会社を円満に退職するなら伝え方・タイミングが肝心！経験者を参考にしよう
会社に退職を伝えようと思いつつも「どう伝えれば良いのかわからない」「上司や同僚とトラブルになったらどうしよう」と悩んでいるのでいる人もいるでしょう。退職の伝え方やタイミングがわからないと、思い切って退職を伝える勇気も出てこないですよね。
この記事では、先輩たちの経験を交えて、会社を円満に退職する手順や伝え方、タイミングを解説します。実際に先輩たちが退職時に伝えた内容や、準備すべきものも解説するので、参考にしながら退職の準備を進めましょう。
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どんな手順で退職を進めた？ 退職経験者に聞いてみた
いざ退職を決意しても、「どのような手順で進めれば良いのだろう」と疑問に思うのではないでしょうか。
ここでは、退職するために必要な手続きを解説します。退職したい意向を伝える前に、おおまかな3つのステップを把握しておきましょう。実際に退職を経験した先輩たちにも、必要だった手続きを聞いたので、参考にしてくださいね。
当時は手続きなど詳しく知らなかったので、有休消化に入ってすぐハローワークの窓口に行き流れを教わりました。 そこで失業保険や再雇用手当についても知り、必要な説明会の予約などもおこないました。 そこから次の職場が決まるまでは、失業保険を給付いただくため、定期的にハローワークを訪れ、転職活動状況を報告していました。
もしかするとまだ「退職や転職が不安……」と悩んでいる人もいるでしょう。その場合は、以下の記事で先輩たちの経験を参考にすれば、怖さを乗り越えられますよ。
ステップ①｜退職の意思を伝える（1〜3ヵ月前）
退職を伝えるタイミングに明確な決まりはありませんが、一般的には退職予定日の1〜3ヵ月前が良いとされています。
円満退職のためには、就業規則に従って伝え、会社側が十分に準備できる時間を作ることが大切です。自分自身も、引き継ぎや手続きに余裕を持って取り組めます。
企業によっては、退職の理由を知るために、上司との面談が必要な場合もあるでしょう。上司との面談後は、人事部にも伝える必要があります。さらに退職の手続きや仕事の引き継ぎも必要となるため、尚更余裕を持って伝えたほうがベストです。
転職を伝えるタイミングは、以下の記事でも解説しています。退職を伝える時期や、準備すべきことなども参考にしてくださいね。
ステップ②｜退職に必要な書類を準備する（1ヵ月〜2週間前）
退職の意思を伝えたあとは、必要な書類の準備に取り掛かります。この作業は、退職予定日の1ヵ月〜2週間前までにはじめられると、焦らずに済むでしょう。
詳細は後述しますが、準備する書類には、退職届や健康保険資格喪失書などがあります。人事部から指示があったり、フォーマットが用意されていたりするので、確認しておきましょう。
また、退職証明書や源泉徴収票の受け取りも必須です。退職後の手続きで提出が必要となるため、忘れずに受け取ってくださいね。
ステップ③｜仕事の引き継ぎをおこなう（1ヵ月前〜）
仕事の引き継ぎは、退職の1ヵ月前頃からはじめるのがおすすめです。1ヵ月あれば、時間をかけて引き継ぎできるため、後任者の負担も減らせます。
仕事をスムーズに引き継ぐために、業務マニュアルや連絡先リストなど、必要な情報をまとめておきましょう。後任が決まっている場合は、直接指導する時間の確保も必要です。
また、取引先がある場合は、取引先に後任者を紹介する時間を作れると丁寧でしょう。
退職の伝え方編①｜皆は何て伝えた？ 退職者の本音と建前を聞いてみた
退職の意思を伝える際、円満に退職するために本音は伝えない方が良いのではないかと考える人もいるでしょう。
実際皆がどのように退職の意思を伝えていたのか、退職経験のある先輩たちに聞いてみました。退職の意思を伝えたタイミングも聞いたので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
退職の意向は、何日前に伝えましたか？
約2ヵ月半前に会社へ伝えました。結果としてベストな判断だったと自分で考えています。その理由は、お客様や業務の引き継ぎの時間がしっかり確保できたからです。また自分の有給休暇もすべて消化できました。
1ヵ月半前がベストだなと思います。2〜3ヵ月前だと退職までの期間が長すぎて気まずいですし、1ヵ月だと退職の日が案外すぐ来てバタバタしてしまうと思います。直前の報告だと社内に迷惑をかけてしまうので、その間を取って1ヵ月半がベストな印象でした。
2ヵ月前くらいに伝えました。私は辞める前に正社員からバイトに切り替えました。そのときから今後のライフプランを上司に伝えていて、辞めると実際に決めてからお話ししました。私的には、引き継ぎなどもあるので良いタイミングだったと思っています。
退職理由の本音と実際に伝えた建前は何でしたか？
「休みが少なく、ワークライフバランスが良くない」という理由で転職を決めました。ですが会社には「会社経営に携わりスキルアップしたい」という理由を全面に出し、退職を伝えました。
私の場合は上司との人間関係が良くなく、メンタルが崩壊していたのでいち早くその会社から離れる必要がありました。そのため、正直に話をして余計に長引くのを防ぎました。 「もうその会社にいることすら厳しい。その上司と同じ会社なのが嫌だ」と伝え、相手に引き止める余地を与えずに言い切りました。
実際には身体もしんどく長く続ける仕事じゃないと感じていましたが、タイミングよく結婚することになり、それを理由に伝えました。やはりおめでたいことなので「辞めるのは仕方ないね」という感じでした。
円満に会社を退職できる伝え方のポイント
退職を考えている人の中には、「どうすれば円満に退職できるのだろう」と思っている人もいるでしょう。できるだけ角が立たない伝え方で、スムーズに退職したいですよね。
そこで、企業で勤務した経験がある先輩たちに、どのような退職理由なら嫌な感じを受けないか聞いてみました。退職理由を考えるヒントにしてくださいね。
退職を伝えられた経験がある人は、嫌な感じを受けなかった退職理由を、退職を伝えた人は円満に退職を受け入れてもらえた退職理由を教えてください！
退職する旨を伝えたことがありますが、早く会社へ伝えることが、相手に対して嫌な気分にさせない秘訣だと思います。 ギリギリになればなるほど、人員増減や担当割り振りなど会社へ迷惑がかかるので決めたら早く伝えることがおすすめです。
「なんとなく退屈で面白くないから辞める」みたいな感じを出してしまうと、ただの逃げだと思われて嫌な感じを受けます。もし理由が明確でなくても、はっきりと辞めることを伝えて期限を決めるというのが大事なのではないでしょうか。
辞める理由が会社への文句のようになると、嫌な感じがするかなと思います。私は結婚をきっかけに辞めると伝えたので、特に嫌な感じはなく「ここで働いていてすごく楽しかった」と伝えていました。
退職を伝えるときの切り出し方のポイント
いざ退職の意思を伝えようとしても、「いつ切り出せば良いのだろう」と疑問ですよね。
そこで退職経験がある先輩たちに、どのように上司に切り出したのかを教えてもらいました。思い切って伝えられるように、切り出せたきっかけを参考にしましょう。
どのように退職することを上司に切り出しましたか？
上司と2人のときに「今度お時間がある時にお話ししたいです」と伝えました。まず上司に相談しないとはじまらないので、長引かせないためにも思ったときに行動することを心掛けましたね。
次の転職先から内定をもらい、家族に相談したらすぐに上司に伝えました。家族と話し合いをし、転職しようと心に決めたらすぐに上司に報告することがポイントだと思います。
少し察してもらうのが一番良い方法だと思います。「周りから噂を聞いた」とか「最近様子がおかしいな」と思ってもらってから、上司に心の準備をしてもらうやり方を実践していました。
ここではリアルな意見を紹介しましたが、以下の記事でも退職の切り出し方を解説しています。実際に退職の意思を伝えた先輩たちが感じた、ベストな退職の切り出し方や注意点も押さえておきましょう。
退職の伝え方編②｜例文6選！ 経験者のリアルな伝え方も紹介
退職理由は考えられても、「実際にどのような伝え方をすれば良いかわからない」と悩むのではないでしょうか。次の転職先が決まっている場合や、未定の場合などによっても、伝え方が変わるため迷いますよね。
ここでは、退職経験がある先輩たちの、実際に報告したときのリアルな伝え方を紹介します。退職先が決まっている場合や未定の場合、独立する場合の3パターンを紹介するので、参考にしてくださいね。
もし何がしたいのかわからず、転職先が未定で悩んでいる場合は、以下の記事がおすすめです。先輩たちの体験談を参考に、やりたいことを見つけてみましょう。
退職理由別：会社に退職を伝えるときの例文3選
まずは、転職先が未定の状態で、退職の意思を伝えた場合のセリフを教えてもらいました。伝え方のポイントも聞いたので、参考にしてみてくださいね。
会社に退職の旨を伝えたときのセリフを教えて！
私は新卒で入った会社を1年半で退職したのですが、当時はあまり建前というものをわかっていませんでした。そのため悩んでいた人間関係や業務内容についてありのまま伝え、退職を申し出ました。話した内容は以下のような形です。
「ご相談があるのですが、退職したいと考えています。以前から新人社員や特定の人をターゲットにした悪口などが女性社員を中心に蔓延しており、自分がターゲットでなくても毎日息苦しく働きにくさを感じていました。また、もっと仕事を頑張りたいという気持ちがあるので、性別でチャンスが限られない環境に行きたい気持ちもあります。1年下の子の研修も終わり、私の手を離れたため、次が決まっているわけではないですが、このタイミングで退職したいです」
当時は「同じ理由で辞める人が今後いなくなれば良いな」と思い、赤裸々に話すことを意識していたのですが、今思えば「赤裸々すぎたかな」とも思います。今同じように退職を伝えるのであれば、次にやりたいことについて語るなど前向きな事情をメインで伝え、退職を願い出るかなと思います。
転職先が決まっている場合
転職先が決まっている場合、明確な理由を伝えられるため、スムーズに退職の意思を伝えやすくなります。転職先を伝える場合は特に、現在の会社への感謝の気持ちも忘れずに伝えることが大切です。
転職先が決まっている場合の例文
お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。実は私事で恐縮ですが、退職のご相談のために、本日予定を入れさせていただきました。
以前から〇〇業界に興味があり、転職を決意いたしました。ご縁があり、次の転職先も決まっております。
これまで3年間、多くのことを学ばせていただき、心から感謝しております。新しい環境でも、さらに経験を積み成長したいと考えています。〇〇さんにはお世話になったため、心苦しい思いもあるのですが、ご理解いただけますと幸いです。
1ヵ月ほどで、引き継ぎや取引先への挨拶は完了できそうです。来月末での退職に同意いただきたいのですが、いかがでしょうか。
円満に退社できるよう、感謝の気持ちを伝えられている例文です。一方的に退職を伝えるのではなく、希望を伝えているため、角が立たない伝え方ができていて良いですね。
また、引き継ぎにかかる期間も明確なため、退職時期の同意も得られやすいでしょう。
転職が未定の場合
転職先が未定の場合は、自己成長や挑戦を理由にするのが無難です。将来のキャリアプランと併せて伝えられると、説得力も増すでしょう。
転職が未定の場合の例文
お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。本日は私事で恐縮ですが、退職のご相談をさせていただきたく、お時間をいただきました。
入社して1年間の短い期間でしたが、多くの経験を積ませていただき、心から感謝しております。その中で、自身のキャリアについて真剣に考える機会があり、新たな挑戦をしたいと思うようになりました。
具体的な転職先は未定ですが、これまでの経験を活かしつつ、さらに成長できる機会を探したいと考えております。〇〇さんには大変お世話になり、このようなお話をするのは心苦しいのですが、ご理解いただけますと幸いです。
急なお話のため、2ヵ月後の月末での退職をお願いできればと思っています。いかがでしょうか。
転職先が決まっていない分、前向きな理由で退職を希望していることを伝えています。今後のキャリアを真剣に考えた結果だと伝われば、理解を得やすくなるでしょう。
転職先が未定の場合、働きながら転職活動をする場合の対策もチェックしておきましょう。以下の記事で解説しています。
もし転職先が決まらなくて不安な場合は、以下の記事も併せて読んでみてくださいね。
転職活動では、転職の軸が定まっていたほうがスムーズに内定を獲得できます。以下の記事を参考に、考えてみてくださいね。
独立・フリーランスになる場合
独立やフリーランスへの転職が理由で退職する場合は、会社での経験が役立ったことを伝えると、悪い雰囲気になるのを避けられるでしょう。
とはいっても、独立やフリーランスは大きな決断です。場合によっては、決断を心配して引き止められるかもしれません。しかし引き止められても、退職の意思が固まっているならはっきりと気持ちを伝えましょう。
独立・フリーランスになる場合の例文
お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。本日は私事で大変恐縮ですが、退職のご相談をさせていただきたく、お時間をいただきました。
実は、かねてから描いていた独立の夢を実現するため、退職を決意いたしました。これまで4年間、多くの経験と学びをいただいたことにとても感謝しています。
〇〇さんをはじめ、多くの方々にご指導いただいたからこそ、独立という道を選択する勇気を持つことができました。ここで得た知識とスキルを活かし、フリーランスとして新たなチャレンジをしたいと考えています。
引き継ぎや取引先への挨拶など、しっかりと対応いたします。つきましては、3ヵ月後の月末での退職をお願いしたいのですが、いかがでしょうか。
独立することと、会社での経験への感謝を素直に伝えられています。前向きな退職理由で、円満に退職できるでしょう。
伝える相手別：会社に退職を伝えるときの例文3選
「同僚や部下に伝える場合は、フランクに伝えても良いのかな」「取引先にはどう伝えれば良いんだろう」など、伝える相手の受け取り方などを考えて、悩んでいる人もいるでしょう。
そこで、先輩たちに退職を伝える相手別に、どのように退職を申し出たのかを教えてもらいました。まずは、上司に退職を伝えた際の体験談を見てみましょう。
転職先が決まり、退職することを決めたので、当時配属をしていた営業所の店長と副店長のお二人にお時間をいただきました。
「家族はどう言っているのか」「次に行く会社は決まっているのか」ということを聞かれたので、どちらも転職に前向きであることを伝えながら、正直に答えていたため、「周りも転職に前向きな姿勢であること」「正直に答えること」がポイントだと思っています。
その後、担当のお客様や業務内容の引き継ぎはしっかりおこなう旨、有給休暇はすべて取得する旨を伝えたら、「残り期間悔いのないように業務してほしい」と退職を受け入れてもらえました。
同僚や部下への伝え方は、上司や取引先と比べて、比較的フランクな関係だからこそ迷いますよね。先輩たちのセリフを参考に、考えてみましょう。
近しい人に退職を伝える際は、ランチに誘って個人的に伝えるようにしていました。それ以外に、仕事上でかかわりのある人へ退職を伝える際は、上司に相談した上でミーティングなどの場を借り全体にお伝えしましたね。全体に伝えた内容としては、下記のような内容です。
「お時間いただいてありがとうございます。個人的な話で恐縮ですが、◯月末をもって退職することになりました。◯日が最終出勤日になりますので、それまでの期間で引き継ぎなどさせていただければと思っています。ご負担をかけてしまうことになり申し訳ありませんが、よろしくお願いします。引き継ぎをさせていただく方には、後ほど改めてお声掛けさせていただきます」
退職時期や引継ぎの旨をしっかりと伝えることが大切だと思います。
最後に取引先への伝え方も教えてもらいました。退職しても企業との取引は継続するからこそ、円満に伝えたいですよね。実際に先輩たちが伝えた内容や、ポイントを参考にしてください。
取引先のお客様の数が多く、メールでしかご挨拶できなかった人へ向けたメールの内容です。
「私事で恐縮ではございますが、このたび一身上の都合により、〇月〇日をもって退職する運びとなりました。お世話になりましたことを、心よりお礼申し上げます。本来ならば直接ご挨拶申し上げるべきところですが、メールでのご連絡となりますことをお詫びいたします。本当にありがとうございました。後任は〇〇という者が務めさせていただきますので、改めて〇〇よりご連絡いたします」
メールでの連絡になってしまったお詫びをしつつ、後任の人を伝えることで取引先の人が余計な心配をしないように心掛けていました。
ここからは例文も紹介します。あわせて確認してみてくださいね。
上司や人事部に伝える場合
上司や人事部に退職を伝える際は、礼儀正しく、かつ明確に退職の意思を伝えましょう。上司や人事部は、今後の退職の手続きでもかかわるため、濁すような言い方は誤解につながるため注意が必要です。
まず、面談の時間を作ってもらうことからはじめましょう。突然報告するのは避け、話し合いできる時間の確保が大切です。
上司や人事部に伝える場合の例文
お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。本日は私事で恐縮ですが、退職のご相談をさせていただきたく参りました。
3年間、〇〇さん（上司・人事部の人）には多くのことを教えていただき、成長の機会をいただいたことに深く感謝しております。その経験を活かし、新しい業界に挑戦したいと考え、退職を決意いたしました。
つきましては、2ヵ月後の月末での退職をお願いしたいのですが、いかがでしょうか。それまでに、引き継ぎや取引先へのご挨拶を済ませておきます。
上司への感謝を伝えつつ、前向きな退職理由を伝えられています。そのあとの退職手続きを円満に進めるためにも、会社や上司の不満を伝えるなどは避けましょう。
同僚や部下に伝える場合
同僚や部下に退職を伝えるときは、噂が独り歩きしないように、上司や人事部へ報告したあとに伝えましょう。個別に伝えるのは大変なため、正式に退職が決まったあと、全員に報告する時間を設けてもらうのがおすすめです。
同僚や部下に伝える場合の例文
皆さん、お忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。実は私事で恐縮ですが、来月末で退職することになりました。
これまで一緒に働けたことを心から感謝しています。引き継ぎや今後の対応は、後ほど個別でお伝えします。
残りの期間も、今までと変わりなく真剣に業務に取り組みますので、よろしくお願いいたします。
一緒に働いてきた仲間としての感謝を伝えられている例文です。また、仕事を引き継ぐ同僚や部下が不安を感じないよう、今後の対応や引き継ぎについて、配慮できている点も良いですね。
取引先に伝える場合
取引先への退職の連絡は、会社の方針に従いましょう。一般的に、上司や担当部署と相談してから、タイミングや伝え方を決めます。後任者が決まってから、一緒に挨拶へ行くケースもあるでしょう。
取引先に伝える例文
いつもお世話になっております。私事で大変恐縮なのですが、今月末をもちまして退職することとなりました。
〇〇様には、何かとお力添えをいただき、ありがとうございました。後ほど改めて後任者の紹介を兼ねてご挨拶させていただく予定ですが、差し当たり後任の〇〇が担当させていただきます。引き続きよろしくお願いいたします。
後任者を伝えることで、取引先の不安を払拭できている例文です。可能であれば、後任者と一緒に挨拶に伺えれば、より安心してもらえるでしょう。
必要書類の準備編｜6つの書類を準備しておこう
会社を退職する際には、事前に用意が必要な6つの書類があります。どのような書類がいつまでに必要なのかを把握して、スムーズに退職できるように準備しておきましょう。
書類によっては手元に届くまでに時間がかかるものもあるため、早めの行動が大切です。
①退職証明書
退職証明書は、退職した事実を公式に証明する書類です。
新しい就職先で提出が必要になることもあるため、受け取っておきましょう。また転職先が決まっていなかったり、次の入社までに期間が空いたりする場合は、国民健康保険や国民年金の手続きのときにも必要です。
人事部門に発行を依頼すると、即日で受け取れる企業もあれば、1週間ほどかかる場合もあります。受け取りに時間がかかることも想定して、早めに伝えておくと良いでしょう。
②源泉徴収票
源泉徴収票は、給与所得と納税額を証明する書類です。
年内に転職する場合は、転職先の経理部が年末調整をするために必要です。もし転職先に源泉徴収票を提出しないと、自分で確定申告をしなければいけない可能性があるため、注意してください。確定申告をする場合にも必要なため、受け取っておきましょう。
注意点として10月から年末にかけて退職する場合、時期によっては源泉徴収票の発行が、転職先の年末調整に間に合わない場合があります。転職先で年末調整ができない場合、確定申告が必要となるため、退職時期も考慮してください。
源泉徴収票は、退職後1ヵ月以内に会社が発行してくれます。給与担当者に伝えれば、特別な手続きなしで受け取り可能です。
③健康保険資格喪失証明書
健康保険資格喪失証明書は、会社を退職して健康保険の加入資格を失ったことを証明する書類です。
国民健康保険に加入する場合は、退職日の翌日から14日、任意継続被保険者制度を利用する場合は20日以内に加入手続きが必要なため、必ず準備しておきましょう。
任意継続被保険者制度を利用すると、退職前の健康保険に引き続き加入できます。扶養家族がいる場合、その家族も引き続き同じ健康保険に加入できるメリットがあります。しかし、継続には期限があるため、注意が必要です。金額負担が軽い方を選ぶと良いでしょう。
健康保険資格喪失証明書は、退職してから、最短で退職日の翌営業日に受け取れます。しかし、企業によっては1週間ほど時間がかかるケースもあるため、余裕を持って申請してくださいね。
④雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明する書類です。勤務先が変わっても引き継がれる、被保険者番号が記載されています。
雇用保険被保険者証は、再就職して入社する場合や失業給付の受給、教育訓練給付金の申請などで必要です。
受け取り方として、一般的には退職時に渡されるケースが大半です。企業によっては、源泉徴収票や離職票など、ほかの書類と一緒に郵送するケースもあるため、あらかじめ確認しておきましょう。
もし紛失した場合でも、会社を管轄するハローワークで申請すると、再発行が可能です。しかし、再発行は時間がかかる場合もあるため、大切に保管してくださいね。
⑤基礎年金番号通知書
基礎年金番号通知書は、国民年金の被保険者だと証明する書類です。年金手帳の代わりとして、年金に関する手続きや再就職で厚生年金に加入するときに必要です。
20歳になった際に、日本年金機構から自動的に交付されているため、手元にないか確認してください。もし基礎年金番号通知書を紛失した場合は、年金事務所の窓口に、本人確認書類を持参すれば、比較的早く交付されます。
基礎年金番号通知書は、これからも必要な書類のため、大切に保管しておきましょう。
⑥離職票
離職票は、失業給付を受け取るために必要な書類です。失業給付金を受け取る予定がある、ないにかかわらず、何があっても良いように受け取っておきましょう。
離職票は、退職日から約2週間後に郵送で届きます。あらかじめ、退職時に会社へ発行を依頼しておきましょう。もしも離職票を紛失してしまった場合は、ハローワークで再発行できるため、安心してくださいね。
また、国民健康保険に関する手続きでも必要になりますが、退職証明書でも代用可能です。
仕事の引き継ぎ編｜円満退職につながるスムーズな引き継ぎ方を伝授
会社を円満に退職するために重要なのは、退職理由の伝え方やタイミングだけではありません。スムーズな引き継ぎも大切です。
では、円満退職につなげるために、引き継ぎではいつから何を意識すれば良いのでしょうか。実際に退職時に引き継ぎを経験した先輩たちに、どの時期からはじめて、どの程度引き継ぎを完了させたのかを聞いてみました。
円満退職に向けて意識したことを教えて！
引き継ぎでは、取引先の担当者とのアポイント、後任とのスケジュール調整が何より大切になってきます。
取引先にお伺いしても直接担当者様とお会いできなかったり、後任と同行できず自分1人でご挨拶に行ってもあまり意味がありません。
そのため、いかに人とのアポイント、スケジュール調整がうまく行くかがスムーズに後任スタッフへ引き継ぎ、円満退社ができるかのポイントです。自分の場合は退職を上司に告げてからは電話でアポイントの調整をひたすらおこなっていました。
私はストレッチトレーナーで自分のお客様がついていました。そのため、辞める2ヵ月ほど前からお店に来ていただいたお客様に「こういう理由で退職することになりました。次はこのトレーナーに引き継ごうと思いますが、一度やってみて違うトレーナーが良いと思えば全然変えてもらって大丈夫です」と声をかけていました。
ほかのトレーナーにはそのトレーナーに合いそうなお客様を選んで、お客様の体の調子やこれまでの記録、どんな人なのかをすべて紙にまとめて渡していました。その期間にお店に来れなかったお客様には電話で伝えて、最後の来店時にストレッチさせてもらっていました。
私が完全にいなくなっても問題がないよう、口頭の引き継ぎだけではなく詳細なマニュアル・引き継ぎ資料を作り、後任にお渡しするようにしていました。
引き継ぎ期間はおおよそ1ヵ月程度で、作業はできるだけ実際のものを一緒にやってみる時間を取り、お客様などを引き継ぐ場合は、その人のキャラクターや特徴、エピソードなどを詳細にお伝えしました。
また、万が一の引き継ぎミスに備え、何か不足があって困る状況になってしまったら、いつでもLINEやお電話をください、と声をかけるようにしています。
①自分の業務範囲の整理と後任者の決定
まずは自分の業務範囲を整理しておけば、どのような業務を引き継ぐべきかがわかりやすく、漏れのない引き継ぎができます。
業務範囲の整理方法
- 日頃おこなっている業務をリストアップする
- 定期的に発生する業務（月次、四半期、年次など）もリストアップする
ちょっとした業務でも引き継ぎをするようにしましょう。「当たり前」「全員知っている」と思っている業務でも、意外と重要な業務だったり知らなかったりするケースがあるためです。
業務範囲を整理できたら、後任者も決めておきましょう。一般的に、後任者は上司が決定します。
後任者が複数人いる場合は、それぞれの引き継ぎの進捗を管理できるよう、チェックリストを作っておくとスムーズに進められますよ。
②引き継ぎスケジュールを設定
引き継ぎでは、退職日から逆算してスケジュールを設定しておくと、スムーズに進められます。後任者が部下や入社して間もない場合は、知識や経験が乏しく理解に時間がかかることも考慮しておきましょう。
引き継ぎのスケジュールの設定方法
- 全体の引き継ぎ期間を決める
- 各業務で引き継ぎに必要な時間を見積もる
- 優先順位を付けて、日程を割り当てる
急な業務で引き継ぎ日が遅れても対応できるよう、余裕を持ったスケジューリングが大切です。退職月の最終週は、予備日として設定しておくと、柔軟に進められるでしょう。
③引き継ぎ資料の作成
スムーズに引き継ぎをするためにも、資料を準備しておきましょう。会社を退職したあと、後任者が一人でも業務ができるよう、わかりやすい資料が必要です。
引き継ぎ資料に含めるべき内容
- 業務の概要と目的
- 具体的な作業手順
- 使用するツールやシステムの操作方法
- 連絡先リスト
- 定期的な業務の実施スケジュール
- よくある問題とその対処法
はじめて業務を担当する後任者もいるため、専門的な用語は噛み砕いて伝え、わかりやすい言葉で作成するのがポイントです。図や表を添付しておくと、理解しやすいでしょう。
資料を作成したら、上司や同僚に確認してもらい、抜け漏れやわかりづらい箇所がないか確認できるとベストです。
④引き継ぎの実施
引き継ぎ資料が完成したら、実際に引き継ぎをはじめましょう。具体的な業務や注意点を伝える前に、業務の目的や全体の流れを説明できると、理解してもらいやすくなります。
具体的な業務では、作成した資料だけでなく、実際の作業を見せながら解説できると親切です。そのあと、後任者に作業を実践してもらえば、理解度も確認できます。
引き継ぎでは、一度に多くの情報を詰め込みすぎないように注意が必要です。後任者によっては、経験や知識レベルが追いついていない場合もあるため、相手の状況に合わせて伝え方を調整してください。
引き継ぎができたら、進捗を記録し、上司にも報告しておきましょう。
⑤後任者のフォロー
引き継ぎが一通り終わっても、後任者が完全に業務を把握するまでには時間がかかります。会社を退職するまでの間、フォローをしてあげましょう。
業務の理解度や疑問を確認し、必要に応じて引き継ぎ資料に追加できると親切です。また、実践的な場で身に付く業務もあるため、可能な限り業務を任せてみるのも良いでしょう。
さらに必要に応じて、同じ業務を理解している上司や同僚を紹介しておくと、退職後に後任者が困らずに済みます。
公的な手続き編｜退職後も5つの手続きを進めよう
「会社を退職したあと、年金や健康保険の手続きは必要なのかな」「いつまでに、何を進めれば良いかわからない」と疑問に思う人も多いでしょう。会社を退職したあとも、公的な手続きが必要です。
ここでは、退職後に必要な5つの手続きを解説します。先輩たちにも、退職後にいつどのような手続きをしたのか、時系列で教えてもらったので参考にしてくださいね。
退職にあたりどんな手続きをした？ またどんな流れで退職した？
自動車ディーラーの営業職で新卒で就職し、7年働き、他業界へ転職しました。
最初にしたのは、退職届けの提出です。会社指定のものがあったので記入し、一緒に保険証と資格証の返却書類や、確定拠出年金の解約手続きをしました。また、個人情報の持ち出しを禁止する誓約書などの手続きもしました。
その後は新しい会社で使用する社員証の証明写真や保険証を用意し、次の会社が確定拠出年金がなかったので、自分でiDeCoの手続きをしたと記憶しています。
新卒3年目の終わりに退職を決めました。まずは口頭で上司に退職する旨を伝えてます。大体引き留められたり考え直すようにいわれますが押し通しました。
その後退職届を提出して、引き継ぎ案件があれば細かく内容を伝えて引き継いでいきます。有給が残っていれば、半月〜1ヵ月ぐらい出社したあとに消化する感じで退職となりました。
退職後は、次の転職に必要書類があれば用意してもらうなどの手続きし、そのあとかかわることはありませんでしたね。
新卒で入った会社を1年半ほどで退職しました。
最初にしたことは直属の上司への報告です。その後引き止めなどもあり、退職交渉が長期化したのですが、人事に退職願のフォーマットも出していただき、それを準備したうえで改めて退職の報告をしたところ受け入れてくださいました。
具体的に退職日が決定したら、同僚に業務の引き継ぎをおこない、最終出勤日にはお世話になった部署に挨拶回りをしました。
その後有休消化に入ったのですが、制服などの備品は会社から籍が抜ける日に返しに行き、改めてお世話になった人に声をかけ、無事に退職でき安心したのを覚えています。
①健康保険を切り替え（退職後～14日以内）
会社を退職すると、社会保険の加入資格を失うため、健康保険の切り替えが必要です。切り替えができていないと、医療費を全額自己負担が必要だったり、未加入期間の保険料を追納しないといけなかったりするため、注意してくださいね。
すでに転職先が決まっている場合は、転職先の職場で新しく健康保険への加入手続きができます。そのときに、健康保険資格喪失証明書の提出も求められるため、用意しておきましょう。転職先が未定や、独立・フリーランスになる予定の場合は、国民健康保険への加入が必要です。
しかし「任意継続」といって、会社を退職しても、最長2年間は前職の健康保険に継続して加入できる制度もあるため、最適なほうを選んでください。
任意継続に加入できる条件
- 退職日までに健康保険への加入期間が、継続して2ヵ月以上ある
- かつ、健康保険の資格喪失日から20日以内に「任意継続被保険者資格取得申出書」を提出している
さらに以下の条件を満たす場合は、家族の扶養に加入でき、健康保険の納付義務がなくなります。
家族の扶養に入れる人の条件
- 健康保険の加入者に生計を維持してもらっている
- 年間収入が130万円未満であること
- 健康保険の加入者の年間収入の2分の1未満であること
それぞれ申請の期限や加入できる条件が異なるため、確認しておきましょう。
②年金を切り替え（退職後〜14日以内）
会社を退職しても年金の支払いは必要なため、年金の切り替えもしておきましょう。退職後14日以内に、該当する区分への切り替え手続きが必要です。
会社で勤務しない期間が短期間でも、手続きは必要なため注意してくださいね。
③失業保険の受給手続き（2年の時効の期間内）
失業保険を受け取りたい場合は、離職票を受け取ってから2年の時効の期間内に申請しましょう。もし離職票がまだ手元にない場合でも、最初の認定日までに提出できれば、仮手続きが可能です。
| 受給資格者 | ・離職前2年間に被保険者期間が12ヵ月以上ある人 ・倒産・解雇等による離職者 ・正当な理由のある自己都合退職者 |
| 受給条件 | ・就職の意思と能力がある ・積極的に求職活動をしている ・4週間に一度ハローワークに行き、失業認定を受けられる |
| 必要書類 | ・離職票 ・雇用保険被保険者証 ・マイナンバーカードまたは通知カード ・本人確認書類（運転免許証など） ・写真2枚（3cm×2.5cm） ・銀行の通帳（本人名義） |
| 申請場所 | 住所地を管轄するハローワーク |
| 申請期限 | 2年の時効の期間内 |
| 給付期間 | 離職日の翌日から1年間 |
④住民税の支払い方法を変更・支払い（支払い期限まで）
今まで住民税は、給料から天引きされていましたが、再就職するまでは自分で納付しなければいけません。さらに住民税の納付方法は、退職時期によって異なる点も知っておきましょう。
| 退職時期 | 原則の徴収方法 | その他の徴収方法 |
|---|---|---|
| 6月～12月 | 普通徴収 | ・一括徴収 ・再就職先での特別徴収継続 |
| 1月～5月 | 一括徴収 | 再就職先での特別徴収を継続 |
普通徴収の場合は、市区町村から送付される納付書で納付可能です。分割払いや一括払いも選択できます。一括徴収の場合は、給与や退職金からまとめて差し引かれて、退職時に納付が完了します。
⑤所得税の確定申告（翌年3月15日まで）
退職後には、状況によって所得税の確定申告が必要です。現在の状況などで変わるため、以下の表を参考に確定申告が必要か確認しておきましょう。
| 状況 | 確定申告の 必要性 |
理由 | 申告期限 |
|---|---|---|---|
| 同年内に 再就職する人 |
原則不要 | 新しい勤務先で 年末調整ができるため |
– |
| 再就職 しない人 |
必要 | 所得税の納め過ぎを 解消するため |
退職した翌年の 3月15日まで |
今だから言える！ 会社の退職で経験者たちが後悔したこと
「お世話になった会社だからこそ、後悔せずに退職したい」「今よりさらに準備を万全にして、退職したい」と考えている人もいるでしょう。
特に、同業界や同業種に転職する場合は、思わぬ場面で退職先の人と再会したりするものです。気分良く退職できた方が良いですよね。
そこで退職した経験がある先輩たちに、今思い返して「もっとこうすれば良かった」と感じた後悔を教えてもらいました。円満退社につながるポイントも聞いたので、参考にしてくださいね。
今思い返すと「こうすれば良かった」「円満に退職できたのに」と感じるポイントはありますか？
特にモメることもなく円満に退社できました。ですが「もっと早くに退社する旨を伝えれば良かった」と感じています。約3ヵ月前に退社のことを伝えて引き継ぎ、有給消化をするとなると、3ヵ月前でもスケジュール的にはいっぱいいっぱいでした。
次が決まっていない状況で退職を願い出たので、引き止めにかなりの時間と気力を使うことになってしまいました。仕事と並行しながら次の転職先を探すか、「次の転職先も、もう決まりそうだ」と初めの段階で伝えてしまえば、スムーズに退職できたのかなと思います。
メンタルに不調が起きる前に辞めれば良かったと思ったことは何度かありました。ですが、結果的にそういったことが起きたからこそ、得られたものもあったのであまり気にはしてないです。ただメンタル不調はあるよりないほうが圧倒的に良いので「早めに逃げられる勇気があれば良かったな」とは思いました。
強く引き止められ、なかなか退職の意向が通らず悩んでいる人はこちらの記事も確認してみてくださいね。
会社の退職は前向きな理由と意思の固さを伝えて気持ちよく次に進もう
会社を退職しようと決断するまでには、たくさんの葛藤や不安があったでしょう。今感じている不安や悩みは、退職を考えた人なら誰もが経験するものです。
円満に退職するためにも、感謝と前向きな理由を添えて退職の旨を伝えましょう。すでに退職の意思が固まっていることが伝われば、理解してもらえるはずです。
会社を退職する決断は悪いことではありません。新たな挑戦のはじまりです。過去を思い返したときに「退職する決断をして良かった」と思える日がきっと来ます。勇気を出して、退職を切り出してくださいね。
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