要領が悪いのはなぜ？ 共通する特徴や効率的な仕事術4選を解説

要領が悪い状況は習慣の積み重ねで変えられる

「大事な仕事があったのに、今しなくても良い作業に時間を使ってしまった……」
「ほかの人よりも長く働いているはずなのに、全然仕事が終わらない」

社会人として仕事をこなしていくなかで、思い通りに仕事が進まず「自分は要領が悪いのかも」と悩んでしまう人もいるのではないでしょうか。

仕事のペースは個人によって異なるものの、どんな人も自分の業務をスムーズにこなしたいと思うのは当たり前ですよね。要領が悪い仕事の進め方は、原因を明確にし業務への姿勢を変えることで解決を目指しましょう。

この記事では、要領の悪さに悩んだ人の実体験を交え、今日から取り入れられる解決方法を紹介します。何をどう改善すれば良いか悩んでいる人は、ぜひ参考にしてくださいね。

要領の悪さは改善できる？  同じ悩みを抱えた経験者の本音

自分の要領の悪さを直したいと思っても、人間の性質や癖は変えるのが難しいと考える人もいるのではないでしょうか。

結論として、要領の悪さを改善することは可能ですが、今までの習慣ややり方を明日からガラッと変えることはできません。これまでたくさんの時間を使って覚えた仕事だからこそ、変えるのにも時間がかかると考えると自然に思えるのではないでしょうか。

そこで、同じように悩んだことのある経験者に本音や、どのように状況を好転させたのかを聞いてみました。

要領の悪さはどれくらいで解決したの？

「要領が悪い」を乗り越えた人の体験談

上司との付き合い方で悩んでいる人は、以下の記事も参考にしてみましょう。

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要領が悪いのではなく、単純に仕事が合っていないだけな可能性もあります。以下の記事もあわせて確認してみてくださいね。

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そもそも「要領が悪い」とは

仕事が進まない状況を作り出しているのは、要領の悪さが原因でない場合もあります。状況に応じた適切な対処をするためにも、まずは正しい言葉の意味を理解しておきましょう。

要領とはもともと衣服を作るのに大切な「腰（こし＝要）」と「襟（えり＝領）」という意味で、物事に最も欠かせない箇所を指す言葉とされています。そのため「要領が悪い」とは、物事の本質がつかめていない状況を表しているのです。

仕事の流れがなかなかつかめない人や、何度も経験している作業に時間がかかる場合は「要領が悪い」状態になっているかもしれません。改めて言葉の意味と今の状況を照らし合わせ、自分が本当に要領が悪いのかを確認してみてくださいね。

要領が悪い状況をまねく3つの原因を解説

要領が悪いことで悩んでいる人の多くは、仕事が進まない焦りや、自分を責める劣等感で視野が狭くなり、根本的な原因を把握できていないことが考えられます。

しかし、原因を把握できなくては、同じ状況を何度も繰り返してしまうことになりかねません。いまの状況をなるべく早く解決するためにも、まずは要領が悪い状況をまねく原因を分析しましょう。

ここからは、要領の悪い状況を引き起こす3つのパターンを紹介します。思い当たるものや、近しい原因がないかを考えながらチェックしてくださいね。

経験者が語る「要領が悪い状況をまねいた原因」

①自分の得意と不得意が理解できていないから

要領が悪いのは、自分自身の能力不足が原因ではなく、自己理解不足がまねいているケースがあります。特に自分の得意・不得意分野への理解不足は、仕事の進行に大きな影響を与えるでしょう。

たとえば、自分の得意・不得意がわかっていると、「苦手な作業は作業時間を多く確保しよう」「この仕事は得意だから先に処理してしまおう」など、優先順位がうまく立てられるようになります。

いま何も準備をしない状態で「得意な仕事は？」という質問に悩んでしまう場合は、自己理解を深める必要があるかもしれません。

自己理解を深めるためには、自己分析の方法を知っておく必要があります。こちらの記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてくださいね。

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②すべての仕事を100％の力でこなそうとするから

どんな人も1日に集中できる時間や、仕事を続ける体力には限界があります。ところが、どの仕事も全力でこなそうとすると、どこかで息切れして継続がストップしてしまうことになりかねません。

いつも大事な仕事でミスが多発したり、重要なタイミングで集中できず要領が悪いと悩んでいる人は、業務のエネルギーバランスが原因だと考えられます。

集中力が続かないと感じることや、いつも大事な場面で活躍できない人は、仕事へのエネルギーバランスを見直すべきかもしれませんね。

③一人で仕事を抱えすぎてしまうから

いつの間にか自分の容量を超えた仕事を抱えてしまい、一つひとつの業務の品質が下がってしまったことはないでしょうか。たくさん仕事をしているのに成果が上がらない状況のなか、つい「自分は要領が悪い」という考えにいたってしまうのです。

そのほか、頼まれた仕事をすべて引き受けてしまう「断り下手」な人も多く存在します。断り下手にならないためには、今抱えている仕事を常に整理し、自分がこなせる仕事の限界量を把握しておくことが大切です。

仕事を抱えすぎている人の中には「仕事に行きたくない」「休みたい」と考えている人もいるのではないでしょうか。そんなときにどうすれば良いのかについては以下の記事で解説しているので、読んでみてくださいね。

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【性格診断】要領が悪い人に共通する3つの特徴

ここからは、自分自身が要領が悪い人になりやすいか判断するために、共通する特徴を解説します。自分の性格と比べながら、近しいものがあるかチェックしてみましょう。

ただし、紹介する性格にあてはまったからといって、必ず要領が悪い人なわけではありません。あくまでも一つの傾向であると捉え、実際の仕事の成果や進み具合なども踏まえて総合的に判断してくださいね。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

要領が悪い人にはどんな性格の人が多いと思う？

①真面目で何事も熱心に取り組む人

真面目な性格の人は、どんな業務にも全力で取り組む傾向があります。そのため、途中でエネルギー切れを起こし、集中力が続かずミスが生まれた結果、うまく仕事が進まない状況に陥ってしまうことが考えられるでしょう。

ほか、真面目な性格であるがゆえに、「与えられた仕事は一人でこなさなくてはいけない」と考えてしまい、業務が滞っていても周囲に相談できないことも。その結果、予定通りに仕事が進まず、キャパオーバーを起こしてしまうのです。

就活時代の自己分析で「真面目」「責任感」という性質が見つかった人や、周囲から同じような評価を受けている場合は、その良さが要領の悪さに発展する可能性もあるので注意しておきましょう。

②プライドが高く周囲への相談が苦手な人

負けず嫌いな人や自尊心が強い人は、周囲へ弱みを見せたくない気持ちから相談が苦手になる傾向があります。

他人へ相談ができない状態が続くと、自分の仕事の進め方を客観視してもらう機会が失われてしまいます。その結果、偏った視点で物事を進める形になり「要領の悪い進め方」に陥ってしまうのです。

相談することは弱さではなく、さらに自分を向上させるために必要なステップだと考えを切り替えるだけで、効率的に業務を進めるヒントを掴めるかもしれません。

③客観視するのが不得意な人

仕事を効率良く進めるには、作業の全体図を把握したうえで、優先順位を付けることが重要です。しかし、物事を主観で進める人は、仕事のペースダウンや進み方の間違いに気付かず「やってもやっても進まない」状態になってしまう傾向があります。

「いつの間にか仕事が計画通りに進んでいない」と気付く人は、定期的にスケジュールの見直しをしながら、自分を客観視する時間を作る必要があるでしょう。

また、日頃は客観視ができている人でも、トラブルや焦りが原因で視野がせまくなるケースもあるため注意が必要です。予想外の出来事が起きたときこそ、状況を整理してから仕事に取り組む癖を付けておくと良いですね。

要領の悪い人が実は持っている強みとは

「仕事の要領が悪い」と聞くと、誰もがマイナスなイメージを持ってしまいますよね。ところが要領の悪さは、ときに仕事の質の担保など、メリットとして働く場合もあるのです。

「今の仕事への姿勢を変えなくてはいけない」と考えている人も、分析次第では、そのまま長所として活かせるかもしれません。これから改善に臨む前に、自分の仕事に対する影響を判断し、強みとして活かせる部分がないかを探してみましょう。

要領の悪さから生まれた「良いこと」はどんなこと？　　

①丁寧に仕事が進められるのでミスが少ない

自分の仕事について「完成度が高い」「きっちりしている」と評価を受けることが多い人は、要領の悪さはそこまで気にしなくとも良いかもしれません。丁寧に取り組んだ仕事はミスが少なく、訂正ややり直しが発生しづらいため、結果的に効率の良い進め方となる場合もあるでしょう。

一方で「一つの作業に時間をかけているのにミスが多い」と感じる人は、要領の悪い状況になっている可能性があります。完成させた仕事の質について振り返り、自分がうまく時間を使えているか判断してみてくださいね。

②責任感を持って仕事に取り組めている

自分の仕事に強い責任感を持っていると、「ミスをして周囲に迷惑をかけるわけにはいかない」などの思いから、業務を慎重に進めてしまうケースがあります。

もしかしたら、その間の評価は「要領が悪い」とされてしまう場合もあるかもしれません。しかし、一つずつ仕事へ真摯に取り組んでいる分、人よりも得られる経験や学びは多くなっているはずです。

つまり、目先の成果だけに目を向けるのではなく、仕事の節目で自分の成長度に変化があるのであれば、いますぐに要領の悪さを改善する必要はないと考えられます。

ただし、責任感が強すぎて周囲への相談ができず、結果的に仕事の遅延や品質低下を起こしてしまっている場合は、状況の改善へ動く必要があるでしょう。

「要領が悪い」から脱却するためには自分自身に注目することが大切

「要領が悪いと思っているのに改善できない」と悩む人の多くは、改善する目標を同僚や先輩に定めている傾向にあります。

要領の悪さは、周囲と比較して初めて明確になるものです。しかし、自身のやり方を改善するときは、比較対象を他人ではなく自分にしなくては改善すべき箇所が見つけられません。

憧れの人や周囲と「まったく同じ要領の良さ」を求めるのではなく「自分の中での最高値」を目指すようにしましょう。

上記のように、目標を自分ベースで考えると改善すべき箇所が明確になるものの、他人と比較すると何を変えるべきか想像ができないのではないでしょうか。

他人に追いつく気持ちを持つことは大切ですが、自分の能力を高めたいのであれば、自己と向き合うようにしてくださいね。

仕事ができる人はどんな進め方をしているのか気になる人は以下の記事でチェックしてみましょう。

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要領良く仕事をこなすための4つの極意

ここまでは要領の悪さを判断する基準や原因について紹介しました。自分の状況が明確になれば、次はどのように改善をすべきか知っていきましょう。ここからは、要領の良い仕事をするための、4つの極意を紹介します。

仕事を効率的に進めるためにどんな工夫をしているの？

極意①自分の業務スピードを把握する

要領良く物事を進めるには、自分の作業にかかる時間を的確に把握することが重要です。改善を目指すなら、まずは今の自分の業務スピードを正確に測ることから始めてみましょう。

業務スピードを計測するときは、細かい作業時間が明確になるほど正確な予想ができます。たとえば、5枚のプレゼン資料を作る場合だと、「5枚すべてを作り終える時間」と「1枚を完成するまでの時間」をそれぞれ計るイメージです。細かい作業時間を把握できれば、業務計画を立てるときに、次のように考えることができます。

このようにして考えれば、ほかの仕事の影響やコンディションなどで多少の誤差はあるものの、根拠に基づいた1日の業務スケジュールが立てられます。

自分の作業時間を一度把握して一覧表にしておくだけで、いつでも見返してスムーズに業務が進められるようになります。いつも仕事が思い通りに進まない人や、業務に遅れが発生しやすい人はぜひやってみてください。

業務改善のコツは以下の記事でも解説しています。

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極意②仕事の優先順位の付け方を覚える

業務中は多くの仕事を任されるため、要領良く進めるには、締め切りや重要度を見極めて優先順位を立てる必要があります。

優先順位の立て方に慣れていない人は、いきなり頭の中で組み立てるのは難しいかもしれません。その場合は、フレームワークやふせんを使うやり方で業務を整理してみましょう。

このように①〜④の手順でおこなうと、優先しておくべき業務の順番が可視化できます。途中で新しい仕事が増えた場合でも、②から始めてA〜Dと比較すれば優先順位が立てられます。

優先順位の付け方は、ふせんを使うやり方以外にもさまざまな方法があります。継続しておこなえるか、取り組みやすいかを基準にし、自分なりの優先順位の付け方を発見してみてくださいね。

仕事に優先順位を付けるときのコツを教えて！

極意③相談や質問のハードルを下げる

仕事が要領良く進められない人は、早く業務を進めたい気持ちや、周囲を頼れないプライドの高さを持っている傾向があります。

そのため「進み具合が悪いかもしれない」と違和感を感じても、そのまま進めた結果ミスが発生し、最終的に時間のロスを生むこともあるでしょう。

要領良く仕事を進めるには、自分の感情やプライドよりも、業務の質や進行具合を優先しなくてはいけません。大きなミスや時間のロスに発展する前に、「念の為に聞いておこう」と自分の中で質問のハードルを下げて、周囲を頼る姿勢を意識しましょう。

相談や質問が苦手な人は、まず雑談から入ってみたり、事前に文章を考えられるメールやチャットを利用してみると行動しやすくなります。

極意④「must」ではなく「can」で考える

要領が悪い状況を招くのは、自分のキャパオーバーまで仕事を抱えてしまうことが原因と考えられます。仕事量をうまく調整するには「しなければ（must）」ではなく「できるかどうか（can）」で考えましょう。

「スキルや時間的に難しいけど、しなくてはいけない」と無理に引き受けると、やり方がわからずうまく仕事が進められない状況になります。

そのため「自分の今の仕事量やスキルを踏まえて遂行可能か」と考え、無理な場合は断ることや、人に相談するようにしましょう。

自分の中で断る・検討する選択肢を入れるだけで、仕事量の調整はかなりしやすくなります。責任感を持って仕事をすることも大切ですが、ときには周囲を頼る方が結果的にチームのためになることもあるのです。

要領良く仕事をするための「習慣化」とは

ここまでは、要領が悪い状況を作り出す原因や改善のためのポイントを解説しました。しかし、いくら改善方法がわかったとしても「業務に追われながらでは取り入れられない」と、なかなか実践に移せず悩んでしまうケースもあるでしょう。

そのようなときは、改善へ向けた行動を習慣化する意識をもつことが大切です。

習慣化に成功すると、無意識に要領の良い行動ができるようになるため、改善へ向けて努力する必要がなくなります。

便利な方法であるものの、意識から無意識になるまでは毎日の繰り返しが必要になるため、効果が出るまで時間がかかることは理解しておかなければなりません。しかし、身に付けるとこれからの仕事に影響する強い武器となるので、ぜひチャレンジしてみてくださいね。

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要領良くなるために！ 今日から使えるチェックリスト

要領の良い自分になるためには、習慣化を取り入れることが効果的であると紹介しましたね。ここからは具体的なイメージを付けるために、業務ごとの習慣を紹介します。

自分が取り入れやすいものからチャレンジし、無意識になるまで継続してみましょう。

チェックリストとして紹介する内容は、あくまで一例であり、人によってさまざまな習慣があります。経験者が要領良く仕事を進めるために取り入れている習慣も参考に、明日の仕事からぜひやってみてくださいね。

要領の悪さを改善した方法を教えて！

☑業務開始前に取り入れたいチェック

その日の業務をスムーズに進めるには、業務開始前の行動が大きく影響します。開始前に要領良く仕事を進められる習慣を取り入れ、1日を通してスムーズな仕事ができるようになりましょう。

出勤したら｜メールと今日やるべき仕事のチェック

会社に出社したら、今朝までに届いたメールチェックをする習慣を付けましょう。やるべき仕事をチェックしておけば、「お昼からの会議に必要な資料ができていない……」などと慌てて対応し、要領の悪さを実感することも少なくなるでしょう。

またメールチェックのように、出社してから一番にする行動を習慣化すると「この業務をしたら仕事が始まる」という意識付けもできます。オンオフをうまく切り替えて、質の高い仕事をしていく習慣として、ぜひ取り入れてみてくださいね。

仕事をする前に｜自分だけの締め切りを設定

仕事に取り掛かるときには、自分の中で締め切りを作る習慣もおすすめです。

締め切りと一緒にその後の行動も決めておくと、タイムリミットをすぎたときに何をすべきか考える時間を短縮できます。相談が苦手な人や、提出が遅れがちな人は特に取り入れるべき習慣ですね。

ただし、納期ぎりぎりに自分の締め切りを決めてしまうと、結果的に作業が間に合わないこともあります。締め切り後に改善をおこなう可能性を考慮し、余裕を持ったスケジュールを組むように意識することが大切です。

☑業務中に取り入れたいチェック

業務中に習慣を取り入れることで、効率的に仕事が進められるだけでなく、うまくいかないストレスが軽減される効果が期待できます。仕事に行き詰まることが多かったり、集中力が続きにくかったりする人は、次の習慣を取り入れてみてくださいね。

新しい仕事が来たら｜一旦手を止めて状況整理

仕事中に新しい仕事を依頼されたとき、ついほかの重要な業務よりも先に取り掛かってしまい、結果的に効率が悪くなってしまったことはないでしょうか。そのようなときは、一度手を止めて状況を整理する習慣を付けると、仕事全体の優先順位が把握でき、要領良く業務を進められるようになります。

状況整理をした結果、いまの自分ではスムーズに対応ができないとわかれば、早めに周囲への協力を依頼するなどの対策も可能です。

仕事へ違和感が出たら｜すぐに上司へ相談

「原因はわからないけどなぜか仕事の進みが悪い」「進んではいるものの、方向性が違っている気がする」といった、確実なミスや間違いがない段階でも、すぐに相談する習慣を持つことが大切です。

効率の良い仕事には、問題の早期解決は欠かせません。周囲に相談することで、ほかの人の意見やアドバイスをもらうことができ、早い段階で問題解決のヒントを得られるでしょう。もし何も問題がなかったとしても「間違っていない」という確証が得られるだけで、その後の仕事へ自信が持てるようになりますよ。

頭が回らないときは｜デスク環境を整理整頓

仕事に行き詰まることの多い人は、デスク環境を整理整頓する習慣を取り入れることがおすすめです。

特に複数のタスクを抱えているときなどは、デスクのうえに資料やメモが散らばっている……なんてこともあるでしょう。うまく仕事が進まないと感じたときは、机を片付けることから始める習慣を付けておくと、気持ちの整理もできて自分のペースを取り戻すことができますよ。

とはいえ、仕事に行き詰まり余裕がない状態の場合、デスクの整理整頓にまで気が回らないこともあるでしょう。そのような人は「仕事が進まないときにデスクを片付ける」のではなく「15時になったら必ずデスクを片付ける」というように、時間で決めておくと習慣化がしやすくなります。

☑終業前に取り入れたいチェック

1日の仕事の終わりに関連した習慣を取り入れると、明日の業務の準備をスムーズに整えることができます。

仕事とプライベートの切り替えにもつながるため、仕事へのエネルギーバランスもうまく調整できるようになるでしょう。終業前のスケジュール管理で、要領の良い状況を作る習慣をつけてみてくださいね。

今日の仕事が終わったら｜業務の進行チェック

その日の業務がすべて終わったら、仕事全体の進捗を確認する習慣を付けておきましょう。

特に、その日のうちに遅延やミスがないかを確認しておくことが大切です。問題が大きくなる前に対処できれば、まさに要領良く仕事が進められるようになります。

また、毎日の進行チェックが習慣化できると、仕事全体を俯瞰できる力も身に付きます。業務を進めながらでも自分のペースが把握できるようになるため、要領の良い自分へさらに一歩近づけますよ。

やり残した仕事があれば｜どこまでやったか一目でわかるようにする

仕事の進捗状況を整理せずに1日を終えると、翌日「どこまでやったかな？」と振り返りに時間を使うことになります。

業務開始の遅れは、残業が発生する原因にもなります。連日帰りが遅くなる状態が続くと、「やっぱり自分は要領が悪いのでは……」と考えるようになってしまうかもしれません。

進捗状況をスムーズに把握するためには、簡単な翌日のスケジュール表を作ったり、「ここまでやった」とわかるように手帳やふせんへメモしたりする癖を付けることが大切です。たとえ小さな習慣でも、積み重ねていけば要領の良い自分につながるので、できることからスタートしてみてくださいね。

どうしても残業が減らせないと悩んでいる人は以下の記事を参考に対処法を試してみてくださいね。

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仕事が思うように進まない状態が続くと、自分の能力不足と判断してしまう人がほとんどです。

しかし、スケジュール管理の方法を見直したり、周囲へ頼ってみたりするだけで、停滞していた仕事が一気に進むケースは珍しくありません。自分は能力が低いと諦めずに、いまの状況を改善する方法を探すことから始めてみましょう。

自分なりの方法をを見つけたら、ぜひそれを習慣化するまで続けてみてください。気付いたときには、改善のために労力を使わずとも、要領の良い仕事ができるようになっているはずですよ。