仕事が終わらないときみんなはどう乗り越えた？ 原因に合った解決策を選ぼう
「毎日必死に仕事しているのに終わらない」「ずっと残業ばかりでつらい……」
毎日の業務で残業が続いてしまうと、仕事の終わりが見えず、つらい気持ちになってしまうことがあります。一時の残業であればまだしも、何日も同じ状態が続いてしまうと体力も削られ、心身共に参ってしまいますよね。解決したくとも、日々の仕事に終われてなかなか対処できず頭を悩ませる人もいるのではないでしょうか。
仕事が終わらない状況を解決するには、原因を明確にして、適切な対処をおこなうことが大切です。
この記事では、仕事が終わらない原因と解決策を見つける方法を段階的に紹介します。同じ状況の経験者だからこそわかるアドバイスを踏まえて解説するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
あなただけじゃない！ 仕事が終わらないと感じた経験をみんなに聞いてみた
仕事が終わらないと困っている人は、追い詰められる気持ちから視野がせまくなってしまい、「自分だけがつらい」と孤独感や疎外感を感じてしまうことがあります。
働きがい研究所では日本の残業時間 定点観測という2023年4月～9月の国内の平均残業時間についての調査結果を発表しています。これによると、4～6月の平均残業時間は月に23.4時間、7～9月の平均残業時間は月に22.7時間となっていて、仕事が終わらず残業している人は決して少なくないといえるでしょう。
加えて、厚生労働省による過重労働による健康障害を防ぐためにでは、労働時間の増加と健康被害のリスクは比例しているといわれています。仕事が終わらないのは自分だけと決めつけて我慢してしまうと、心身共に健康を損なうリスクも考えられます。
仕事が終わらない状況を打破するためには、「同じ境遇から乗り越えた人がいるなら自分もできる」と前向きな気持ちで問題に向き合うことが大切です。まずは経験者の声を知って、マイナスな気持ちを払拭し、状況改善に向き合う準備をしていきましょう。
仕事が終わらず悩んだ当時のエピソードと、経験者だからこそ言えるアドバイスを聞いて、「自分も乗り越えられる」と気持ちの切り替えをしてみてくださいね。
注文住宅の営業をやっていたとき、同時期に2件契約を取った際は全然仕事が終わらず、休日にも出勤しないと業務が回らないことがありました。契約したお客様との打ち合わせの準備、社内・社外の調整のためのやり取りに加えて、新規のお客様の対応もしていたため、手を回そうにも回らない状況でした。
当時は営業2年目、何をしたらいいかもわからず、とにかくやり方を教えてもらい、ひたすら目の前の仕事を終わらせることで精いっぱいでした。しかも初めての契約ということもあり、何を優先してやるべきなのかがわからなかったため、上司から何度も指摘されたこともあります。
キャパオーバーのときは上司に発信することも重要
仕事をやり遂げるためには優先順位を確認したり、キャパオーバーであることを発信したりすることも重要です。そのまま放置していると、お客様や自社の社員に迷惑をかけてしまったり、自身の体調を崩してしまったりする可能性もあるので、そうならないように上司に正直に伝えることも選択肢として持っておくことを覚えていてほしいです。
能力不足や経験不足もあるかもしれないですが、新人であればそれは当たり前のことです。決して恥ずかしいことではないので、目の前のことに全力に取り組めば、仕事の終わりは必ず来ますよ。
第二新卒で転職したとき、希望して未経験の部署異動をしたときに仕事が終わらないという悩みに直面しました。経理や税務といった仕事それ自体も未経験、しかも今まで業務上で使ったことがない英語を使用しながらの仕事でした。それでも提出の期限は明確に定められているので、周囲も忙しそうでなかなか質問もできない状況でした。からない状態のまま、誰にも相談できず仕事を抱え込んでしまい、泣きながらパニック状態で仕事をしていました。
できなくて当たり前だからこそ抱え込まずにいよう
新入社員や未経験転職、未経験で部署異動をした皆様にお伝えしたいのは、「できなくて当たり前。周りもそれをわかったうえで配属しているので、恥を捨ててどんどん質問した方が良い」ということです。
どんなに長く社会人経験がある人でも、転職や部署異動で環境が変わればだれでも一年生です。「こんな簡単なこともわからないなんて」「こんな単純なことを聞いていいのか」と思ってしまうのはとてもよくわかりますが、それで自分がつぶれてしまっては元も子もありません。
みなさんがそこで経験があれば話は別ですが、未経験でやってきて1年もたってない人間に「なんでこんなことを聞いてくるんだ」というような人はほとんどいません。いるとしたら、そのような部署や会社からはすぐに離れましょう。「最初の一年はできなくて当たり前！ 一人で抱え込まない！ 努力し続ければ、必ずできるようになる」ということを忘れないでほしいです。
なかなか仕事が終わらないという状況に陥ると、「仕事が辛い」と感じやすくなってしまいます。そんなときに経験者がどのように行動したのか、体験談をもっと知りたいという人にはこちらの記事がおすすめです。
仕事が辛いときみんなはどうした？ 経験談から知る対処法3ステップ
早期解決を目指す第一歩！ まずは仕事が終わらない原因を突き止めよう
仕事が終わらない状況を解決できずに悩む人は、終わらないつらさや現実に気持ちが追われてしまい、「なぜ終わらないのか」を明確にできていないと考えられます。
仕事が終わらないと一言で言っても、その原因は複数あり解決策もそれぞれです。よく考えず動いてしまうと適切な対処ができず、時間のロスやさらに追い詰められる状況になるリスクも。
早急で効果的な解決をするには、「自分の悩みにあった解決の型」を見つけることが大切です。早期解決のため、まずは仕事が終わらない原因を探る方法を3つのステップを通して知っていきましょう。
仕事が終わらないと悩んだ経験がある人に質問です。その原因をどのように自分で分析しましたか？
なぜ仕事が終わらないのか、自分と周囲の状況を比較しました。たとえば、自分だけ仕事が終わっていないならスキルが足りていなかったり、効率の悪い部分があったりするのだろうと感じますし、反対に周囲の方も同じような状況であれば、そもそもの業務量が多すぎるのかもしれない、と考えます。
経験不足と優先順位の付け方が原因だと考えました。初めての仕事が多かったので、やり方を教わる、同じような業務をまとめてしていない、などでさまざまな業務を行ったり来たりしてしまい、効率が悪かったことが挙げられます。
ステップ①仕事が終わらない理由を洗い出す
根本的な原因をいきなり考えるのはむずかしいため、まずは自分の中で思い当たる理由の洗い出しをおこないます。「もしかしたら」と感じる出来事や、仕事に対する気持ちを思い浮かべ、頭の中ではなく紙や携帯のメモに書き出し、目で見てわかるように整理をしましょう。
理由を考えるのが難しい人は、対象を業務全体ではなく一つの業務に絞り、終わらない原因よりも、素直に目の前の仕事に対して「どう思うか」を考えます。エンジニア職であるAさんを例に挙げてみましょう。
| 直近の業務 | 医療系システムのアプリ開発 |
|---|---|
| 仕事に対してどう思うか | ・自分で何かを作りあげる楽しさはあるが正直難しいと感じる ・入社1年目なのもあって使い慣れない、わからない言語が多い ・仕様変更が多く、仕事量がどんどん増えて思うように進まない |
Aさんの感想を切り取ると「難しい」「わからない」「量が多い」などが挙げられます。
仕事に対し「難しい」「わからない」と感じるのであればスキル不足や理解不足、「量が多い」のであれば、自身の処理能力に対しての仕事量があっていないことが考えられます。このように、感想から段階的に理由の洗い出しをおこなうことで、根本的な原因を明確にすることができるのです。
感想の中には「楽しい」などプラスの内容も出ますが、今回は終わらない原因を探すため、マイナスな気持ちに焦点を当てて考えましょう。
仕事が終わらないのは、そもそも自分に向いている仕事ではないからではないかと考えてしまうこともあるでしょう。自分に向いている仕事の探し方については以下の記事で詳しく解説しているので、あわせてチェックしてみてくださいね。
自分に向いてる仕事の探し方12選｜体験談で学ぶ自己理解のプロセス
ステップ②内的要因と外的要因に分類する
洗い出しができれば、次は浮かんできた原因を「内的要因」と「外的要因」に分類して適切な解決策を導き出します。
内的要因と外的要因とは
・内的要因：原因が自分自身にあるもの
・外的要因：原因が自分以外となるもの
先ほどAさんの理由として出た「スキル不足で仕事が終わらない」場合は、自分の能力不足であることから内的要因に分類ができます。
ただし、内的要因か外的要因かの分類が難しいケースも存在します。たとえば、仕事が終わらない原因が「仕事の理解不足」の場合、自分の理解が追いついていない（内的要因）のか、上司がきちんと説明できていない（外的要因）のか、判断できないこともあるでしょう。
そのようなときは、「自分で解決できそう」と感じれば内的要因、「自分ではどうしても解決できないだろう」と感じれば外的要因と分類すると明確な判断がしやすくなります。
ステップ③要因ごとの解決策を実践し経過観察をする
理由の分類ができれば、あとは解決策を実行していきます。
「スキル不足で仕事が終わらない」といった内的要因が理由であれば、自分の能力向上が必要となるので、先輩や上司から仕事のやり方を学ぶ、商品知識を身に付けるなどが解決策となります。
また、仕事が終わらない状況を効果的に解決するには、解決策を実行し、効果が出ているか経過を観察しておくことも重要です。内容によって差はありますが、1週間〜1カ月以上試して効果を感じない場合は、別の方法を試すことも検討すべきでしょう。
先輩から学ぶ！ 内的要因で仕事が終わらない場合の解決策
仕事が終わらない状況を適切に解決するには、自分の悩みにあった方法を見つけることが大切だとわかりました。
ここからは、解決策の選択肢を増やすため、要因ごとに経験者のエピソードを交えた内容を紹介します。自分に近い原因と照らし合わせながら、解決策を探してみてくださいね。
①スケジュール管理不足｜自分に合った管理方法を身に付ける
仕事がうまく進まない、予想外の出来事に対応できない、時間通りに提出できないといった悩みを持っている人は、自己のスケジュール管理が原因であると考えられます。
スケジュール管理とは、ただ目標時間を決めることではありません。自分の仕事スピードを把握したうえで、優先順位を決め実行するタイムマネジメントができることを意味します。
スケジュール管理がうまくできずに悩む人は、今の管理方法を見直し、自分にあった方法を見つけることから始めてみましょう。
スケジュール管理の見直しポイント
・自分の作業時間を把握しているか
・自分に合った目標時間が設定されているか
・優先順位の決め方は間違っていないか
・何を使ってスケジュール管理をしているか
一つの資料の完成までにかかるタイムや、タイピングのスピードなど、自分の作業時間を把握しなくては目標時間からの逆算をすることができません。タイマーを使って計測し、おおまかな作業時間を知っておくことは必須でしょう。
目標時間も締切と同時刻にするのではなく、半日～1日前など余裕を持った設定をしておけば、トラブルがあったときに対処する時間が確保できます。優先順位は、業務の納期、緊急度、所用時間から逆算して考えていくとスムーズです。
管理ツールは、自分の苦手分野をカバーしてくれるアプリやソフトを選ぶことがポイントです。タスクと予定が混同してしまう人は、一括管理ができてアラーム機能のある「Google カレンダー（App Store/Google Play）」、上司や後輩に自分の予定を自動で共有して効率化したい人は「LINEWORKS（App Store/Google Play）」など、それぞれの特性から自分の仕事に合うものを選びましょう。
会社のシステム内にあるスケジュール機能を中心に、紙のスケジュール帳でも予定を管理しています。大枠はシステムでおこない、自分のメモやタスク整理はスケジュール帳でするイメージです。
また、仕事が多く業務に追われているときは、つい集中しすぎて時間の感覚がなくなるので、スマホのアラームを使って管理をしていました。アポイントや会議の5分前に鳴らすのはもちろんですが、自分の業務管理として「1時間だけこの業務に集中する！」というような進め方をしている際にも役立ちました。
社内システムの予定表や手帳などでスケジュール管理をしていました。打合せ日時など重要なことはどちらにも入れるようにして、こまごました内容は手帳でざっくり書き、さらに細かいタスクはメモに箇条書きで残しておく、などと分けていました。
注文住宅の営業をやっていた際は非常にタスクが細かかったので、上記のように内容によって使い分けをしていました。あとは事務処理は決まった時間で一気にやるなど、やらないといけない業務をカテゴリーで分けて一括でおこなう時間を作っていました。
②スキルや経験不足｜仕事への向き合い方を変える
仕事内容へ難しさを感じている人は、自分のスキルや経験不足が原因であると考えられます。
スキルや経験は一朝一夕で身に付けることが難しいため、「今は自分が成長するタイミング」と向き合い方を変えてみると良いでしょう。先輩や上司の中から自分のなりたい姿を発見してみると、成長に向けた具体的な目標が立てられますよ。
ほかにも、商品知識や事業内容の理解を深める、資格の勉強で専門スキルを高めるなど、自分自身の能力を高める方法もあるため、あせらず中長期的な目で見ることが解決の兆しとなるでしょう。
自分自身の能力を高める方法を知るためにも、同じ悩みを持った経験者のリアルな改善方法を聞いて、早期解決を目指してくださいね。
同じ職場で働く上司や先輩が、どのように効率よく仕事しているかを学ぶようにしていました。それぞれに聞いていくと人によってやり方が違っていたり、自分に合う合わないもあったりしたので、自分なりの方法を見つけるのにもよかったです。
また仕事が回らないときは事務に手伝ってもらったり、他人に少し頼ったりすることも、時には必要だと感じました。スキル不足は早急に解決できることでもないので、まず他人から学んで気付きを得ていくことが重要です。いいツールを教えてもらったり、テンプレをもらったりできることもあるので社内でのコミュニケーションは大切だと思います。
実務で周囲の知識を盗むこと、業務後や休日は書籍などを使用し関連する分野について勉強することを二本柱にしてスキルを補うようにしていました。
前者では周囲の人が関係者とやり取りしているメールの内容、特に英語のメールなどは参考にしながらワードにまとめて読み込んでいました。後者は最低限の資格を取得してベースを構築したあとに、実務で出てきた論点を専門書で読み込むようにしていました。ゆくゆくは大学院などにも行って自分の知識の幅を広げていきたいと考えています。
仕事にやりがいを感じられると、仕事への向き合い方にも変化が生じるかもしれません。以下の記事では就活生パネリストに「あなたの仕事におけるやりがい」を聞いてみました。ぜひ参考にしてみてくださいね。
やりがいとは｜みんなの体験談をヒントに導く「やりがいの見つけ方」
③集中力不足｜作業環境を改善する
仕事への集中力が続かないと感じる人は、仕事の作業環境を変えてみることがおすすめです。
オフィスの環境改善例
・机の上の配置を変更する
・キーボードやマウスを変える
・パーテーションを設置する
・業務の集中時間を作る
・スマートフォンの通知をオフにする
机の整理整頓でクリアな視界作り、メールの返信や話すタイミングを決めて集中時間の設定、スマホをさわらない仕組み作りなどで、目の前の業務に集中する環境を作りだしましょう。パソコン機器の変更やパーテーションの設置は企業によって認められない場合もあるため、事前に確認することを忘れないでくださいね。
また、社内の個室ブースを予約したり、会議室の空き時間を使うなど、静かな空間に身を置いて集中する方法もあります。集中力不足で悩んでいるのであれば、会社の環境をうまく利用することも考えてみましょう。
就活生パネリストが実践した集中力が続かないときの対処法
集中力が続かず仕事が終わらないとき、どのように改善していますか？
一度、思い切って休憩します。出社のときは同僚とコーヒーを買いに行ったり、在宅のときは洗い物をしてみたりと10〜15分ほど違うことをする時間をとっています。休憩する隙がないくらい忙しい時は、エナジードリンクで無理やり目を覚ますなどし、スイッチを入れています。
集中できない時はいくら続けても効率が悪くなるだけなので、その日は無理やり集中することを諦めます。翌日に仕事を回して、全力でやり切ります。ダラダラとやっている方がミスが多くなるので、変にやるよりよかったです。
集中力が続かないのは「仕事がめんどくさい」と感じているからかもしれません。こちらの記事では仕事がめんどくさいと感じたことのある経験者に気持ちの切り替え方を聞いてみました。気になる人は確認してみてくださいね。
仕事めんどくさい…みんなの体験談から紐解く「気持ちの切り替え方」
④在宅勤務｜仕事とのメリハリ作りをする
自宅が勤務場所となる在宅勤務では、周りの目が無いことで気持ちが緩んでしまい、仕事の進みが遅くなってしまうことがあります。
普段くつろいでいる環境で自分を仕事モードにするには、切り替えのタイミングを意識して、メリハリ作りをおこないましょう。
仕事のメリハリ作りのポイント
・起きてから仕事開始までのルーティンを作る
・作業場所を決める
・休憩時間は仕事をする部屋から離れる
在宅勤務でメリハリを作るときのポイントは、仕事時間の習慣化です。通勤時間がない在宅勤務では、定時のギリギリまでゴロゴロしてしまうと切り替えができず、仕事がはじまってもなかなか集中することができません。そのような場合は、起床時間を決めて身支度を整えるなど、出勤日と同様の動きをすることで、自然と仕事モードになれるでしょう。
また、作業場所を食事テーブルなどと一緒にしてしまうと、仕事と生活の切り離しがむずかしくなるため、自分の部屋に余裕がある人は仕事スペースを別に作ることがおすすめです。
ほか、人目がない状態だと、仕事中にスマホをさわったり、テレビをみてしまったりするなど、つい集中が続かない行動をしてしまいます。、休憩時間をしっかりと決め、それ以外の時間は仕事に徹する意識付けをおこなうことも大切です。
ついキリのいいところまで終えたいと思ってしまい、ずるずると仕事をしてしまうことはよくあります。特に家にいると、多少残業しても帰宅時間が無いという点でハードルを低く感じてしまうんだと思います。
在宅と出社どちらにも共通すると思いますが、残業にならないようにしている工夫として、朝に１日のスケジュールを把握し、何時までにこの業務を終わらせる、といった目標を立てそれに沿って進めていくようにしています。
在宅勤務の場合、職場が普段食事をしたり寝たりする場所に変わるので、プライベートと仕事の境目がなくなってしまいます。そのため、昼休みの時間も仕事をしてしまったり、仕事を中断して食事をとったり、入浴後に再び仕事を再開したり、と過ごす事が多くなり、気付いたら21時、22時になっていたということがよくありました。
対策として、在宅勤務の場合でも出社のときと同じルーティンをこなすことを意識するようにしています。在宅勤務の日でも朝はシャワーを浴びて着替えをし、昼休みは外に食事をとりにいき、夜は予定を入れて仕事を無理やり切り上げるといった感じです。
⑤責任感から断れない｜長期的な視点で考える
仕事が終わらない人の中には、「評価が悪くなるかも」「陰で何か言われたらどうしよう」と、周囲の評価を重視して業務を引き受けてしまった経験がある人もいるのではないでしょうか。
自分の業務量以上の仕事を引き受ければ、そのときは相手から感謝されるかもしれません。しかし、もし業務過多で頼まれた仕事が終わらなかった場合、結果的に頼んだ相手へ迷惑をかけてしまう可能性があります。相手の期待に応えられなかったことから、自分を責めてしまう人もいるでしょう。
無理な仕事を頼まれてしまった場合は、以下のような断り方が有効です。
「申し訳ありません。現在〇〇さんから引き受けたAとBの業務で、1週間分の予定が詰まっておりまして……。週明け月曜日の午後以降なら取り掛かれるのですが、いかがでしょうか？」
現状を正確に報告し、いつから着手できるか具体的な日付を提案できると、相手を納得させることができるでしょう。
責任感が強いことはとても良いことですが、今の行動が将来的にマイナスな結果にならないかを踏まえた判断ができてこそ、お互いに気持ちよく仕事が進められますよ。
恒常的に残業をしていたにも関わらず、上長から「この業務を君に任せたい」と言われ、引き受けてしまい、何とか完遂したものの体調を崩しかけてしまったことがあります。その時は「周囲の期待に応えたい」という思いが強すぎたがゆえに、断り切れませんでした。
今でもその傾向はあるのですが、一度体調を崩して自分の限界を知ったことによって、「これ以上引き受けると体を壊してしまい、ほかの業務にも支障が出てグループ全体が回らなくなるのでお断りさせていただきます」といった具合に、「やりたいけどできない。無理してやるとグループ全体に影響が出る」という風に断るようにしています。
責任感が強く、真面目に仕事に向き合っている人こそ、仕事が終わらないことに対するストレスが溜まってしまい「会社に行きたくない……」と考えてしまうかもしれません。こちらの記事では、会社に行きたくないと感じたときの乗り越え方について解説しています。
会社に行きたくない……体験談から知る乗り越え方と休むときの心持ち
先輩から学ぶ！ 外的要因で仕事が終わらない場合の解決策
外的要因への解決方法は、自分ではなく周囲への働きかけが必要となります。
紹介していく解決策に加えて、先輩たちの経験談からリアルな対処法を知って自分が取り組めそうな方法を試してみてくださいね。
①人手不足による業務過多｜フローの見直しを検討する
人手不足により、自分への業務量が増えてしまうことから仕事が終わらない場合は、今の業務フローの見直しをおこない、上司へ改善提案をしてみましょう。
業務フローの見直しとは、いまの仕事の無駄や無理な部分を見直すことで、作業効率を高める手法です。
業務フローの見直し方法
①現状把握
②課題点の洗い出し
③優先順位の確認
④実行・検証
現状の業務を把握するために必要なのは、業務内容の作業時間・手順・使用ツールなどの確認です。具体的には、時間がかかりすぎている業務やうまく利用できていないツールの発見、不必要な業務がないかなどの検討をおこないながら、全体の課題点・改善点を整理していきます。
業務内容の整理ができれば、業務の優先順位をつけ、改善点を踏まえ実行していきます。実行後はうまくいっているか確認をおこなうため、毎日の業務成果を日報に詳しく書き留め、1週間〜1カ月単位で検証しましょう。
業務フローの見直しで自分の業務効率が上がれば、仕事が終わらない環境改善に加え、マネジメントスキルも身に付いて周囲からの評価も高くなります。
改善できなかった場合でも、業務フローの見直しをしたうえで上司へ伝えられれば、内容がある程度明確な状態で相談できるので、早期の解決につながるでしょう。
退職者が相次いだとき、一人ひとりへの負担が激増し、業務が終わりませんでした。しかし、多すぎるからという理由で削れるような業務ではなかったため、優先順位をつけて急ぎの仕事や重要な仕事から対応していくようにしました。
また、似た業務は同じタイミングで処理すると、慣れもあり作業効率が上がったのでまとめて進めました。このように同じ状況である周囲の社員と協力し、お互いの業務をカバーし合うことでなんとかその時期は乗り越えることができました。
1年間で同じグループ内から退職者・休職者が合わせて3人出た時期がありました。必然的に私も含めた残されたメンバーの業務量は増加しました。
その時の対応として、「業務進捗管理表」を作成して、それぞれが抱えている業務の棚卸しができるように可視化を試みました。縦軸には業務ごとにやるべきステップ、横軸には予定と実際の開始日と終了日を記載し、ガントチャートや関数で進捗状況がわかるようにしていました。
それによって業務の重要度と優先度を瞬時に判別することができるようになり、業務量が増えても対応できるようになりました。
人手不足で自分の業務量が増えると、モヤモヤとした気持ちを抱えてしまうのも無理はありません。こちらの記事では、仕事に疲れてしまった20代のモヤモヤ解消法を経験者の意見とともに紹介しています。気になる人は読んでみてくださいね。
仕事辞めたい・疲れた20代へ｜乗り越えた体験談と転職の進め方
②職場環境が合わない｜先輩や上司に相談する
職場環境が影響して仕事が終わらない場合は、自分で解決できるかを検討したうえで、先輩や上司へ相談をすることが適切な対処法です。
| 状況 | 解決策 |
|---|---|
| コミュニケーションが取りづらい | ・自主的に話す機会を作る、話すタイミングを伺う ・社内チャットを使う |
| 合わない人がいる | ・話すタイミングを伺うなど、適度な距離をおくことを心掛ける |
| 残業が常習化している | ・労務へ相談する |
| 自分の能力をはるかに超えた ノルマ設定 |
・数人の先輩の初年度ノルマと達成率をもとに、 平均的なノルマを出して上司へ相談する |
対人関係が理由の場合は、相手の考えや気持ちを変える必要もあるため、自分からの働きかけで改善できないこともあります。自分なりに対処をしても改善できない場合は、無理をせず上司や周囲へ部署異動も視野に入れた相談をすると良いでしょう。
また、パワハラや嫌がらせなど、相手から悪意が含まれた行為がある場合は、即座に周囲への相談をしてください。まずは人事部や社内の相談窓口に問い合わせをしてみましょう。どうしても解決しないのであれば、休職や転職といった対応を取ることも必要です。
「絶対に今じゃない……」というタイミングの勉強会や、日報で報告している内容をなぞるだけのミーティングが非常に多く、忙しい時期と重なって夕方になっても何も終わっていない、という状況になることが多々ありました。
ほかにも同じように感じている社員が複数いたことと、誰か1名が言ってもめんどくさがっているだけなのではと受け取られそうだという話になり、定期的におこなわれる個人面談の際に数名でそれぞれ上司に掛け合いました。結果、すべてではありませんが、似たようなミーティングが統合されたりといった効果があったので話してみて良かったと思います。
月に1回ずつ、支社全体と営業所別の営業会議があったのですが、車での移動時間が平均1時間半ぐらいあり、ほぼ1日の時間がつぶれていました。移動の疲労も重なって集中が切れ、仕事が終わらないということも頻繁にありました。また、当時はコロナ禍にもかかわらず、WEB会議ではなく、対面で集まって実施することが多かったです。
この点は上層部の判断なのでどうにもできなかったことでもありました。私の場合、車の運転中にできることは少しでもやっておくぐらいのことしかできなかったので、根本的な原因に対する改善の余地はありませんでした。みなさんも改善の余地はあるのかということをよく考え、今後の行動を決めてほしいと思います。
外的要因でどうしても自分では解決できないと感じたら、転職を検討するのも選択肢のひとつです。以下の記事では働きながらの転職活動を成功させる秘訣について解説しているので、あわせてチェックしてみてくださいね。
働きながら転職を経験した先輩に聞く！ 仕事と転職活動を両立するコツ
経験談付き！ 仕事が終わらない相談を上司へ上手に伝える3つのポイント
仕事が終わらない原因や解決策がわかったとしても、上司へうまく伝えられず、改善につなげられない人もいるのではないでしょうか。仕事が終わらないお助け帳のまとめとして、上司への上手な改善点の伝え方について、経験談を交えて解説します。
うまく言い出せるか不安な人も、これから解説する3つのポイントを意識して、解決の一歩を踏み出しましょう。
就活生パネリストに聞いた「なかなか相談できずに後悔した経験」
入社直後や人事異動で環境が変わった直後というのは、「何とかして周囲の期待に応えたい」「早くキャッチアップしなければ」と思いがちです。私も例にもれずそのうちの一人であり、部署異動した直後に仕事を断り切れず、うつ病の症状が現れたことがあります。
チーム全体のことを考えて相談するのがポイント
とはいえ、真面目な人ほど上司や周囲から頼まれたら「No」というのは難しいでしょう。私が仕事を断ったり相談をするときは、「これ以上仕事を引き受けたら体調を崩してしまい、ほかの業務の遂行も難しくなってしまう。結果としてチーム全体に迷惑をかけてしまうと思うので、断らせてください」というように伝えています。
管理職からするとチーム全体が回らなくなってしまえば自分の評価も下がってしまうので、それ以上何もいってきません。これ以上仕事を引き受けるのは難しいなと思ったときにこの伝えた方をおすすめします。
1社目で注文住宅営業をしていたとき、ほぼ同時期に2件の契約をしました。そのちの1件が大規模な案件で、通常の案件の2倍ほど業務量があり、かなり業務がひっ迫していました。その契約2件をこなしながら、新規接客をおこなっていたため、キャパオーバーで誰かに仕事を頼まないといけない状態までいきました。
そういった状況下でも伝えにくい上司の下で仕事をしていたため、結果的には期日が迫っているものが多くある状態で上司に発信することになってしまいました。
後悔した経験から優先順位をつけて仕事をすることの大切さを学んだ
「なんでもっと早く言わないんだ」と指摘されてからは、しっかり自分で優先順位決めて、間に合わなさそうなものは事前に相談し、どうするかを一緒に考えてもらうことで、割り振られた仕事を断ったり調整したりしていました。
みなさんもどうしたらいいかわからないときは、上司や先輩に一緒に考えてもらうことで、双方にとって良い結果につながると思うので、ぜひ勇気を持って相談してみてくださいね。
①立ち話ではなく時間と場所を設けて相談する
上司への相談がうまくできない人は、話す時間と場所の確保ができていない場合があります。廊下ですれ違ったときなど、急なタイミングで相談を持ちかけてしまうと、聞く側も準備ができずうまく話を受け取ることができません。
上司にも自分の仕事や予定があるため、事前に「お時間をいただけないでしょうか」と連絡をしたうえで、会議室など静かな場所で話ができる環境を作りましょう。
事前に時間を決めることで、相談する自分自身も心の準備ができるため、うまく話を進めることができますよ。時間を作ってもらう話を持ちかけづらい場合は、社内チャットやメールを利用すれば、直接話さずとも相談が可能です。
②相談前に現状整理と改善提案を考えておく
相手へうまく相談するためには、自分の中で状況を整理しておく必要があります。相談内容は、原因解明のステップである程度明確となっているはずなので、整理したものを自分の中で書き出して、説明できるようにしておきましょう。
頭の中で原因や内容がわかっていたとしても、人に話そうとするとうまく話せなくなることもあるので、話す順番に加え、どう展開したいのかまで計画しておくとスムーズに進めることができます。
たとえば、人手不足による業務過多について上司に相談したいとき、以下のように現状整理と改善提案をおこなうと良いでしょう。
現状整理の例
・10人のチームが3割減の7人になってしまった
・チームの目標が繁忙期で通常の1.8倍になっている
・祝日が多く、営業日が少ない
・7人が月に40時間の残業をしなければ達成できない計算になる
現状整理のポイント
・さまざまな角度から現状を見ること
・感情ではなく事実に注目して考えること
上司への改善提案の例
①重要度の高いタスクからこなしていくため、業務の優先順位を教えてほしい
②他部署の事務担当に一時的にサポートに入ってもらい、優先度の低いタスクをまかなってもらうことで目標を達成しつつ、業務負担を少なくしたい
改善提案のポイント
・改善提案まで考えてきたという意思を伝える
・判断がつかない部分は指示を仰ぐ姿勢でいる
・現状を冷静に伝える
さらに、相談した結果、予想される質問とその回答まで考えておくと、上司への説得力も増して改善へ動いてもらえる確率も高くなるでしょう。自分視点ではなく、相手視点で考えた相談内容を考えることが大切です。
③資料や数字をもとに具体的な相談をする
仕事が終わらない相談をするとき、ただ終わらないことやつらい気持ちを伝えても、相手にはどう解決したいのかが伝わりません。どんなことでも人へうまく相談をもちかけるには、解決したい事柄に加え、資料や数字をもとにして伝えることが必要です。
資料・数字をもとに相談する具体例
・人材不足で仕事が終わらない場合
自分自身の業務フローの見直し資料を提案し、ほかのメンバーへも同様の効率化を提案
・スキルや経験不足で仕事が終わらない場合
自分と上司の予定調整をした指導スケジュールの提示＋能力向上の目標設定で、教えてもらえる環境改善を提案
うまく考えられない人は、周囲にも相談しながら、上司に相談ではなく説得やプレゼンをするつもりで資料作成をしてみましょう。
仕事が終わらないときは立ち止まることも必要！ 経験談から最速の解決策を見つけよう
仕事が終わらないときは、精神的なつらさから視野がせまくなってしまい、孤独感や絶望感を感じてしまうこともあります。つらい状況を改善するには「自分だけではない」と気持ちの切り替えをおこない、悩みにあった解決策を見つけることが大切です。
また、状況によっては、現状解決よりも自分の気持ちを優先することが大切なので「この状況をどう変えたいのか」と考える時間が必要なことも知っておきましょう。実際に仕事が終わらない状態を改善した先輩たちの経験談も聞きながら、自分にとって最善の解決方法を探してみてくださいね。
ほかの会社であれば分業しておこなっているような、多数の業務を1人で回さなければならない状況にいたとき、やってもやっても仕事が終わらず苦労した経験があります。ひとつ終わればまたひとつ増える、という感じで終わりが見えませんでした。
そのときは自分の要領が悪いのかと悩みましたが、同僚と話してみると同じ悩みを抱えているとわかり、最終的には上司に掛け合って一度業務整理をしようということになりました。
同じ悩みを抱えている人が近くにいるのかも
業務に追われていると、自分の抱えているものしか見えなくなってしまいがちですが、意外と近くに同じような悩みを抱えている人がいるかもしれません。辛くなったら思い詰めず、ぜひ周りの同僚や先輩に声をかけてみてください。解決することができなくても、悩みやしんどさを共有できる相手がいるととても安心できると思います。