行動したエピソードや、期日を守るために工夫した取り組みなども併せて紹介することで、より効果的な志望動機が書けるでしょう。
事務職向きな人ってどんな人？
小さなことにも気を配れる、気付く力が高い人は事務職に向いていると思います。事務職は、あらゆる業務をスムーズに進めるためのサポート役だと考えているからです。資料作成や企業間の連絡・調整など、丁寧かつ簡潔にこなす必要があります。
私はタスクの緊急度によって、付箋やペンの色を変えるという工夫をして提案しました。後回しでも大丈夫なものは青、急ぐ必要のあるものは赤といった具合です。この仕組みは周囲にも好評で、部署全体で採用されるにいたりました。特に「ほかの職種の人でも一目見ればわかる」点が好評で、これも気配りの一種にあたるのではないかと考えています。
相手の話をしっかり聞き、気持ちを先読みする能力がある人は事務職向きだと思います。まず必要とされるのは、コミュニケーション能力であると考えるのですが、事務職の仕事では他部署や取引先の方とのやりとりが欠かせません。正確な仕事をおこなうには、自分の考えを伝え、相手の意見を正確に理解する力が必須です。
そして先読みする能力も必要です。事務職は、言われたことをただこなすだけだと思っている人もいるかしれません。しかし実際には、相手が何を考えているのかを予測し、先に対応することが求められる場面も多いのです。自分から主体的に動いていく必要があると思います。
どんな点が評価される？ 事務職が求められるスキルをチェック
事務職に応募する際には、適性や性格の面だけでなく、自分の持っているスキルが企業のニーズに合っているかを確認することも大切です。ここからは、多くの企業が重視する3つの主要なスキルについて紹介します。これらのスキルについては面接で聞かれる可能性も高いため、自己アピールの際の参考にもしてみてください。
また、これらのスキルは短時間で身に付くものではありません。面接の場では率直にその時点でのレベルを伝えながらも、在学中から積極的に学んでいくのがおすすめです。
①ビジネスマナー全般
ビジネスマナーはどの職種においても基本中の基本とされますが、事務職の場合は社内外の相手とのやり取りも業務に含まれるため、さらに強く求められるスキルだと言えます。具体的には、清潔感のある身だしなみ、正しい礼儀作法、適切な言葉遣いなどが期待されるでしょう。電話での応対や来客への対応もおこなうため、特に言葉遣いの正しさは厳しく見られる可能性が高くなります。
ビジネスマナーを学ぶには、書籍や動画で自己学習をする方法や、インターンシップやアルバイトの現場で経験を積む方法などが考えられます。また、先輩や知人といった社会人に話を聞き、コツを教わるのも有効です。
面接でのマナーについて学んでおきたい人は、こちらもあわせてチェックしてみてくださいね。
面接の流れ｜基本の流れからレアケースまで体験談付きでマナーを解説
②PCスキル（Word・Excel・PowerPoint等）
現代の事務職において、PCを使いこなすスキルは必須だと言えるでしょう。特にMicrosoft Office（Word, Excel, PowerPoint等）は多くの企業で採用されているため、基本的な業務スキルの一環として扱われます。基本的な文書作成やデータ入力はもちろん、表やグラフの作成、プレゼンテーション資料の作成など、効率的に業務を進めるために必要な知識は身に付けておきたいところです。
在学中のレポート作成やサークル活動でPCに慣れておくのも効果的ですが、さらに意欲がある人であれば資格を取るのもおすすめです。MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）やITパスポート試験に合格した実績は、就職活動をするうえでプラスのアピール材料になるでしょう。
③ビジネスメール・文書・報告書の作成能力
事務の仕事をするためには、さまざまな形式のビジネス文書を作成する能力が不可欠です。特にビジネスメールの作成や報告書の作成は、日常的におこなうことになるでしょう。こういった文書は社内外とのコミュニケーションや情報共有の中心となるため、事務職の社員には読みやすくわかりやすい文章を書くスキルが求められます。
まずは応募書類の文章を正確に、論理的な構成で書くことが、スキルを証明する第一歩となります。また、ほかの人が作成した文書にミスがないか確認する機会も多いため、誤字脱字のチェックや内容の整合性を確認する能力も必要となるでしょう。
事務職に必要だと思うスキルって何？
事務職として、特に強く求められるスキルは何だと思いますか？
WordやExcelといった、一般的に使われているソフトの基礎知識は必須だと思います。MOSなどの資格取得を目指して勉強すれば、幅広く学べるうえに、モチベーションも保ちやすいのではないでしょうか。
パソコンの操作スキルはもちろんですが、文章作成スキルも必要です。昨今ではAIを活用した文章作成も話題になってはいますが、まだまだビジネス文書として使えるレベルには到達していません。そのため、社内文書からメールまで、幅広い用途に合わせてさまざまな文章を書く力が求められると思います。
ほかの社員と円滑にコミュニケーションを取れる能力と、スピード感を持って正確に仕事をこなせるパソコンスキルが最低限必要だと思います。
もっとも重要なのはコミュニケーション能力だと思います。ほかの部署の社員や取引先の方とかかわりを持つ機会が多いからです。また、やはり業務上ある程度のパソコン操作のスキルもあった方が良いと思います。
「部門別」に見るさまざまな事務職の特徴
事務職には共通して求められるスキルもある一方で、所属部門によって特有の業務や必要なスキルが異なるという面もあります。ここからは、部門別に大きく6つに事務職を分類し、それぞれの特徴を紹介します。
自分の志望している企業や部門の特徴をなるべく正しく把握し、自身の興味や適性と照らし合わせたうえで、より効果的な志望動機を作成しましょう。
①経営管理系事務職（一般事務・総務事務・秘書事務・法務事務）
経営管理系事務職は、企業の中枢機能を支えるポジションです。
経営管理系事務職の種類
一般事務：事務作業を幅広く担当。柔軟な対応力が求められる
総務事務：社内環境整備や各種手続きなど、ある程度限られた業務をおこなう
秘書事務：経営者を総合的にサポートする仕事。高い機密保持能力が求められる
法務事務：法律に関する作業に携わる。ほかの職種以上に正確性が必要となる
これらの職種にはそれぞれ特有の適性やスキルが必要ですが、いずれも組織の効率的な運営にとってプラスに働きます。経営管理系事務職は、いずれもほかの部門が最大限の力を発揮できる環境を整える、縁の下の力持ちとも言える存在なのです。
みんなが志望した事務職とは？
事務職と言ってもさまざまな部署や部門があると思います！ どのような職種を志望しましたか？
一般事務を中心に応募していましたが、ほかの種類の事務職や、事務系総合職まで含めて幅広く応募していました。
私はExcelのスキルを強みとしていたので、データ分析を専門とする部署を主に志望していました。と言っても事務職の人気が高いのはわかっていたので、就職活動の間は視野を広げ、複数の部署での事務職の選考に申し込んでいました。
②財務・経理系事務職（経理事務・財務事務・会計事務）
財務・経理系事務職は、企業の財務健全性を確保するうえで欠かせない職種です。
財務・経理系事務職の種類
経理事務：日々の経理処理や給与計算といった従業員のお金に関する作業をおこなう
財務事務：会社の資金調達や運用、財務分析など経営上必要な事務作業をする
会計事務：会社の金銭の出入りをチェックし帳簿の記帳や税務申告のための準備をおこなう
これらの職種には数字を扱う正確性と財務・会計にまつわる基礎知識が必要です。財務・経理系事務職は、企業の資金の流れを管理し、経営判断の基礎となる財務情報を提供する、経営そのものの土台を支える職種だと言えるでしょう。
③人事・労務系事務職（人事事務・労務事務）
人事・労務系事務職は、企業の人的資源を適切に管理し、働きやすい環境づくりに貢献します。
人事事務は採用や人事異動の手続き、評価管理などを担当し、企業の人材戦略の実行を支えます。労務事務は勤怠管理や社会保険手続き、労働条件管理をおこない、法令遵守と従業員の権利保護に努めるポジションです。
両者とも社員に関する情報を扱うため、高い守秘義務が求められる仕事だと言えます。人事・労務系事務職は、従業員と企業をつなぐ架け橋として、組織の活力を維持・向上させる職種なのです。
人事事務を主に志望していた理由は何ですか？
人事事務は、組織を作るうえでも特に重要で、やりがいのあるポジションではないかと考えたからです。
④営業・マーケティング系事務職（営業事務・広報事務）
営業・マーケティング系事務職は、企業の対外的な活動を下支えし、売上や企業イメージの向上を裏側からサポートします。
営業事務は受発注管理や顧客データ管理などで営業部門をサポートし、売上向上に間接的に貢献します。広報事務はプレスリリース作成や情報発信を担当し、企業の対外的なイメージ形成において中心的な役割を果たすでしょう。
両者とも高いコミュニケーション能力が必要で、特に広報事務においては優れた文章力も求められます。営業・マーケティング系事務職は、企業と外部をつなぐ接点として機能し、ビジネスの成功に大きく影響を与えるポジションだと言えます。
営業事務を志望した理由を教えてください！
仕事を通してさまざまな人と交流したいと考えており、営業社員と同じ空間で仕事ができる環境が望ましいと考えたからです。
私の場合は前職で営業を経験しているため、そのときの知識も活かせる営業事務のポジションを志望していました。
営業事務を目指すのであれば、営業職の実態について理解できると、より深みのある志望動機が作成できるでしょう。こちらの記事では営業経験者のリアルな体験談を数多く掲載しているので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
営業経験者に聞いた！ 「営業が辛い」を乗り越えたエピソード
⑤生産・調達系事務職（購買事務・生産管理事務・品質管理事務）
生産・調達系事務職は、製品の品質と生産効率を最適化し、企業の競争力向上に直結する職種です。
生産・調達系事務職の種類
購買事務：資材の発注や在庫管理、仕入れ先との交渉をおこないコスト削減に貢献する
生産管理事務：生産計画の立案や進捗管理によって生産業務のサポートをおこなう
品質管理事務：品質データの収集や整理をおこない製品の信頼性を確保する
これらの職種に共通して求められるのは、細かいところまできっちり見逃さない数値管理能力です。生産・調達系事務職は、製品の品質と生産効率を最適化し、企業の製品競争力を支える要となります。
⑥顧客対応系事務職（受付事務）
顧客対応系事務職、特に受付事務は、顧客から見た企業の第一印象を決定づける重要なポジションです。
主な業務は来客対応や電話対応で、高いコミュニケーション能力とビジネスマナーが求められます。また、突然のクライアントによる訪問や、飛び込みでのクレーム対応など、臨機応変な対応力も必要となる場面もあるでしょう。
この職種は会社の「顔」としての役割を担っており、その対応によって企業イメージが大きく左右されます。顧客対応系事務職は、企業と外部との最初の接点として、良好な関係構築の基礎を作る職種なのです。
「業界別」に見るさまざまな事務職の特徴
ここからは、志望業界別に事務職を分類し、それぞれの特徴を解説します。規模が大きな企業であれば部門別に事務職を採用するケースもありますが、実際には「◯◯社の事務職員」という形態で採用される場合も少なくありません。
業界ごとの特徴や求められるスキル、適性の違いを理解したうえで、自分に向いている業界選びをおこないましょう。
①金融・不動産系事務職（銀行事務・保険事務・不動産事務）
金融・不動産系事務職は、経済活動の基盤を支える重要な分野で活躍します。
銀行事務は、預金や融資の手続き、為替業務などを担当し、正確性と守秘義務が特に求められます。保険事務は、契約管理や保険金支払いの手続きをおこない、顧客の生活を守るのが主な役割です。不動産事務では、物件情報の管理や契約書作成など、取引の円滑化をサポートします。
これらの職種には、金融商品や不動産に関する専門知識が必要となります。また、法令遵守の意識が特に高く求められるため、常に最新の規制や制度に精通していることが重要です。
②医療・福祉系事務職（医療事務・介護事務・薬局事務）
医療・福祉系事務職は、人々の健康や生活の質の向上に寄与する分野で働く職業です。
医療事務は、受付や保険請求業務を主におこない、医療機関のスムーズな運営を支えます。介護事務は、介護保険の手続きや施設の運営管理をサポートすることで、高齢者の生活を間接的に支援するのが役割です。薬局事務は、医薬品の在庫管理や保険請求など、医療業務の一部を担います。
これらの職種では、医療や介護に関する基礎知識と、関連する保険制度への理解が必要です。また、患者や利用者のプライバシーに配慮する高い倫理観も求められるでしょう。
③教育・文化系事務職（学校事務・図書館事務）
教育・文化系事務職は、知識や文化の伝達・保存を支える分野で活躍します。
学校事務は、入学手続きや成績管理、予算管理など、学校を初めとした教育機関の運営を幅広くサポートします。図書館事務は、蔵書管理や利用者サービス、イベント企画などを通じて、地域の文化活動の中心的役割を果たす職業です。
これらの職種では、教育や文化に関する幅広い知識と、地域社会とのつながりを意識する視点が重要です。また、子どもから高齢者まで多様な利用者に対応するコミュニケーション能力も求められます。
④国際系事務職（貿易事務）
国際系事務職、特に貿易事務は、グローバルなビジネス展開を支える重要な役割を担います。
貿易事務では、輸出入の手続き、通関業務、為替管理など、国際取引にかかわる幅広い業務をおこないます。海外の取引先とのやり取りも多く、英語をはじめとする外国語能力が求められる確率が高いことも特徴です。
この職種では、国際的な商取引や物流に関する知識、各国の法規制への理解が必要となります。また、高い異文化コミュニケーション能力や、時差のある海外とのやり取りに対応できる柔軟性も重要です。グローバル化が進む現代のビジネス環境において、ますます注目される職種だと言えるでしょう。
事務職ならではの志望動機作成のコツ｜4つのステップで説得力のある内容に
事務職の志望動機を作成する際には、自身のスキルや適性と企業のニーズをうまく結び付けることがポイントです。ここからは具体的な作成手順を4つのステップにわけて説明します
実際に働く姿をイメージしながら求められる要素を考え、そこから逆算して過去の体験と結び付けていけば、説得力のある志望動機になりますよ。
就活生に聞いた！ 事務職の志望動機で差別化を図る方法
私は説得力を持たせるために、自分の得意なスキルを明確にしました。特にExcelが得意で、大学でもスキルを活用するための講義を受講した経験があるため、その部分を強みとしてアピールしました。事務職ではかなりの場面でExcelを使用するため、この点は大きな武器になったと思います。
また、資料作成や文書作成の技術も重要だと考え、強くアピールしました。具体的には「私は、簡潔で丁寧な文章を作る力と、優先順位を正確に判断する能力を大学のゼミやアルバイトで身に付けました。これらの強みを御社で活かしたいと思います」と伝えました。自身のスキルと、それを身に付けるまでのプロセスの両方をアピールすることが重要だと思います。
事務職を応募するに当たって、協調性や人をサポートすることにやりがいを感じるエピソードを書くことにしました。事務の仕事は営業などとは違い、自分で利益を求めるのではなく、ほかの人が作ってくれている利益をより高くするための仕事だと考えています。そのため、いかに自分が営業など他職種を支えられるかを強調して話すよう心掛けました。
また、事務職は失敗しないことが前提の職だという認識を持っています。そのため、慎重さや正確性を重視している点を強くアピールしました。このように、事務職の役割をしっかりと理解していること、そして自分がその役割にふさわしい資質や姿勢を持っていることを、具体的なエピソードを交えて表現することが必要だと思います。
①事務職を志望する理由を簡潔に述べる
志望動機の冒頭では、なぜ事務職を志望するのか簡潔に述べましょう。自分の性格や価値観と、事務職の特性を結びつけるような表現にすることで説得力がアップします。たとえば正確さや効率性を重視する性格、組織の運営をサポートしたいという熱意などは、事務職の仕事と相性が良い内容です。
事務職を志望する理由を簡潔に述べる例
・私は企業の円滑な運営を縁の下から支える存在になりたいという思いから、御社の一般事務職を志望します。
・私は御社の経理事務職を志望します。数字を通じて企業の健全な運営を支える仕事に魅力を感じているからです。
・企業の健全な運営を裏側から支える仕事に魅力を感じ、特に法務面からサポートしたいと考えているからです。
ポイントは、事務職の魅力を一般論として述べるというより、自分自身にとって事務職が向いていることをはっきりアピールする表現を選ぶことです。ただし詳細な理由や根拠となるエピソードは後から詳しく説明するため、このパートはあくまで簡潔に述べるようにしましょう。
志望動機の書き出しは、採用担当の第一印象を左右する重要な部分となります。こちらの記事では、魅力的な書き出し方法について紹介しているので、気になる人は参考にしてみましょう。
例文12選｜志望動機の書き出しはエピソードの切り口がポイント！
②自身の経験を事務スキルと関連付けて説明する
次に、冒頭で述べた志望理由に関連するエピソードを述べましょう。アルバイトやサークル活動での経験、インターンシップで体験したことなどを、事務職に必要なスキルと結び付けて紹介します。漠然と「アルバイトの接客経験からです」とだけ述べるのではなく、特に印象的なエピソードを一つに絞り、簡潔に紹介するのがポイントです。
自身の経験を事務スキルと関連付けて説明する例
・サークルでは財務諸表分析のワークショップを企画し、実際の企業の財務状況を分析しました。この経験から、適切な資金管理と戦略的な投資判断の重要性を学びました。
・学生就職支援団体で活動し、100名以上の学生の適性診断と企業紹介をおこなった経験があります。この活動を通じて、人と仕事をつなぐ喜びと、正確な情報管理の重要性を実感しました。
・代表のアシスタントとして、スケジュール管理や外部との連絡調整を担当しました。緻密なスケジュール管理と迅速な情報共有により、円滑な運営に貢献できたことは大きな自信となりました。
また、単に出来事を説明するだけでなく、その経験から何を学び、どのようなスキルを身に付けたかまで明確にするのがポイントです。「こういう経験をしてきたから、自分は事務職に適していると考えているのだ」ということを、熱意を持って伝えましょう。
③志望先企業で事務職として何に注力したいかを示す
実際に入社してから、その企業でどのような業務に力を入れて取り組みたいかを述べることも重要です。事前の企業研究でその企業の特徴や課題を捉え、そこに対してどう貢献できるのかアピールしましょう。たとえばDXを推進している企業であれば、IT関連で取得した資格や、学ぶうえで身に付いたスキルを元に、業務効率化への関心を述べるといった形です。
志望先企業で事務職として何に注力したいかを示す例
・入社後は、まず社内の業務フローを理解することに注力します。そのうえで、適切な情報管理とタイムマネジメントのスキルを磨いていきたいと考えています。
・入社後は受発注管理や顧客データベースの整備に力を入れ、営業部門の業務効率化をサポートしたいと考えています。特に、Excelのマクロ機能を活用した業務改善に取り組みたいです。
・入社後は、生産計画の立案補助や進捗管理など、基本業務の習得に励みたいと思います。
もちろん入社前にすべての課題を把握することはできないため、実際にここで述べたとおりの仕事ができるとは限りません。しかし、主体的にアイデアを考案し、プランとして提示するだけでも、面接官に熱意を伝える効果が期待でき、良い印象を残せる確率が高まるのです。
④事務職としての長期的なキャリアパスを伝える
最後に、入社後の長期的なキャリアビジョンを伝え、成長意欲や企業への志望意欲をアピールしましょう。3年後、5年後に向けてどのようにスキルを磨き、最終的にはどのような仕事をしていたいかといったことを、なるべく具体的に述べるのがおすすめです。
事務職としての長期的なキャリアパスを伝える例
・将来的には、経営者の右腕として、重要な意思決定のサポートができる存在になることが目標です。
・顧客企業の財務状況を的確に分析し、経営改善につながるアドバイスができる会計のプロフェッショナルになりたいと考えています。
・デジタル化が進む金融業界において、ITスキルも磨きながら、効率的で正確な事務処理のできる人材になりたいと考えています。
ほかにも「まずは人事部門で給与計算や社会保険手続きといった基本的な業務を習得し、後々は採用や人材育成の分野にも携わり、会社の人材戦略に貢献したい」といったプランも考えられるでしょう。個人の成長と企業の発展を結び付けながら、将来の展望を述べて締めくくりましょう。
事務職の自己PRの作り方を学びたい人はこちらの記事も参考にしてください。現役社員からのアドバイスと例文をチェックできます。
現役社員がアドバイス！ 事務職の自己PRの作り方と例文20選
部門別15選｜事務職の志望動機の例文
事務職といっても、部門によって求められるスキルや業務内容は多岐に渡ります。ここでは、15の異なる部門における志望動機の例文を紹介します。各部門の特徴を踏まえ、自身の経験や意欲をどう結びつけるか、ぜひ参考にしてみてくださいね。
①一般事務
一般事務の志望動機
私は企業の円滑な運営を縁の下から支える存在になりたいという思いから、御社の一般事務職を志望します。
私は大学で教養学部に所属し、幅広い知識と柔軟な思考力を身に付けました。学生会での活動では、さまざまな学部の学生と協力してイベントを運営し、多様な業務をこなす経験を積みました。特に、議事録作成や各部門との連絡調整に力を発揮し、円滑な組織運営に貢献してきたと自負しています。
御社の多岐にわたる事業展開に魅力を感じており、この経験を活かして、部門間の連携をスムーズにする橋渡し役として貢献したいです。入社後は、業務の効率化に注力し、将来的には業務改善のスペシャリストとして、社内の生産性向上に寄与できる存在を目指したいと考えています。
②総務事務
総務事務の志望動機
私は御社の総務事務職に魅力を感じています。その理由は、社内の環境整備を通じて従業員の働きやすさを向上させられると考えたからです。
大学祭実行委員会での経験が、御社を志望する理由につながっています。私は総務として、予算管理や各種申請手続きを担当し、地域との調整や学内の各部署との連携を進めました。その結果、大学祭では無事に、金銭エラーゼロという結果を残すことができました。そのとき大きな達成感を感じたため、このスキルを業務でも発揮したいと考えています。
入社後は、まず社内の声に耳を傾け、さまざまなニーズを把握しながら、社内制度の改善や福利厚生の充実に取り組みたいです。将来的には従業員満足度向上のエキスパートとして成長し、働きやすい職場環境づくりに貢献することが目標です。「人を大切にする経営」という御社の企業理念の実現に向けて、総務の立場から全力でサポートしていきたいと思っています。
③秘書事務
秘書事務の志望動機
経営者のサポートを通じて企業の意思決定に貢献したいという思いから、私は御社の秘書事務職を志望します。
心理学専攻の学びを通じ、コミュニケーションの重要性について深い理解を得ました。学生団体での経験も、この志望を後押ししています。代表のアシスタントとして、スケジュール管理や外部との連絡調整を担当しました。特に印象に残っているのは、複数の企業と連携したプロジェクトです。緻密なスケジュール管理と迅速な情報共有により、円滑な運営に貢献できたことは大きな自信となりました。
入社後は、まず社内の業務フローを理解することに注力します。そのうえで、適切な情報管理とタイムマネジメントのスキルを磨いていきたいと考えています。そして将来的には、経営者の右腕として、重要な意思決定のサポートができる存在になることが目標です。御社の更なる発展に向けて、秘書としての役割を最大限に果たしていきたいです。
④法務事務
法務事務の志望動機
私は御社の法務事務職を志望いたします。企業の健全な運営を裏側から支える仕事に魅力を感じ、特に法務面からサポートしたいと考えているからです。
特に法律事務所でのインターンシップ経験を通して、この思いが強くなりました。そこでは文書作成や情報管理の重要性を学びました。特に印象に残っているのは契約書管理システムの改善プロジェクトです。エクセルを活用して効率的な管理方法を提案し、事務処理時間の短縮に貢献しました。この経験から、正確な文書管理と迅速な情報提供が、法務事務の基本であることを実感しました。
御社では、この経験を活かし、契約書の管理や法令遵守のチェックなど、法務関連の事務業務に携わりたいと考えています。将来的には、法務事務のエキスパートとして、各部門と連携しながら、スムーズな業務進行をサポートできる存在を目指したいです。
⑤経理事務
経理事務の志望動機
私は御社の経理事務職を志望します。数字を通じて企業の健全な運営を支える仕事に魅力を感じているからです。
私は大学で会計学について学びながら、学生団体に所属し会計担当を経験しました。特に印象深いのは、予算管理システムを Excelのマクロを用いて構築し、支出の可視化を実現したことです。このシステム構築によって、金銭管理をより簡単に、正確におこなえるようになった結果、無駄な支出を1年あたり20%削減することに成功しました。この経験を通じて、正確な数字の管理が組織の意思決定に大きく影響することを学びました。
御社では、この経験を活かして、日々の経費処理や決算業務に携わりたいと考えています。将来的には、財務分析のスキルを磨き、経営判断に貢献できる経理のスペシャリストになることが目標です。御社の長期的な成長に向けて、経理の観点から全力でサポートしていきたいと思います。
⑥財務事務
財務事務の志望動機
私は御社の財務事務職に強い関心を持っています。企業の資金管理を通じて、会社の成長を支えるという業務に魅力を感じているからです。
大学では経済学を専攻し、特に企業財務に興味を持ちました。また、投資サークルでの活動が、この志望につながっています。サークルでは財務諸表分析のワークショップを企画し、実際の企業の財務状況を分析しました。この経験から、適切な資金管理と戦略的な投資判断の重要性を学びました。
御社の業務ではこれまでの経験を活かして、資金調達や運用、財務分析などの業務に携わりたいと考えています。将来的には、財務戦略の立案に携わり、御社の持続的な成長に貢献できる財務のプロフェッショナルになることが目標です。
⑦会計事務
会計事務の志望動機
私は貴事務所の会計スタッフとして働きたいと考えています。多くの企業の成長を会計面からサポートする仕事に魅力を感じているからです。
大学で会計学を学ぶなかで、中小企業の経営者が会計の知識不足で苦労しているという記事を読み、会計の専門家の重要性を強く感じました。そこで、学生のうちに実務を経験しようと、個人経営の飲食店で経理補助のアルバイトを始めました。簡単な帳簿付けや確定申告の手伝いを通じて、適切な会計処理が経営判断に大きく影響することを実感しました。
貴事務所は「中小企業の成長を会計でサポートする」という理念を掲げていますが、私もその考えに共感しています。入社後は、まず基本的な会計業務や税務申告の実務を着実に学びたいと思います。そして将来的には、顧客企業の財務状況を的確に分析し、経営改善につながるアドバイスができる会計のプロフェッショナルになりたいと考えています。
⑧人事事務
人事事務の志望動機
私は御社の人事事務職に強く惹かれています。「個人の可能性を最大限に引き出し、企業の成長を支える」という御社の理念に深く共感したからです。
大学では経営学を専攻し、特にヒューマンリソース管理について学びました。卒業論文では「ジョブマッチングが従業員の定着率に与える影響」をテーマに研究し、適切な人材配置が個人と企業双方にメリットをもたらすことを明らかにしました。また、学生就職支援団体で活動し、100名以上の学生の適性診断と企業紹介をおこなった経験があります。この活動を通じて、人と仕事をつなぐ喜びと、正確な情報管理の重要性を実感しました。
御社に入社した後は、まず人事データの管理や求人情報の整理など、人事事務の基本をしっかり身に付けたいと思います。そして、労働市場の動向にも注目しながら、効果的なマッチングを事務面からサポートできる人材になりたいと考えています。将来的には、データ分析スキルを磨き、新たなマッチング手法の開発にも携わり、御社の「ベストマッチング企業」としての地位向上に貢献したいです。
⑨労務事務
労務事務の志望動機
私は御社の労務事務職に強く惹かれています。「従業員の幸せが会社の成長を支える」という御社の理念に共感したからです。
大学では社会学を専攻し、特に労働環境と生産性の関係について研究しました。そこで、適切な労務管理が従業員のモチベーション向上や企業の業績アップにつながることを学びました。また、学生アルバイトのリーダーとして30名以上のシフト管理を任された経験があります。この経験から、正確な勤怠管理と公平な労働環境の提供が、職場の雰囲気や生産性に大きく影響することを実感しました。
御社に入社した後は、まず給与計算や社会保険手続きなどの基本業務をしっかり習得したいです。そして、労働法規の知識を深めながら、従業員の声を活かした労務改善提案ができる人材になりたいと考えています。将来的には、御社の働き方改革の中心となり、従業員満足度No.1の職場づくりに貢献したいです。
⑩営業事務
営業事務の志望動機
私は御社の営業事務職を志望します。「顧客満足度No.1」を目指す御社の営業部門を、縁の下から支えたいと考えたからです。
大学では経済学を学び、特にマーケティングに興味を持ちました。卒業論文では「BtoBビジネスにおける営業支援システムの効果」をテーマに研究し、営業事務の役割が売上に大きく影響することを明らかにしました。また、学園祭の運営では企画書作成や予算管理を担当し、300万円規模の収支を管理しました。この経験から、緻密な事務作業と柔軟な対応力の重要性を学びました。
入社後は受発注管理や顧客データベースの整備に力を入れ、営業部門の業務効率化をサポートしたいと考えています。特に、Excelのマクロ機能を活用した業務改善に取り組みたいです。将来的には、データ分析スキルを磨き、売上予測や顧客分析を通じて営業戦略の立案にもかかわれる存在になりたいと思います。
⑪広報事務
広報事務の志望動機
私は御社の広報事務職を志望いたします。企業の魅力を社会に正確に伝える仕事に携わりたいと考えたからです。
大学ではメディア学を専攻し、効果的な情報発信について学びました。学生団体の広報担当として、SNS運用やプレスリリース作成を経験し、情報の整理とわかりやすい発信の重要性を実感しました。特に印象深いのは、地域イベントの告知で、的確な情報管理と計画的な発信により、前年比150%の集客を達成したことです。
私は御社の「誠実なコミュニケーションで信頼を築く」という方針に強く共感しています。入社後は、まず社内外の情報管理や広報資料の作成など、基本的な業務に取り組みたいです。将来的には、デジタルツールを活用した効果的な情報発信のスペシャリストとなり、御社のブランド価値向上に貢献したいと考えています。
⑫購買事務
購買事務の志望動機
私は御社の購買事務職に強い関心を持っています。コスト管理を通じて企業の競争力向上に寄与したいと考えたからです。
経済学部でさまざまなことを学ぶなかで、特にサプライチェーンマネジメントに興味を持ちました。ゼミでは「効率的な在庫管理と企業収益の関係」をテーマに研究し、適切な購買管理が企業の収益性に大きく影響することを学んでいます。また、学園祭の出店企画では、複数の仕入れ先との交渉や在庫管理を担当し、限られた予算内で最大の効果を出す難しさと面白さを経験しました。
御社は「戦略的な購買で企業価値を高める」という方針を掲げていますが、私もその考えに共感しています。入社後は、発注業務や在庫管理など基本的な購買事務のスキルを磨きたいと思います。そして将来的には、市場動向分析や調達戦略の立案にも携わり、御社の収益性向上に貢献できる購買のプロフェッショナルを目指したいです。
⑬生産管理事務
生産管理事務の志望動機
私は御社の生産管理事務職に魅力を感じ、応募いたしました。生産の効率化を通じて企業の競争力向上に貢献したいと考えたからです。
私は工学部で学ぶ中で、生産システムに興味を持ち、卒業研究では「IoTを活用した生産ライン最適化」をテーマに取り組みました。この研究を通じて、正確なデータ管理と迅速な情報共有が生産性向上において重要であることを学びました。また、製造業でのインターンシップでは、生産計画の立案補助を経験し、綿密な準備と柔軟な対応の必要性を実感しました。
私は御社の「技術革新で製造業の未来を創る」というビジョンに共感し、その実現に貢献したいと考えています。入社後は、生産計画の立案補助や進捗管理など、基本業務の習得に励みたいと思います。将来的には、データ分析スキルを磨き、生産性向上につながる改善提案ができる人材に成長したいと考えています。御社の生産現場を支え、日本のものづくりの発展に寄与できるよう、尽力いたします。
⑭品質管理事務
品質管理事務の志望動機
私は御社の品質管理事務職を志望いたします。製品の品質を通じて企業価値の向上に貢献したいと考えたからです。
私は理系学部で統計学を学び、データ分析の重要性を認識しました。学生プロジェクトでは、地元企業と連携し製品の不良率低減に取り組みました。私はデータ整理と分析を担当し、問題の根本原因を特定することで不良率を大幅に削減できました。この経験から、品質管理における緻密なデータ管理と分析の重要性を学びました。
私は御社の「妥協なき品質追求」という理念に共感しています。入社後は品質データの収集・管理からスタートし、正確かつ迅速な情報提供ができるよう努めます。将来的には、統計的手法を活用した品質改善提案ができる専門家として、御社製品の信頼性向上に貢献したいと考えています。
⑮受付事務
受付事務の志望動機
私は御社の受付事務職に強く興味を持ち、応募いたしました。企業の「顔」として、来訪者に良い印象を与える仕事に携わりたいと考えたからです。
私は大学で心理学を専攻し、対人コミュニケーションについて学びました。アルバイトでは、大型商業施設の案内所で2年間勤務し、多様な来場者への対応を経験しました。そこで私は、正確な情報提供と柔軟な対応が顧客満足度の向上に直結することを学びました。
私は御社の「おもてなしの心で顧客満足度No.1へ」という方針に深く共感しています。入社後は、まず基本的な受付業務や電話応対のスキルを磨きたいと思います。そして将来的には、社内外の方々との円滑なコミュニケーションを図り、御社の良好な企業イメージ構築に貢献できる人材になりたいと考えています。
業界別10選｜事務職の志望動機の例文
続いては、10種類の異なる業界における事務職の志望動機例を紹介します。
各業界の特性を踏まえつつ、自身の強みや経験をどう活かせるか、具体的な表現方法を参考にしてください。これらの例をベースにしながら、あなたならではの志望動機を作成する際のヒントを見つけましょう。
①銀行事務
銀行事務の志望動機
私は貴行への事務職としての入社を希望しております。正確な事務処理を通じて、顧客の財産を守り、信頼される金融機関づくりに貢献したいと考えたからです。
私は経済学部で金融システムについて学び、特に銀行業務に興味を持ちました。大学のゼミでは、「銀行事務のデジタル化と顧客サービス向上の関係」をテーマに研究し、正確な事務処理とIT活用の重要性を認識しました。また、地方銀行でのインターンシップで、窓口業務や書類の電子化作業を経験し、銀行事務の基礎を学びました。
私は貴行の顧客第一主義の理念に共感しています。入社後は、まず預金業務や為替業務など基本的な事務処理スキルを確実に身に付けたいと思います。そして将来的には、デジタル化が進む金融業界において、ITスキルも磨きながら、効率的で正確な事務処理のできる人材になりたいと考えています。貴行の業務効率化と顧客満足度向上に貢献できるよう、日々努力してまいります。
②保険事務
保険事務の志望動機
私は御社への入社を志望いたします。正確な事務処理を通じて、お客様の安心を支える仕事に携わりたいと考えたからです。
私は経営学部で保険業界について学び、特に保険事務の重要性を認識しました。大学での研究テーマは「保険金支払い業務の効率化と顧客満足度の関係」で、迅速・正確な事務処理が顧客信頼につながることを学びました。また、大手保険会社でのインターンシップで、契約管理システムの使用方法や保険金請求書類の処理を経験し、保険事務の基礎知識を得ました。
私は御社のお客様ファーストの業務運営方針に深く共感しています。入社後は、まず契約管理や保険金支払い業務の基本的なスキルを確実に習得したいと思います。将来的には、データ入力の効率化や事務処理のミス防止策の提案など、業務改善にも携わりたいと考えています。御社の事務品質向上と、お客様へのサービス改善に貢献できるよう、努力してまいります。
③不動産事務
不動産事務の志望動機
私は御社の事務部門への入社を希望いたします。正確な事務処理を通じて、お客様の大切な住まい探しをサポートしたいと考えたからです。
私は社会学部で都市計画を学び、特に不動産業界に興味を持ちました。卒業研究では「高齢化社会における理想的な住環境」をテーマに取り組み、多様な住宅ニーズへの対応が重要だと認識しました。また、不動産仲介会社でのアルバイトで、物件情報の管理や契約書類の作成補助を経験し、正確な情報管理の重要性を学びました。
私は御社の「お客様の夢を形に」というモットーに深く共感しています。入社後は、まず物件管理システムの操作や契約書類の作成など、基本的な事務スキルを確実に身に付けたいと思います。将来的には、不動産に関する法規や税制の知識も深め、お客様により適切なアドバイスができる事務スタッフになりたいと考えています。御社の業務効率向上と顧客満足度アップに貢献できるよう、日々精進してまいります。
④医療事務
医療事務の志望動機
私は貴院の医療事務職として働くことを志望いたします。正確な事務処理を通じて、患者様の安心な診療をサポートしたいと考えたからです。
私は健康科学部で医療制度について学び、特に医療事務に関心を持ちました。大学では「医療事務のデジタル化と患者満足度の関係」をテーマに研究し、効率的な事務処理が医療の質向上につながることを学びました。また、診療所でのインターンシップで受付業務や保険請求事務を経験し、医療事務の基礎知識を得ました。
貴院の地域医療に貢献しようとする姿勢と、最新の医療技術の導入に向けた取り組みに心を打たれました。入社後は、まず医療保険制度の知識を深め、レセプト作成や診療報酬請求などの基本的なスキルを確実に習得したいと思います。将来的には、医療情報システムにも精通し、院内の業務効率化にも貢献できる医療事務のスペシャリストを目指したいと考えています。
⑤介護事務
介護事務の志望動機
私は貴施設の事務職として働くことを志望いたします。正確な事務処理を通じて、入居者様とそのご家族の安心な生活をサポートしたいと考えたからです。
私は社会福祉学部で高齢者福祉について学び、特に介護サービスの質向上に関心を持ちました。卒業研究では「介護記録のデジタル化と介護品質の関係」をテーマに取り組み、適切な情報管理が介護サービスの向上につながることを学びました。また、デイサービスセンターでのボランティア活動を通じて、介護現場の実態や事務作業の重要性を認識しました。
貴施設が取り組むICT活用による業務効率化に、強く興味を持っています。入社後は、まず介護保険制度の理解を深め、請求事務や記録管理などの基本的なスキルを確実に習得したいと思います。将来的には、介護ソフトウェアの活用にも積極的に取り組み、職員の方々の負担軽減と入居者様へのサービス向上に貢献できる事務スタッフを目指します。貴施設の「その人らしい暮らしの支援」という取り組みを、事務の側面から支えていきたいと考えています。
⑥薬局事務
薬局事務の志望動機
私は御社の薬局事務職として働くことを希望いたします。正確な事務処理を通じて、患者様の健康維持と薬剤師の業務をサポートしたいと考えたからです。
私は生命科学部で薬学基礎を学び、特に地域医療における薬局の役割に興味を持ちました。大学では「かかりつけ薬局の普及と患者満足度の関係」をテーマに研究し、適切な服薬指導と効率的な薬局運営の重要性を認識しました。また、調剤薬局でのアルバイト経験を通じて、保険請求事務や在庫管理の基礎を学びました。
御社が推進する「健康サポート薬局」の取り組みに深く共感しています。入社後は、まず調剤報酬請求の知識を深め、レセプト作成や在庫管理など基本的な業務スキルを確実に習得したいと思います。将来的には、薬局経営の効率化にも貢献できるよう、経営分析や業務改善の知識も身に付けたいと考えています。御社の地域に根ざした健康支援活動を、事務の側面からしっかりとサポートしていきたいと思います。
⑦学校事務
学校事務の志望動機
私は貴校の事務職員として働くことを希望いたします。教育現場を裏側から支え、生徒たちの学びやすい環境づくりに貢献したいと考えたからです。
私は経営学部で組織運営について学び、特に教育機関の管理体制に興味を持ちました。大学では「学校運営における事務部門の役割」をテーマに研究し、効率的な事務処理が教育の質向上に不可欠であることを学びました。また、学生課でのアルバイトを通じて、学校事務の基礎や教職員との連携の重要性を認識しました。
貴校の「生徒一人ひとりの可能性を伸ばす」という教育方針を、事務の側面から支えたいと考えています。入職後は、まず学校会計や文書管理など基本的な業務スキルを確実に習得したいと思います。将来的には、教育関連の法規にも精通し、教職員の方々が教育に専念できるよう、事務面から全面的にサポートできる人材を目指します。
⑧図書館事務
図書館事務の志望動機
私は御社の図書館事務職員として働くことを志望いたします。正確な事務処理を通じて、利用者の方々の知的好奇心をサポートしたいと考えたからです。
私は文学部で図書館情報学を学び、特に図書館サービスの発展に関心を持ちました。卒業研究では「図書館サービスのデジタル化と利用者満足度の関係」をテーマに取り組み、効率的な運営と利用者ニーズへの対応の重要性を学びました。また、大学図書館でのアルバイト経験を通じて、蔵書管理や貸出業務の基礎を習得しました。
御社が運営する図書館が推進する「地域の知の拠点」としての取り組みに強く共感しています。入社後は、まず図書館システムの操作や資料の分類・目録作成など、基本的な業務スキルを確実に身に付けたいと思います。将来的には、図書館イベントの企画運営にも携わり、利用者の方々の多様なニーズに応えられる職員を目指します。御社の図書館サービスの向上に、事務の側面から尽力してまいります。
⑨貿易事務
貿易事務の志望動機
私は御社の貿易事務部門で働くことを希望いたします。正確な事務処理を通じて、グローバルなビジネス展開をサポートしたいと考えたからです。
私は商学部で国際貿易について学び、特に貿易実務に興味を持ちました。大学では「電子化時代の貿易手続きと業務効率化」をテーマに研究し、適切な書類管理と円滑なコミュニケーションの重要性を学びました。また、貿易会社でのインターンシップを通じて、輸出入書類の作成や通関手続きの基礎を経験しました。
私は御社の「世界をつなぐビジネスの懸け橋」というビジョンに深く共感しています。入社後は、まず貿易実務の基本的なスキルを確実に習得し、通関書類の作成や為替管理などの業務に取り組みたいと思います。将来的には、貿易英語力も磨き、海外取引先とのスムーズな連絡調整ができる人材を目指します。また、最新の貿易管理システムにも精通し、業務の効率化と正確性の向上に貢献したいと考えています。
⑩IT事務
IT事務の志望動機
私は御社のIT事務部門で働くことを希望いたします。いまやネットワークが欠かせない時代になっているなかで、ITのスキルを磨きながらもサポートに回れる仕事がしたいと感じているからです。
私は情報科学部でITスキル全般について学び、特にデータ構造とアルゴリズムに興味を持ちました。また、プライベートでは友人とアプリ開発をしながら、ITスキルを駆使して周囲をサポートする役割を担っていました。
私は御社の「ITの力でビジネスの常識をひっくり返す」というビジョンに共感し、いまこの場にいます。入社後は、現在もっているITへの知識を活用し、システム運用の保守だけでなく、社内文書の作成などの仕事を積極的に受けていこうと思っています。将来的には、私が後ろにいれば安心だと言われるくらいの包括的なIT事務スキルを身に付けて、社会に変革を起こす一員になりたいです。
事務職の志望動機でやってはいけない2つの注意点
志望動機を作成する際には、書くべき内容を充実させることも重要ですが、一方で避けるべき項目を知っておくことも同じくらい必要です。ここからは、事務職の志望動機を書くうえで特に注意した方が良いポイントを2つ紹介します。
これらのNGポイントに気を付けながら、より説得力のある志望動機を作成し、自分が事務職に適した人材であることを効果的にアピールしましょう。
①抽象的でイメージしづらい表現を避けてなるべく具体的にする
志望動機では具体的な表現を心掛けることが最も重要です。「頑張ります」「貢献したいです」といった抽象的な表現では、どのように頑張るのか、どのように貢献するのかが不明確で、読み手の印象に残りづらくなってしまいます。
「大学でのグループワークで培った調整力を活かし、部門間の連絡をスムーズにおこないます」「アルバイトで身に付けた正確な数値管理のスキルを、経費精算業務に活用します」といった形で、自身の経験と結びつけた具体的な表現を用いましょう。
②ほかの職種の方が向いていそうだと判断されそうな内容は避ける
企業研究を通してその会社の商品やサービスに憧れた結果、事務職としての志望動機から逸れてしまう場合があります。たとえば「御社の◯◯が素晴らしいと感じているため、自分も新しい商品企画に携わりたい」という内容は企画職向けに見え、また「お客様と直接話をして、たくさん商品を売りたい」という内容では営業職向けの内容となってしまいます。
事務職の業務内容で貢献できることを考え、最大限アピールすることを心掛けましょう。文書作成能力や顧客との気持ち良いコミュニケーションを取るスキル、複数のタスクを的確にさばいてきた経験などがおすすめです。
事務の志望動機には自分の強みやスキルをしっかり盛り込みアピールしよう
事務職の志望動機を書く際には、自分の強みやスキルを具体的に盛り込むことが重要です。学生生活やアルバイトでの経験を、事務職に必要な能力と結び付けて説明しましょう。また、志望する企業の特徴や課題を丁寧に分析し、自分が実際どのように貢献できるかをイメージしておけば、より説得力のある志望動機を作成できるでしょう。
本記事では実際に事務職の内定を獲得した先輩たちのリアルな声も数多く掲載してきました。それらの意見も参考にしながら、熱意と適性がしっかりと伝わるような、自分だけの志望動機を作成してみてくださいね。
私が志望動機で強くアピールしたのは、事務職に必要なPCスキルがあるという点です。アルバイト先での事務経験をもとに、ExcelやWord、PowerPointのスキルを最大限にアピールしました。大学時代にITを専攻しており、特にExcelでのデータ分析技術には自信があったので、そこを強調しました。
また、事務職ではコミュニケーション能力も重要だと認識しています。大学で培った優先順位の判断力や情報共有能力、文章構成力をESで強調し、具体的には、研究時の「書き込み表」作成や論文執筆の経験を挙げ、これらのスキルを志望企業で活かしたいと述べました。
データ分析に関するスキルで入社意欲をアピールした
面接では、プログラミングを活用したデータ分析能力を強みとしてアピールしました。「昨今、どの業界、どの分野でもデータ分析の技術が求められています。私はデータ分析に関する専門的スキルを大学で修得しました。御社でこの技術を活かして活躍し、成長していきたいと考えています」と述べ、自身の専門性と成長意欲を強調しました。
これらの経験とスキルを通じて、事務職としての適性と、会社への貢献意欲を表現できたと思います。